PAGE刻制檔案留存制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司刻制檔案的管理，確保刻制檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司對刻制工作進行追溯和查詢，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及刻制業(yè)務(wù)的部門及人員，包括但不限于印章刻制、電子文件刻制等相關(guān)工作所產(chǎn)生的檔案。（三）基本原則1.合法性原則：刻制檔案的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映刻制業(yè)務(wù)的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：確保刻制檔案資料的齊全、完整，涵蓋刻制申請、審批、實施、驗收等各個環(huán)節(jié)。4.保密性原則：對涉及公司機密的刻制檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案內(nèi)容及分類（一）印章刻制檔案1.刻制申請材料印章刻制申請表，詳細填寫印章名稱、規(guī)格、用途、使用部門等信息。相關(guān)授權(quán)文件，如公司領(lǐng)導(dǎo)簽字的授權(quán)書，明確刻制印章的權(quán)限范圍。2.審批文件各級審批意見，包括部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等的審批簽字。審批過程中涉及的會議紀(jì)要或其他決策記錄。3.刻制過程文件與刻章單位簽訂的刻制合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、刻制要求、交付時間等條款?？陶聠挝坏馁Y質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照副本、特種行業(yè)許可證等復(fù)印件?？讨七^程中的溝通記錄，如郵件、電話記錄等，涉及印章樣式確認、進度跟蹤等內(nèi)容。4.印章交付及驗收文件印章交付清單，記錄印章的名稱、數(shù)量、交付日期、接收人等信息。印章驗收報告，由使用部門對印章的外觀、尺寸、材質(zhì)、印模等進行驗收，并簽字確認。（二）電子文件刻制檔案1.刻制申請材料電子文件刻制申請表，注明刻制的電子文件名稱、格式、數(shù)量、用途等。電子文件的原始存儲介質(zhì)或相關(guān)鏈接，確?？讨频臏?zhǔn)確性。2.審批文件與印章刻制審批類似，各級審批意見及相關(guān)決策記錄。3.刻制過程文件刻制單位的選擇依據(jù)及相關(guān)合同，明確刻制要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間等?？讨七^程中的技術(shù)參數(shù)記錄，如刻錄速度、存儲介質(zhì)類型等。4.刻制后文件交付及驗證文件電子文件刻制后的交付清單，包括文件名稱、格式、數(shù)量、存儲介質(zhì)編號等。文件驗證報告，由相關(guān)部門對刻制后的電子文件進行可讀性、完整性驗證，并出具報告。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善刻制檔案留存制度規(guī)定，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理刻制檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.定期對刻制檔案進行整理、歸檔、保管和維護，保證檔案的質(zhì)量。4.按照規(guī)定的期限和程序，對刻制檔案進行銷毀處理。5.為公司各部門提供刻制檔案的查詢、借閱等服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門刻制業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實、完整。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的刻制檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門進行檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）審批人員職責(zé)1.按照公司規(guī)定對刻制申請進行嚴(yán)格審批，簽署明確的審批意見。2.對審批過程中涉及的重要事項進行記錄，留存相關(guān)決策依據(jù)。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在刻制業(yè)務(wù)完成后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的及時性。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，不得遺漏重要信息。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其存儲介質(zhì)的可讀性和數(shù)據(jù)的完整性。（二）整理規(guī)范1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.去除檔案中的無關(guān)材料，如重復(fù)的文件、空白頁等，確保檔案的簡潔性。4.對檔案資料進行排序，如按照時間順序、重要程度等進行排列。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好的刻制檔案，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行再次審核，確認無誤后進行歸檔。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，建立電子檔案目錄。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，確保存放有序。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。（三）保管期限1.印章刻制檔案的保管期限為[X]年，自印章啟用之日起計算。2.電子文件刻制檔案的保管期限根據(jù)文件的重要性和相關(guān)規(guī)定確定，一般不少于[X]年。3.對于涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)等關(guān)鍵刻制檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。六、檔案查詢與借閱（一）查詢程序1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢刻制檔案時，應(yīng)填寫檔案查詢申請表，并注明查詢目的、查詢內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行查詢，并在規(guī)定時間內(nèi)提供查詢結(jié)果。4.查詢?nèi)藛T不得擅自更改、涂抹、抽取檔案內(nèi)容，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)信息，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱程序1.借閱刻制檔案時，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批簽字后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機密的刻制檔案，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查詢、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查詢范圍、對借閱人進行保密提醒等。3.嚴(yán)禁在非保密場所討論或處理涉及刻制檔案的機密信息。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)人員進入。2.定期對檔案進行安全檢查，包括紙質(zhì)檔案的完整性、電子檔案的數(shù)據(jù)安全性等，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如遇火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件，應(yīng)能夠迅速采取措施，保護檔案的安全。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.刻制檔案保管期限屆滿，且無需繼續(xù)留存的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，相關(guān)刻制業(yè)務(wù)已不再存在，檔案無需保留的。3.檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)或已失去保存價值的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對達到銷毀條件的刻制檔案進行清理，編制檔案銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實施檔案銷毀工作。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認。5.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中