PAGE模具檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強模具檔案的管理，確保模具檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮模具檔案在公司生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有模具檔案的管理，包括模具的設(shè)計圖紙、制造工藝文件、檢驗報告、使用記錄、維修記錄等相關(guān)資料。（三）管理職責1.模具管理部門負責模具檔案的歸口管理，制定和完善模具檔案管理制度。組織模具檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱和銷毀等工作。定期對模具檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。2.模具設(shè)計部門負責提供模具設(shè)計階段的相關(guān)圖紙、技術(shù)文件等資料，并確保其準確性和完整性。在模具設(shè)計變更時，及時通知模具管理部門更新檔案。3.模具制造部門負責提供模具制造過程中的工藝文件、檢驗報告、維修記錄等資料。配合模具管理部門做好模具檔案的整理和歸檔工作。4.模具使用部門負責記錄模具的使用情況，包括使用時間、生產(chǎn)產(chǎn)品數(shù)量、故障情況等，并及時反饋給模具管理部門。在模具使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，及時通知模具制造部門進行維修，并協(xié)助做好維修記錄的填寫。5.其他相關(guān)部門按照本制度的要求，做好各自職責范圍內(nèi)與模具檔案管理相關(guān)的工作。二、模具檔案的收集與整理（一）收集范圍1.模具設(shè)計階段的所有資料，包括設(shè)計圖紙、技術(shù)要求、設(shè)計變更記錄等。2.模具制造過程中的工藝文件，如加工工藝、裝配工藝、熱處理工藝等。3.模具制造過程中的檢驗報告，包括原材料檢驗、零部件檢驗、成品檢驗等報告。4.模具的使用記錄，包括使用時間、生產(chǎn)產(chǎn)品數(shù)量、生產(chǎn)批次、故障情況等。5.模具的維修記錄，包括維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等。6.模具的保養(yǎng)記錄，包括保養(yǎng)時間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等。7.與模具相關(guān)的其他資料，如模具驗收報告、模具報廢申請等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責模具檔案資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.收集的資料應(yīng)真實、準確、清晰，不得偽造、篡改或丟失。3.對于電子文檔資料，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并進行備份保存。（三）整理原則1.按照模具的類別、型號、規(guī)格等進行分類整理。2.每份資料應(yīng)注明日期、來源、編號等信息，以便于查找和管理。3.對于同一模具的不同階段資料，應(yīng)按照時間順序進行排列。（四）整理方法1.對收集到的資料進行分類，建立相應(yīng)的文件夾或檔案盒，并在文件夾或檔案盒上標明模具的名稱、型號、規(guī)格等信息。2.將每份資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編號格式可采用“模具型號+資料類別+順序號”的方式，如“M001設(shè)計圖紙01”表示模具型號為M001的第1份設(shè)計圖紙。3.對每份資料進行掃描或復(fù)印，形成電子文檔或紙質(zhì)副本，并將電子文檔存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，紙質(zhì)副本按照分類順序裝訂成冊。4.在整理過程中，對資料進行核對和審核，確保資料的準確性和完整性。對于不符合要求的資料，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，進行補充或修正。三、模具檔案的歸檔（一）歸檔時間1.模具設(shè)計資料在設(shè)計完成后，由設(shè)計部門及時整理歸檔。2.模具制造過程中的資料隨模具制造進度同步歸檔，每完成一個重要工序或階段，應(yīng)及時將相關(guān)資料整理歸檔。3.模具驗收合格后，使用部門應(yīng)在一周內(nèi)將模具的使用記錄、保養(yǎng)記錄等資料整理歸檔。4.模具維修完成后，維修部門應(yīng)在三天內(nèi)將維修記錄整理歸檔。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的模具檔案資料提交給模具管理部門。2.模具管理部門對提交的資料進行審核，審核無誤后，按照分類順序進行編號和裝訂。3.將裝訂好的模具檔案資料存入專門的檔案柜或檔案庫，并建立檔案目錄清單，記錄檔案的編號、名稱、存放位置等信息。4.在檔案管理系統(tǒng)中錄入模具檔案的相關(guān)信息，包括檔案編號、名稱、型號、規(guī)格、設(shè)計日期、制造日期、驗收日期、使用部門、維修記錄等，以便于查詢和管理。四、模具檔案的保管（一）保管要求1.模具檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案庫中，檔案柜或檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案存放應(yīng)分類有序，便于查找和管理。不同類別的模具檔案應(yīng)分開存放，并在檔案柜或檔案庫上標明類別名稱。3.定期對模具檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。清查和盤點工作每年至少進行一次，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.模具檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)模具的使用壽命和重要性等因素確定。一般情況下，模具檔案的保管期限為自模具報廢之日起[X]年。2.對于重要的模具檔案，如涉及公司核心技術(shù)或關(guān)鍵工藝的模具檔案，保管期限可適當延長至[X]年。3.在保管期限屆滿后，經(jīng)模具管理部門審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，可對模具檔案進行銷毀處理。五、模具檔案的借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可借閱模具檔案。2.外部單位因合作、技術(shù)交流等原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，可借閱模具檔案。（二）借閱流程1.借閱人填寫《模具檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱時間等信息，并提交所在部門負責人簽字審批。2.將《模具檔案借閱申請表》提交給模具管理部門，模具管理部門對借閱申請進行審核，審核同意后，在檔案管理系統(tǒng)中登記借閱信息，并開具《模具檔案借閱憑證》。3.借閱人憑《模具檔案借閱憑證》到檔案保管部門領(lǐng)取模具檔案。檔案保管部門應(yīng)在借閱人領(lǐng)取檔案時，對檔案的完整性和準確性進行檢查，并做好記錄。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱時間歸還模具檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向模具管理部門申請辦理延期手續(xù)。5.借閱人歸還模具檔案時，檔案保管部門應(yīng)對檔案進行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通，并追究相關(guān)責任。（三）借閱限制1.模具檔案原則上不外借，如因特殊情況需要外借，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議。2.借閱人只能在公司內(nèi)部指定的場所查閱模具檔案，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.借閱人對借閱的模具檔案負有保密責任，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)提前向模具管理部門申請，經(jīng)批準后，由檔案保管部門負責復(fù)制，并做好記錄。六、模具檔案的保密（一）保密范圍模具檔案涉及公司的技術(shù)秘密、商業(yè)秘密等重要信息，包括模具的設(shè)計圖紙、制造工藝、檢驗報告、使用記錄、維修記錄等相關(guān)資料。（二）保密措施1.對模具檔案管理人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和責任心。2.在模具檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱等過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。3.對涉及模具檔案的計算機系統(tǒng)、存儲設(shè)備等采取加密、訪問控制等安全措施，防止信息被非法獲取或篡改。4.與外部單位合作或交流時，如需提供模具檔案相關(guān)信息，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務(wù)。5.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責任。七、模具檔案的銷毀（一）銷毀條件1.模具已報廢，且其檔案保管期限已滿。2.模具檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且無保存價值。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，認為不需要繼續(xù)保存的模具檔案。（二）銷毀流程1.模具管理部門提出模具檔案銷毀申請，填寫《模具檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量及銷毀原因等信息，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，模具管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的模具檔案進行清點和核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。