PAGE退休士官檔案管理制度一、總則（一）目的為加強退休士官檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及軍隊檔案管理規(guī)定，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所管理的退休士官檔案，包括入伍檔案、服役期間各類檔案材料以及退休后的相關檔案信息。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則退休士官檔案由本公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案管理人員應確保檔案內(nèi)容真實、完整，如實反映退休士官的經(jīng)歷和工作情況，不得擅自篡改、偽造檔案材料。3.安全保密原則嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定，采取必要的安全防護措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，應提供便捷的檔案查閱、借閱服務，滿足工作需要。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設立專門的退休士官檔案管理科室，負責退休士官檔案的日常管理工作。（二）職責1.檔案收集與整理負責收集退休士官移交的各類檔案材料，按照檔案管理要求進行分類、整理、編目，確保檔案材料齊全、完整、有序。2.檔案保管提供安全、適宜的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。3.檔案查閱與借閱管理建立檔案查閱、借閱登記制度，嚴格審查查閱、借閱申請，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，并做好記錄。4.檔案信息化管理推進退休士官檔案信息化建設，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索，提高檔案管理效率和利用水平。5.檔案統(tǒng)計與分析定期對退休士官檔案進行統(tǒng)計分析，掌握檔案管理情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定對到期或失去保存價值的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。7.檔案管理人員培訓組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，提高檔案管理業(yè)務水平和綜合素質。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.退休士官移交檔案退休士官在辦理退休手續(xù)時，應按照規(guī)定將個人檔案移交至本公司/組織檔案管理部門。移交檔案應包括入伍登記表、軍銜晉升材料、獎懲記錄、培訓經(jīng)歷、工作經(jīng)歷證明、健康檔案等相關材料。2.補充收集檔案材料檔案管理部門在接收退休士官檔案后，應及時對檔案材料進行審核，發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全或不符合要求的，應通知退休士官補充提供相關材料。補充材料應在規(guī)定時間內(nèi)移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.分類按照檔案內(nèi)容的性質和特點，將退休士官檔案分為入伍檔案、服役檔案、退休檔案等類別，并在每類檔案下進一步細分具體的檔案目錄。2.編目對每份檔案材料進行編號、登記，編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案材料的名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和管理。3.裝訂對零散的檔案材料進行整理、裝訂，確保檔案材料的整齊、牢固。裝訂時應注意保持檔案材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案材料。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房應具備良好的通風、防潮、防火、防蟲、防盜等條件，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.檔案庫房應設置專門的檔案架、柜，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品、防盜報警裝置等，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案保管設備進行檢查、維護和更新，確保設備的正常運行。（三）檔案保管期限1.退休士官檔案的保管期限按照國家相關規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括入伍登記表、軍銜晉升材料、重大獎懲記錄、退休審批表等重要檔案材料。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括服役期間的工作經(jīng)歷、培訓記錄、健康檔案等一般性檔案材料。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括退休后的日常管理記錄、臨時性文件等檔案材料。（四）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案庫房的安全管理。2.嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。3.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全保管。五、檔案查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱退休士官檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱退休士官檔案的，須經(jīng)本公司/組織檔案管理部門負責人批準，并嚴格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱與借閱手續(xù)1.查閱、借閱申請人應填寫《退休士官檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并簽字確認。2.檔案管理部門對查閱/借閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并開具《退休士官檔案查閱/借閱通知單》。3.查閱、借閱人員憑《退休士官檔案查閱/借閱通知單》到檔案管理部門查閱或借閱檔案，檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱、借閱記錄。（三）查閱與借閱要求1.查閱、借閱人員應在檔案管理部門指定的場所查閱或借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱、借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料，不得損壞檔案的完整性。3.查閱、借閱人員應按時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應對查閱、借閱情況進行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立退休士官檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務質量。（二）電子檔案管理1.將退休士官檔案材料進行數(shù)字化掃描，錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.對電子檔案進行分類、編目、存儲，確保電子檔案的完整性和準確性。3.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化安全管理1.加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，防止未經(jīng)授權的人員訪問電子檔案系統(tǒng)。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時更新系統(tǒng)軟件和病毒庫，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.做好電子檔案的保密工作，采取加密存儲、傳輸?shù)却胧?，防止電子檔案信息泄露。七、檔案統(tǒng)計與分析（一）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對退休士官檔案的數(shù)量、類別、保管期限等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等方面的情況。3.檔案統(tǒng)計報表應及時、準確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案分析1.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，了解退休士官檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題。2.通過檔案分析，總結檔案管理工作經(jīng)驗，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理工作水平。3.檔案分析報告應提交給檔案管理部門負責人和相關領導，為檔案管理決策提供參考。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對退休士官檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門負責人組織，檔案管理人員、相關業(yè)務人員等組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進行綜合評估，提出鑒定意見。（二）銷毀審批1.對失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，填寫《退休士官檔案銷毀申請表》，報檔案管理部門負責人審核，經(jīng)本公司/組織領導批準后組織銷毀。2.檔案銷毀申請表應包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（三）銷毀實施1.檔案銷毀工作應指定專人負責，嚴格按照批準的銷毀清單進行銷毀。