PAGE物業(yè)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)檔案的規(guī)范化管理，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理、服務(wù)及決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）檔案定義物業(yè)檔案是指在物業(yè)管理活動中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括物業(yè)規(guī)劃建設(shè)資料、業(yè)主及住戶資料、物業(yè)日常管理資料、維修養(yǎng)護(hù)資料、財(cái)務(wù)資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)管理活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照物業(yè)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：確保物業(yè)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.集中統(tǒng)一管理物業(yè)檔案，接收、整理、保管和提供利用物業(yè)檔案。4.對物業(yè)檔案的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。5.定期對物業(yè)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好物業(yè)檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱等具體工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為物業(yè)管理和服務(wù)提供支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)規(guī)劃建設(shè)階段：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證、竣工驗(yàn)收備案表等。2.業(yè)主及住戶資料：業(yè)主入住登記表、身份證復(fù)印件、購房合同復(fù)印件、聯(lián)系方式、房屋驗(yàn)收記錄等。3.物業(yè)日常管理資料：物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主公約、管理規(guī)約、各類會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、投訴處理記錄、公共區(qū)域巡查記錄等。4.維修養(yǎng)護(hù)資料：房屋及設(shè)施設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、維修工單、維修記錄、保養(yǎng)記錄、設(shè)備臺賬、技術(shù)資料等。5.財(cái)務(wù)資料：物業(yè)收費(fèi)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、成本核算資料、專項(xiàng)維修資金使用記錄等。6.其他資料：與物業(yè)管理相關(guān)的各類協(xié)議、合同、函件、照片、錄像、錄音等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案的管理效率。（四）整理方法1.分類：按照物業(yè)檔案的類別，分為綜合管理類、房屋管理類、設(shè)施設(shè)備管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類、安全保衛(wèi)管理類、客戶服務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，便于查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行整理，并移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大事件、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并在移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行編號、編目、上架等整理工作，確保檔案的有序存放。（三）保管期限1.物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括物業(yè)規(guī)劃建設(shè)的重要文件、涉及業(yè)主重大權(quán)益的文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長期保管的檔案包括物業(yè)日常管理的重要文件、房屋及設(shè)施設(shè)備的大修記錄等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性的文件材料，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃，濕度控制在[X]%。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍物業(yè)檔案主要供公司內(nèi)部管理人員、相關(guān)部門及業(yè)主查閱利用，以滿足物業(yè)管理、服務(wù)及決策等方面的需要。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并按規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆散等。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究利用者的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對物業(yè)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，剔除失去保存價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，對檔案進(jìn)行逐卷審查。2.對于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）信息化管理逐步推進(jìn)物業(yè)檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行