PAGE財務(wù)制度屬于會計檔案總則目的為了加強公司財務(wù)制度的規(guī)范化管理，確保財務(wù)制度作為會計檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于財務(wù)制度的查閱、使用和保管，依據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在涉及財務(wù)制度相關(guān)工作時的行為規(guī)范和管理要求。定義1.財務(wù)制度：指公司為規(guī)范財務(wù)行為、加強財務(wù)管理而制定的一系列規(guī)章制度，包括財務(wù)審批流程、財務(wù)核算辦法、資金管理制度、預(yù)算管理制度等。2.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括財務(wù)制度文件。財務(wù)制度作為會計檔案的分類與編號分類原則根據(jù)財務(wù)制度的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，進行科學(xué)合理的分類。一般可分為財務(wù)管理制度類、財務(wù)核算制度類、財務(wù)審批制度類、資金管理制度類、預(yù)算管理制度類等。編號方法采用統(tǒng)一的編號體系，以便于識別和管理。例如，以“CZ”代表財務(wù)制度，后面依次按照分類類別編號，如“CZ01”代表財務(wù)管理制度類，“CZ02”代表財務(wù)核算制度類等。每個類別下再根據(jù)具體制度進行細(xì)分編號，如“CZ0101”代表財務(wù)審批流程制度等。財務(wù)制度的形成與收集起草與審核1.財務(wù)制度由財務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，起草人員應(yīng)深入了解公司財務(wù)業(yè)務(wù)實際情況，并參考國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.起草完成后，提交財務(wù)部門負(fù)責(zé)人進行初審，審核內(nèi)容包括制度的合規(guī)性、合理性、完整性等。3.初審?fù)ㄟ^后，報送公司管理層進行審核，管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和管理要求提出修改意見，反饋給財務(wù)部門進行完善。會簽與發(fā)布1.涉及多個部門的財務(wù)制度，需組織相關(guān)部門進行會簽，充分征求各部門意見。2.會簽無異議后，由公司法定代表人簽署發(fā)布。發(fā)布形式可采用公司正式文件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)公告等。收集要求1.財務(wù)制度發(fā)布后，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)收集制度文本的紙質(zhì)版和電子版。2.紙質(zhì)版應(yīng)加蓋公司公章，并按照分類順序裝訂成冊；電子版應(yīng)進行分類存儲，確保文件名清晰準(zhǔn)確，便于查找。財務(wù)制度的整理與歸檔整理原則1.遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性、邏輯性原則，對財務(wù)制度進行整理。2.按照分類編號順序，對制度文本進行排序，確保同一類別的制度集中存放。歸檔要求1.財務(wù)制度應(yīng)歸檔至公司專門的會計檔案保管地點，由專人負(fù)責(zé)保管。2.歸檔時應(yīng)編制檔案目錄，注明制度名稱、編號、日期、保管期限等信息，以便于查閱和核對。3.對于重要財務(wù)制度的修訂版，應(yīng)同時歸檔原始版本，并注明修訂情況，形成完整的版本記錄。財務(wù)制度的保管與借閱保管期限1.財務(wù)制度的保管期限應(yīng)按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。一般財務(wù)管理制度類保管期限為10年，涉及重要財務(wù)決策、長期財務(wù)規(guī)劃等制度保管期限為30年。2.保管期限從制度形成年度終了后的第一天算起。保管環(huán)境1.檔案保管地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件，保持適宜的溫度和濕度。2.應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防蟲藥品等。借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財務(wù)制度時，需填寫《財務(wù)制度借閱申請表》，注明借閱制度名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至財務(wù)檔案保管人員。3.財務(wù)檔案保管人員根據(jù)申請表進行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，并將制度文本提供給借閱人。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還所借財務(wù)制度，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管財務(wù)制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損壞制度文本。財務(wù)制度的銷毀銷毀條件1.財務(wù)制度保管期滿，且確無保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。2.對涉及未了事項或正在進行的財務(wù)業(yè)務(wù)的相關(guān)財務(wù)制度，應(yīng)待事項完結(jié)后再行銷毀。銷毀程序1.由財務(wù)部門提出財務(wù)制度銷毀申請，填寫《財務(wù)制度銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀制度的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司管理層審核批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀清單應(yīng)作為會計檔案的重要資料進行保存，保管期限與被銷毀財務(wù)制度相同。財務(wù)制度的保密與安全保密措施1.財務(wù)制度涉及公司財務(wù)機密信息，所有接觸財務(wù)制度的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得向外部單位或個人泄露財務(wù)制度內(nèi)容。3.在公司內(nèi)部，財務(wù)制度的查閱和使用應(yīng)限定在必要的工作范圍內(nèi)，防止信息擴散。安全保障1.加強對財務(wù)制度保管地點的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對財務(wù)制度進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理可能存在的安全隱患。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保財務(wù)制度的安全。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對財務(wù)制度的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查制度的形成、收集、整理、歸檔、保管與借閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對財務(wù)制度進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。外部監(jiān)督1.接受財政、稅務(wù)、審計機關(guān)等外部部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)財務(wù)制度資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時完善公司財務(wù)制度管理工作。附