PAGE完善審計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司審計(jì)檔案管理，規(guī)范審計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，保證審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計(jì)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)開(kāi)展的各類審計(jì)項(xiàng)目所形成的檔案管理工作，包括但不限于財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、內(nèi)部控制審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司審計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，確保審計(jì)檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則審計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程和結(jié)果，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則審計(jì)檔案應(yīng)全面、完整地記錄審計(jì)項(xiàng)目的相關(guān)資料，包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)報(bào)告等，確保檔案資料的齊全性。4.保密性原則審計(jì)檔案涉及公司的商業(yè)秘密和敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播審計(jì)檔案。5.便于利用原則審計(jì)檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高審計(jì)工作效率和質(zhì)量。二、審計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)收集與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的各種資料，包括但不限于審計(jì)通知書、審計(jì)工作方案、審計(jì)證據(jù)材料、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告及被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)等。2.審計(jì)人員應(yīng)確保收集的資料真實(shí)、完整、有效，對(duì)不符合要求的資料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。3.審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將審計(jì)項(xiàng)目資料移交至審計(jì)部門檔案管理人員。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集的審計(jì)項(xiàng)目資料進(jìn)行分類整理，按照審計(jì)項(xiàng)目的類別、年度、項(xiàng)目編號(hào)等順序進(jìn)行排列。2.審計(jì)檔案應(yīng)按照審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)報(bào)告等順序進(jìn)行組卷，每卷應(yīng)編制目錄，注明卷內(nèi)資料名稱、日期、頁(yè)碼等信息。3.審計(jì)工作底稿應(yīng)按照審計(jì)程序的先后順序進(jìn)行編號(hào)，并注明審計(jì)事項(xiàng)、審計(jì)人員、審計(jì)日期等信息。審計(jì)證據(jù)應(yīng)與審計(jì)工作底稿相對(duì)應(yīng)，注明證據(jù)名稱、來(lái)源、證明事項(xiàng)等信息。4.審計(jì)報(bào)告應(yīng)包括審計(jì)報(bào)告正文、審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書等相關(guān)文件，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行編制。三、審計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.審計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.審計(jì)檔案的保管期限自審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后的次年1月1日起計(jì)算。3.對(duì)于具有重要價(jià)值和歷史意義的審計(jì)檔案，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（二）保管要求1.審計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)于電子審計(jì)檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和可用性。4.審計(jì)檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。對(duì)于到期的審計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定銷毀。四、審計(jì)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部審計(jì)人員因工作需要查閱審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.公司其他部門因工作需要查閱審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱審計(jì)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）利用要求1.查閱審計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案資料。2.查閱人員如需復(fù)印、復(fù)制審計(jì)檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記。3.查閱人員查閱審計(jì)檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)審計(jì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，以便跟蹤和管理。五、審計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，成立由審計(jì)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)審計(jì)人員組成的鑒定小組，對(duì)審計(jì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)審計(jì)檔案反映的審計(jì)項(xiàng)目性質(zhì)、內(nèi)容、重要程度等因素，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定審計(jì)檔案的存毀。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的審計(jì)檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)于已無(wú)保存價(jià)值的審計(jì)檔案，應(yīng)編制《審計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀1.《審計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.審計(jì)檔案的銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《審計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司檔案管理部門備案。六、審計(jì)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的電子化管理，提高審計(jì)檔案管理的效率和質(zhì)量。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的在線查閱、借閱、審批等功能，方便公司內(nèi)部人員和外部單位利用審計(jì)檔案。3.利用信息化技術(shù)，對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行分類、索引、備份等管理，確保審計(jì)檔案的安全和完整。（二）信息化管理措施1.制定審計(jì)檔案信息化管理制度，明確審計(jì)檔案信息化管理的流程、權(quán)限、安全等要求。2.配備必要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保審計(jì)檔案信息化管理的硬件設(shè)施和軟件環(huán)境滿足工作需要。3.對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。4.加強(qiáng)審計(jì)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。5.利用信息化手段對(duì)審計(jì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為審計(jì)工作提供決策支持。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保審計(jì)檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期對(duì)審計(jì)檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.審計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作是否符合本制度的規(guī)定。2.審計(jì)檔案管理人員是否具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，是否履行了崗位職責(zé)。3.審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行是否正常，數(shù)據(jù)是否安全可靠。4.審計(jì)檔案的利用是否符合規(guī)定的程序和要求。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措