PAGE檔案離崗交接清查制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案在人員離崗交接過程中的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案資料的遺失、損壞或泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在離職、崗位調(diào)動、退休等離崗情形下的檔案交接與清查工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：交接雙方應(yīng)如實(shí)提供和接收檔案資料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：交接的檔案應(yīng)涵蓋規(guī)定的各類文件、資料，不得遺漏重要信息。3.及時性原則：離崗人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案交接，不得拖延。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保檔案交接工作順利進(jìn)行。二、檔案范圍與分類（一）檔案范圍1.員工個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、薪資記錄、績效考核資料、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。2.業(yè)務(wù)檔案，如項目文檔、合同協(xié)議、市場調(diào)研報告、客戶資料等。3.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.行政檔案，如公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、行政文件等。（二）檔案分類1.按部門分類：根據(jù)公司組織架構(gòu)，將檔案分為各部門檔案，便于管理和查找。2.按時間分類：按照檔案形成的時間順序進(jìn)行排列，便于追溯和查詢。3.按重要性分類：分為重要檔案、一般檔案和普通檔案，采取不同的保管和交接措施。三、交接流程（一）離崗申請與通知1.員工因離職、崗位調(diào)動、退休等原因離崗時，應(yīng)提前[X]個工作日向所在部門提交離崗申請。2.部門負(fù)責(zé)人收到申請后，應(yīng)及時通知人力資源部門和檔案管理部門，并確定交接日期。（二）交接準(zhǔn)備1.離崗人員應(yīng)在交接前對本人保管的檔案進(jìn)行整理，列出檔案清單，確保檔案資料齊全、完整。2.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收檔案，并準(zhǔn)備好檔案交接清單。（三）現(xiàn)場交接1.交接雙方應(yīng)在規(guī)定的時間和地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場交接。交接時，離崗人員應(yīng)向接收人員逐一介紹檔案內(nèi)容，并在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。2.接收人員應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與離崗人員溝通解決。（四）監(jiān)交1.對于重要崗位或涉及重要檔案的交接，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或指定的監(jiān)交人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)交。2.監(jiān)交人應(yīng)監(jiān)督交接過程，確保交接工作符合規(guī)定要求，交接雙方責(zé)任明確。（五）交接記錄1.交接完成后，交接雙方和監(jiān)交人應(yīng)在檔案交接清單上簽字，并注明交接日期。2.檔案交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份。四、清查內(nèi)容與方法（一）清查內(nèi)容1.檔案完整性清查：檢查交接的檔案是否涵蓋規(guī)定的所有類別和項目，有無遺漏。2.檔案準(zhǔn)確性清查：核對檔案中的信息是否準(zhǔn)確無誤，如文件內(nèi)容、數(shù)據(jù)記錄等。3.檔案真實(shí)性清查：核實(shí)檔案資料的真實(shí)性，防止虛假材料混入。4.檔案保管狀況清查：查看檔案的保管條件是否良好，有無損壞、變質(zhì)等情況。（二）清查方法1.核對清單法：將交接清單與實(shí)際檔案逐一核對，確保清單與檔案一致。2.抽樣檢查法：對部分檔案進(jìn)行抽樣檢查，驗(yàn)證檔案質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)比對法：對于涉及數(shù)據(jù)的檔案，通過數(shù)據(jù)比對等方式檢查準(zhǔn)確性。五、責(zé)任界定（一）離崗人員責(zé)任1.離崗人員應(yīng)確保所交接檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，不得隱瞞或遺漏重要信息。2.如因離崗人員原因?qū)е聶n案遺失、損壞或泄露，離崗人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（二）接收人員責(zé)任1.接收人員應(yīng)認(rèn)真核對接收的檔案，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與離崗人員溝通解決。2.接收人員應(yīng)對接收的檔案妥善保管，如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）監(jiān)交人員責(zé)任1.監(jiān)交人員應(yīng)監(jiān)督交接過程，確保交接工作符合規(guī)定要求。2.如因監(jiān)交不力導(dǎo)致交接出現(xiàn)問題，監(jiān)交人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。六、保密規(guī)定（一）檔案保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案。2.法律法規(guī)規(guī)定需要保密的檔案。（二）保密措施1.交接雙方應(yīng)對涉及保密的檔案嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的檔案保管場所、限制查閱權(quán)限等。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)交接雙方或其他人員違反保密規(guī)定，將依法依規(guī)追究責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案交接與清查制度的培訓(xùn)，提高員工對制度的認(rèn)識和理解。2.根據(jù)不同崗位需求，開展針對性的培訓(xùn)，確保員工掌握檔案交接的流程和方法。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，宣傳檔案交接與清查制度的重要性和相關(guān)要求。2.及時發(fā)布制度的更新和調(diào)整信息，確保員工了解最新規(guī)定。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案交接與清查工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.人力資源部門和檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案交接工作的日常管理，確保制度執(zhí)行到位。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合并落實(shí)相關(guān)要求。2.根據(jù)外部監(jiān)督意見，及時改進(jìn)檔案交接與清查工作。九、附則