PAGE縣直機(jī)關(guān)檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)縣直機(jī)關(guān)檔案的管理與利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，提高機(jī)關(guān)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合縣直機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣直機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案利用工作。（三）基本原則1.依法利用原則：檔案利用工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案信息的合法使用。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)機(jī)關(guān)工作、服務(wù)社會(huì)為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案利用的范圍與方式（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作查考：為機(jī)關(guān)工作人員在日常工作中查閱相關(guān)政策文件、工作記錄、業(yè)務(wù)資料等提供支持。2.行政決策參考：為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)和參考資料，包括歷年工作成果、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、重要事件記錄等。3.工作經(jīng)驗(yàn)借鑒：供機(jī)關(guān)各部門總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、查找問題教訓(xùn)時(shí)參考，促進(jìn)工作的持續(xù)改進(jìn)。4.對(duì)外服務(wù)需求：根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，為社會(huì)公眾、其他機(jī)關(guān)單位等提供檔案查閱服務(wù)，如辦理行政審批、公證、產(chǎn)權(quán)登記等事項(xiàng)時(shí)所需的證明材料。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：對(duì)于確需借出使用的檔案，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)印件或電子副本，但需經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)。4.咨詢：利用者可就檔案相關(guān)問題向檔案管理人員進(jìn)行咨詢，獲取必要的信息和解釋。三、檔案利用的流程（一）提出利用申請(qǐng)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要利用檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、所需檔案內(nèi)容及范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。上級(jí)主管部門或其他機(jī)關(guān)單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)出具正式函件，說明查閱目的、內(nèi)容及范圍等，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交檔案管理部門。社會(huì)公眾因特殊原因申請(qǐng)查閱本機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定提交申請(qǐng)材料，經(jīng)檔案管理部門審核并報(bào)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后受理。2.利用申請(qǐng)表應(yīng)包括以下內(nèi)容：利用者姓名（或單位名稱）、聯(lián)系方式、利用目的、所需檔案名稱及檔號(hào)、預(yù)計(jì)利用時(shí)間等。（二）審核與批準(zhǔn)1.檔案管理部門收到利用申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核：審核申請(qǐng)內(nèi)容是否符合本制度規(guī)定的利用范圍和方式。核對(duì)利用者身份及申請(qǐng)手續(xù)是否完備。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請(qǐng)，需進(jìn)行重點(diǎn)審查。2.審核通過后，報(bào)經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)：機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員查閱一般性檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及重要檔案或需跨部門查閱的，報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。上級(jí)主管部門或其他機(jī)關(guān)單位查閱本機(jī)關(guān)檔案的，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。社會(huì)公眾查閱檔案的，經(jīng)檔案管理部門審核并報(bào)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，必要時(shí)還需征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見。（三）查閱與復(fù)制1.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門根據(jù)利用申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)服務(wù)：查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理人員負(fù)責(zé)提供和協(xié)助查閱，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、污損檔案。查閱電子檔案的，利用者應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的方式和權(quán)限進(jìn)行操作，不得擅自拷貝、傳播電子檔案信息。需要復(fù)制檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容及用途，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。2.檔案管理人員應(yīng)做好查閱和復(fù)制記錄：記錄利用者姓名（或單位名稱）、利用時(shí)間、查閱或復(fù)制的檔案名稱及檔號(hào)（或內(nèi)容摘要）、利用目的等信息。查閱記錄應(yīng)包括查閱起止時(shí)間、查閱人簽字等；復(fù)制記錄應(yīng)包括復(fù)制份數(shù)、復(fù)制時(shí)間、復(fù)制人簽字等。（四）借閱1.確需借出檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》：詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、檔號(hào)、借閱期限、借閱用途等。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門向借閱者發(fā)放《檔案借閱證》，并辦理檔案交接手續(xù)：借閱者憑《檔案借閱證》領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)與借閱者共同清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對(duì)檔案狀況，確保檔案完整無損。借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案：不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。不得在非規(guī)定場(chǎng)所查閱、使用檔案，不得將檔案帶出機(jī)關(guān)辦公區(qū)域（因特殊工作需要經(jīng)批準(zhǔn)帶出的除外）。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還和檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱者有違反規(guī)定行為，應(yīng)及時(shí)制止并追回檔案，同時(shí)視情節(jié)輕重追究相應(yīng)責(zé)任。（五）利用效果反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的種類、頻率、效果等，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。2.鼓勵(lì)利用者對(duì)檔案利用工作提出意見和建議，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真聽取并及時(shí)反饋處理情況，不斷提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。四、檔案利用的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案查閱場(chǎng)所的安全，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，保障檔案實(shí)體和信息的安全。2.查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，利用者不得攜帶易燃、易爆、腐蝕性等危險(xiǎn)物品進(jìn)入查閱場(chǎng)所，嚴(yán)禁在查閱場(chǎng)所吸煙或使用明火。3.電子檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全管理規(guī)定，防止因操作不當(dāng)、病毒感染等原因?qū)е聶n案信息丟失或損壞。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露檔案信息。2.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和利用規(guī)定，對(duì)利用者進(jìn)行必要的保密提醒，明確告知利用者不得擅自傳播、泄露檔案信息。3.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行使用，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍，如需對(duì)外提供相關(guān)信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用場(chǎng)所進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案利用過程中的保密措施落實(shí)到位。五、檔案利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.機(jī)關(guān)內(nèi)部應(yīng)建立檔案利用監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正利用過程中存在的問題。2.機(jī)關(guān)紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)對(duì)檔案利用工作進(jìn)行不定期的監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案利用過程中的合規(guī)性、安全性和保密性等情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）考核辦法1.制定檔案利用工作考核指標(biāo)體系，對(duì)檔案管理部門及相關(guān)工作人員的檔案利用服務(wù)質(zhì)量、工作效率、安全保密等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括檔案利用申請(qǐng)受理及時(shí)率、檔案提供準(zhǔn)確率、利用服務(wù)滿意度、檔案安全事故發(fā)生率、保密