PAGE林業(yè)制度資源檔案管理一、總則（一）目的為加強公司林業(yè)制度資源檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司林業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及林業(yè)制度資源檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司林業(yè)制度資源檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司林業(yè)工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司林業(yè)制度資源檔案管理制度和流程。2.組織開展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記和歸還工作，對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門林業(yè)制度資源文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息化工作，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司制定的林業(yè)相關(guān)制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等文件。2.林業(yè)項目規(guī)劃、設(shè)計、實施方案、總結(jié)報告等資料。3.林業(yè)資源調(diào)查、監(jiān)測、評估等數(shù)據(jù)和報告。4.林業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的合同、協(xié)議、報表等文件。5.林業(yè)科研成果、技術(shù)資料、專利等。6.與林業(yè)工作相關(guān)的會議記錄、紀(jì)要、文件等。7.其他具有保存價值的林業(yè)制度資源文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。（三）整理方法1.分類按照林業(yè)制度資源的類別、性質(zhì)、時間等因素進(jìn)行分類，可分為綜合管理類、資源調(diào)查類、生產(chǎn)經(jīng)營類、科研技術(shù)類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、消防器材等。2.對檔案保管設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的林業(yè)制度、規(guī)劃、決策等文件。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，主要包括林業(yè)項目的重要文件、資源調(diào)查數(shù)據(jù)等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，主要包括一般性的文件材料。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司外部單位因合作、調(diào)研等需要查閱檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他檔案利用情況。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案，并辦理查閱登記手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。6.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整。（三）借閱管理1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。6.檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進(jìn)行綜合分析，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已超過保管期限的檔案，應(yīng)重點審查其是否涉及公司重要權(quán)益、是否有繼續(xù)保存的必要等。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等。4.檔案銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司林業(yè)制度資源檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，方便檔案的查詢、借閱和利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有的林業(yè)制度資源檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障建立檔案信息化安全保障體系，確保電子檔案的安全存儲和傳輸。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔