PAGE社區(qū)檔案保管保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案的保管與保密工作，確保社區(qū)檔案的安全與完整，維護(hù)社區(qū)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和居民的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)所有涉及檔案保管與保密工作的部門(mén)、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，保障檔案的安全性和保密性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案保管與保密行為。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理，明確不同級(jí)別檔案的保管與保密要求。4.便捷利用原則：在確保安全保密的前提下，合理簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為社區(qū)工作和居民服務(wù)提供支持。二、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.選址要求：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好且遠(yuǎn)離火源、水源、污染源的地方。2.建筑結(jié)構(gòu)：庫(kù)房應(yīng)具備堅(jiān)固的墻體、屋頂和地面，具有良好的防水、防潮、防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠等功能。3.內(nèi)部布局：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案存放有序，便于管理和利用。4.溫濕度控制：配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。5.安全防護(hù)設(shè)施：安裝防火、防盜、報(bào)警等安全設(shè)施，如煙霧報(bào)警器、防盜門(mén)窗、監(jiān)控?cái)z像頭等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）檔案整理與分類(lèi)1.整理要求：檔案管理人員應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、編目和裝訂，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)社區(qū)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類(lèi)方法，將檔案分為黨群工作類(lèi)、社區(qū)建設(shè)類(lèi)、社會(huì)保障類(lèi)、綜合治理類(lèi)、文化教育類(lèi)等類(lèi)別，并按照不同類(lèi)別進(jìn)行細(xì)分。3.編號(hào)規(guī)則：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。4.編目要求：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并建立電子目錄，方便查詢(xún)和利用。（三）檔案存放與保管1.存放方式：檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序存放在檔案架或檔案柜中，不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)管理：在檔案架或檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于快速定位和查找檔案。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.數(shù)字化管理：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用，同時(shí)備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。三、檔案保密（一）保密制度建設(shè)1.制定保密制度：明確檔案保密工作的職責(zé)、流程和要求，制定嚴(yán)格的保密制度，并組織全體工作人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。2.簽訂保密協(xié)議：與涉及檔案保管與保密工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.設(shè)立保密管理機(jī)構(gòu)：成立由社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員等組成的保密管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案保密工作，定期召開(kāi)保密工作會(huì)議，研究解決保密工作中存在的問(wèn)題。（二）保密措施1.人員管理：嚴(yán)格審查檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，確保其具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常管理和監(jiān)督，定期進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密技能。2.環(huán)境管理：檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放易燃、易爆、易腐等物品，保持庫(kù)房環(huán)境整潔、安全。3.設(shè)備管理：對(duì)用于檔案管理的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼，防止數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。4.文件管理：嚴(yán)格控制檔案文件的借閱、使用和歸還流程，借閱檔案必須經(jīng)過(guò)審批，并登記詳細(xì)信息。檔案文件不得擅自復(fù)印、拍照、掃描，確需復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批，并注明用途和保管期限。5.網(wǎng)絡(luò)管理：加強(qiáng)對(duì)社區(qū)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上處理和存儲(chǔ)涉密檔案信息。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查：保密管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查，查看保密制度的執(zhí)行情況、檔案保管環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.不定期抽查：不定期對(duì)檔案保管與保密工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理人員的操作規(guī)范、文件借閱登記等情況，確保保密工作落實(shí)到位。3.違規(guī)處理：對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。四、檔案利用（一）利用范圍社區(qū)檔案主要用于社區(qū)工作決策、居民服務(wù)、歷史研究等方面，具體包括：1.為社區(qū)制定工作計(jì)劃、政策法規(guī)提供參考依據(jù)；2.為居民辦理各類(lèi)事務(wù)提供證明材料；3.為社區(qū)歷史文化研究、宣傳教育提供資料支持。（二）利用流程1.申請(qǐng)：利用者需填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、利用期限等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批：檔案管理人員對(duì)利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理檔案查閱手續(xù)。3.查閱：利用者憑審批后的申請(qǐng)表到檔案庫(kù)房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。查閱過(guò)程中，利用者不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理人員審核、社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋社區(qū)檔案專(zhuān)用章，并注明復(fù)制日期和份數(shù)。5.歸還：利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、復(fù)制和利用。2.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，不得損害社區(qū)和居民的合法權(quán)益。3.檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用者應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合社區(qū)工作實(shí)際，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，剔除無(wú)保存價(jià)值的文件材料。2.組成鑒定小組：由社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成鑒定小組，對(duì)初步審查后的檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.形成鑒定意見(jiàn)：鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每一份檔案進(jìn)行認(rèn)真分析和評(píng)估，形成鑒定意見(jiàn)，確定檔案的保管期限。4.審批備案：鑒定意見(jiàn)經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)檔案管理部門(mén)備案。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.審批銷(xiāo)毀：銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.實(shí)施銷(xiāo)毀：銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在