PAGE完善電子檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件及其相關(guān)的電子檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司電子檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.全程管理原則對(duì)電子文件從形成到歸檔的全過程進(jìn)行管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。3.便于利用原則電子檔案的管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足公司各項(xiàng)工作的需要。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保電子檔案的安全保密，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。二、電子檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司電子檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門及所屬單位的電子檔案管理工作，對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。4.負(fù)責(zé)公司電子檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)介質(zhì)的更新。5.組織開展電子檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的電子檔案管理意識(shí)和技能。（二）公司各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位電子文件的形成、積累和整理工作，確保電子文件符合歸檔要求。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門及所屬單位的電子文件移交至公司檔案管理部門歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位電子檔案的日常管理和利用工作，嚴(yán)格遵守公司電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全保密。4.配合公司檔案管理部門做好電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)工作，提供必要的技術(shù)支持和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。（三）電子檔案管理人員職責(zé)1.熟悉國家有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，掌握公司電子檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。3.按照規(guī)定的程序和方法，對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，確保電子檔案的質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)電子檔案的檢索、查詢和利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。5.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)介質(zhì)的更新，確保電子檔案的安全保存。6.做好電子檔案管理工作的記錄和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)電子檔案管理工作情況。三、電子文件的形成與積累（一）電子文件的來源1.公司內(nèi)部各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的電子文件，包括但不限于公文、合同、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要等。2.公司外部接收的電子文件，包括但不限于上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作伙伴文件、客戶文件等。（二）電子文件的形成要求1.電子文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的軟件和格式進(jìn)行制作，確保文件的規(guī)范性和兼容性。2.電子文件應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司工作活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容應(yīng)清晰、明確、合法。3.電子文件應(yīng)具備必要的元數(shù)據(jù)，包括文件編號(hào)、題名、日期、作者、來源、密級(jí)等，以便于文件的管理和利用。4.電子文件應(yīng)進(jìn)行必要的加密和備份，確保文件的安全和可恢復(fù)性。（三）電子文件的積累1.各部門及所屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的積累工作，定期對(duì)電子文件進(jìn)行整理和分類，確保電子文件的有序存放。2.電子文件的積累應(yīng)遵循自然形成規(guī)律，按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，便于文件的檢索和利用。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，以防止文件丟失或損壞。四、電子文件的整理與歸檔（一）電子文件的整理1.電子文件的整理應(yīng)在電子文件形成后及時(shí)進(jìn)行，確保文件的真實(shí)性和完整性。2.電子文件的整理應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行，對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子文件的目錄數(shù)據(jù)庫。3.電子文件的整理應(yīng)注重文件之間內(nèi)在聯(lián)系，按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，便于文件的檢索和利用。（二）電子文件的歸檔1.電子文件的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，定期將整理好的電子文件移交至公司檔案管理部門歸檔。2.電子文件的歸檔應(yīng)采用在線歸檔或離線歸檔的方式進(jìn)行，確保電子文件的安全保存和有效利用。3.電子文件的歸檔應(yīng)建立相應(yīng)的歸檔記錄，包括歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容、歸檔人員等，以便于對(duì)電子文件的管理和監(jiān)督。（三）電子檔案的編目1.電子檔案的編目應(yīng)按照公司檔案編目規(guī)則進(jìn)行，對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄和標(biāo)引，建立電子檔案的檢索數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案的編目應(yīng)包括電子檔案的編號(hào)、題名、日期、作者來源、密級(jí)、保管期限等信息，以便于電子檔案的檢索和利用。3.電子檔案的編目應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保編目信息的準(zhǔn)確性和完整性。五、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.公司應(yīng)建立專門的電子檔案保管場(chǎng)所，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、防火墻、空調(diào)等，確保電子檔案的安全保存。2.電子檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.電子檔案保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)設(shè)施，確保電子檔案的安全。（二）存儲(chǔ)介質(zhì)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的正常使用。2.電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和分類，便于存儲(chǔ)介質(zhì)的管理和查找。3.電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在專門的存儲(chǔ)柜中，存儲(chǔ)柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)功能。（三）備份與恢復(fù)1.公司應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)電子檔案的重要程度和變化情況確定，一般應(yīng)每周或每月進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行一次增量備份。2.電子檔案的備份應(yīng)采用異地備份的方式進(jìn)行，將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的地理位置，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е码娮訖n案數(shù)據(jù)丟失。3.公司應(yīng)建立電子檔案?jìng)浞莼謴?fù)制度，定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和可恢復(fù)性。（四）安全保密1.公司應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的安全保密管理，制定嚴(yán)格的安全保密制度，明確安全保密責(zé)任，確保電子檔案信息的安全。2.電子檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司安全保密制度，對(duì)電子檔案的訪問和使用進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.公司應(yīng)定期對(duì)電子檔案的安全保密情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全保密問題，確保電子檔案的安全保密。六、電子檔案的利用（一）利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保電子檔案的利用符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定。2.電子檔案的利用應(yīng)注重保護(hù)電子檔案的安全保密，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.電子檔案的利用應(yīng)方便快捷，提高電子檔案的利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作的需要。（二）利用方式1.公司員工可通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案的檢索、查詢和下載，獲取所需的電子檔案信息。2.對(duì)于需要借閱電子檔案的，應(yīng)按照公司檔案借閱制度的規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。3.對(duì)于需要復(fù)制電子檔案的，應(yīng)按照公司檔案復(fù)制制度的規(guī)定，辦理復(fù)制手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。（三）利用記錄1.公司應(yīng)建立電子檔案利用記錄制度，對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式等。2.電子檔案利用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為電子檔案管理工作的重要依據(jù)。3.公司應(yīng)定期對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解電子檔案的利用需求和利用效果，為電子檔案管理工作的改進(jìn)提供參考。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、科學(xué)合理的原則，確保電子檔案的鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。2.電子檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，結(jié)合電子檔案的實(shí)際情況，確定電子檔案的保管期限和價(jià)值。3.電子檔案的鑒定應(yīng)注重保護(hù)電子檔案的安全保密，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。（二）鑒定組織1.公司應(yīng)成立電子檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)由公司檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門的人員組成，確保鑒定工作的全面性和專業(yè)性。2.電子檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)電子檔案的保管期限和價(jià)值，提出鑒定意見。3.電子檔案鑒定小組應(yīng)將鑒定意見報(bào)公司檔案管理部門審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（三）銷毀程序1.對(duì)于已到保管期限且無保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定，進(jìn)行銷毀處理。2.電子檔案的銷毀應(yīng)采用物理銷毀或邏輯銷毀的方式進(jìn)行，確保電子檔案信息的徹底刪除。3.