PAGE單位文書檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位文書檔案的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案借閱行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位內(nèi)部各部門及全體員工。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.提高檔案的利用效率，服務(wù)于單位的各項(xiàng)工作。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善單位文書檔案借閱制度，并組織實(shí)施。2.集中管理單位的文書檔案，建立健全檔案管理制度和檔案目錄體系。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。4.對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行登記、監(jiān)督和檢查，確保檔案借閱的規(guī)范有序。（二）借閱部門及人員職責(zé)1.借閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案借閱工作，嚴(yán)格按照本制度辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、拆散或丟失檔案。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案借閱范圍（一）可借閱檔案范圍1.與本部門工作相關(guān)的一般性文件、資料。2.經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，用于查閱參考的其他檔案。（二）限制借閱檔案范圍1.涉及單位機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。2.正在辦理的重要業(yè)務(wù)檔案，在業(yè)務(wù)未結(jié)束前，僅限相關(guān)人員查閱，不得借閱。四、檔案借閱程序（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人員需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。（二）審批1.一般檔案借閱申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審批后，即可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及重要檔案或限制借閱檔案的申請(qǐng)，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并開(kāi)具《檔案借閱憑證》。（四）檔案交付借閱人員憑《檔案借閱憑證》到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員當(dāng)面核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確保無(wú)誤后交付檔案。（五）歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將檔案歸還至檔案管理部門。如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并向借閱人員提出處理意見(jiàn)。3.檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱憑證》上注明歸還日期，并將借閱憑證存檔。五、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）重要檔案借閱期限重要檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，原則上不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延期使用，必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、檔案借閱要求（一）遵守借閱規(guī)定借閱人員必須嚴(yán)格遵守本制度的各項(xiàng)規(guī)定，按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，不得擅自更改借閱期限或轉(zhuǎn)借他人。（二）愛(ài)護(hù)檔案借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案原件，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換、拆散或丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）保密要求1.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.涉及單位機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案的借閱，借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（四）不得擅自復(fù)制未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人員不得擅自復(fù)制借閱的檔案。如因工作需要確需復(fù)制的，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。七、檔案查閱要求（一）查閱申請(qǐng)查閱人員需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。（二）審批一般檔案查閱申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審批后，即可到檔案管理部門查閱檔案。涉及重要檔案或限制查閱檔案的申請(qǐng)，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）查閱登記檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，對(duì)查閱檔案進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間等信息，并安排專人協(xié)助查閱。（四）查閱地點(diǎn)查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。（五）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱工作，不得拖延。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換、拆散或丟失檔案。3.查閱人員不得擅自復(fù)制查閱的檔案。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。八、檔案歸還與銷毀（一）檔案歸還1.借閱或查閱結(jié)束后，借閱或查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并向借閱或查閱人員提出處理意見(jiàn)。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案名稱、文號(hào)、日期、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息。4.檔案銷毀記錄應(yīng)存檔保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案是否按時(shí)歸還等。（二）不定期抽查單位領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的借閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。對(duì)于造成檔案損壞、丟失或泄密的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任