PAGE檔案利用流程審批制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案利用流程，確保檔案信息的安全與合理使用，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本審批制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個(gè)人在利用公司檔案時(shí)的審批管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.安全保密原則：確保檔案在利用過程中的安全性和保密性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.審批規(guī)范原則：明確檔案利用的審批流程、審批權(quán)限和審批責(zé)任，做到審批過程規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、透明。4.合理利用原則：在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為公司的各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案利用申請(qǐng)（一）申請(qǐng)主體1.公司內(nèi)部各部門因工作需要利用檔案的，由部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。2.分支機(jī)構(gòu)因業(yè)務(wù)開展需要利用檔案的，由分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。3.外部單位和個(gè)人因與公司進(jìn)行業(yè)務(wù)合作、項(xiàng)目洽談、查閱資料等原因需要利用檔案的，需按照公司規(guī)定提交申請(qǐng)。（二）申請(qǐng)內(nèi)容1.利用檔案的目的、用途及所需檔案的具體內(nèi)容和范圍。2.利用檔案的時(shí)間、地點(diǎn)和方式。3.申請(qǐng)人的基本信息，包括姓名、單位、聯(lián)系方式等。（三）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)利用檔案的相關(guān)信息，并簽字確認(rèn)。2.將填寫完整的申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人（公司內(nèi)部）或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（分支機(jī)構(gòu)）進(jìn)行初審。初審?fù)ㄟ^后，由負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門或分支機(jī)構(gòu)公章。3.對(duì)于外部單位和個(gè)人的申請(qǐng)，需同時(shí)提交相關(guān)業(yè)務(wù)合作協(xié)議、介紹信等證明材料，經(jīng)初審?fù)ㄟ^后一并提交至檔案管理部門。三、檔案利用審批（一）審批權(quán)限1.一般檔案利用：涉及一般性業(yè)務(wù)信息、常規(guī)工作資料等檔案的利用申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要檔案利用：對(duì)于涉及公司核心業(yè)務(wù)、機(jī)密信息、重大決策等重要檔案的利用申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.特殊檔案利用：涉及公司商業(yè)秘密、國家機(jī)密等特殊檔案的利用申請(qǐng)，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批，并嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)的要求進(jìn)行管理。（二）審批流程1.檔案管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容和相關(guān)證明材料進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)利用檔案的必要性、合規(guī)性、安全性等。2.根據(jù)審批權(quán)限，將申請(qǐng)?zhí)峤恢料鄳?yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)做出審批決定，并簽署審批意見。3.審批通過的申請(qǐng)，由檔案管理部門通知申請(qǐng)人辦理檔案利用手續(xù)；審批不通過的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)以書面形式向申請(qǐng)人說明原因。四、檔案利用手續(xù)辦理（一）借閱手續(xù)1.申請(qǐng)人憑審批通過的《檔案利用申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，查找并提供相應(yīng)的檔案資料。借閱檔案時(shí)，應(yīng)詳細(xì)登記檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱檔案一般應(yīng)在公司內(nèi)部指定的場所進(jìn)行。如需帶出公司，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，明確歸還時(shí)間和保密責(zé)任。（二）查閱手續(xù)1.對(duì)于允許查閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱條件，并協(xié)助申請(qǐng)人進(jìn)行查閱。2.查閱檔案時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)在檔案管理部門指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域或進(jìn)行拍照、復(fù)印、摘錄等操作。如需進(jìn)行上述操作，必須另行提出申請(qǐng)，并按照審批流程獲得批準(zhǔn)。3.查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保檔案的安全和完整，防止檔案信息被不當(dāng)使用或泄露。（三）復(fù)制手續(xù)1.申請(qǐng)人如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)在《檔案利用申請(qǐng)表》中明確注明，并按照審批流程獲得批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)的復(fù)制申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明“復(fù)制件”字樣，以區(qū)別于原件。3.復(fù)制費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定收取，申請(qǐng)人應(yīng)在辦理復(fù)制手續(xù)時(shí)繳納費(fèi)用。五、檔案利用期限與歸還（一）利用期限1.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱檔案的時(shí)間應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要合理安排，原則上不得過長，以確保檔案能夠及時(shí)歸還并供其他人員使用。復(fù)制檔案的工作應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，不得拖延影響檔案的正常管理秩序。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，確保檔案無損壞、丟失或信息泄露等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。3.對(duì)于外部單位和個(gè)人借閱或復(fù)制的檔案，在歸還或交付復(fù)制件后，檔案管理部門應(yīng)要求其簽署《檔案利用歸還確認(rèn)書》，確認(rèn)已妥善使用并歸還檔案，承諾遵守公司的保密規(guī)定。六、檔案利用過程中的監(jiān)督與管理（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核檔案利用申請(qǐng)，確保申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)、合法、合規(guī)。2.按照審批意見辦理檔案利用手續(xù)，提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料，并對(duì)檔案利用過程進(jìn)行全程監(jiān)督。3.定期檢查檔案利用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案利用過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失、信息泄露等，并向上級(jí)報(bào)告。4.做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案利用臺(tái)賬，記錄檔案利用的申請(qǐng)、審批、辦理、歸還等情況，為檔案管理和查詢提供依據(jù)。（二）利用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守本制度及檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，按照審批意見合理利用檔案，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或改變利用方式。2.妥善保管所利用的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造、損毀檔案資料。在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。3.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并清理個(gè)人使用檔案過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料。（三）監(jiān)督檢查措施1.檔案管理部門定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，檢查內(nèi)容包括檔案利用申請(qǐng)的審批情況、利用手續(xù)的辦理情況、檔案的歸還情況以及檔案利用過程中的安全保密情況等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)檔案利用流程進(jìn)行審計(jì)，檢查審批制度的執(zhí)行情況、檔案利用的合規(guī)性和效益性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。3.對(duì)于違反本制度的檔案利用行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案利用的保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密的檔案信息，包括但不限于公司的產(chǎn)品研發(fā)、營銷策略、客戶名單、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.涉及國家機(jī)密的檔案信息，按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行界定和管理。3.其他公司認(rèn)為需要保密的檔案信息，如重要會(huì)議記錄、內(nèi)部管理制度等。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用過程中的保密工作負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。2.對(duì)涉及保密檔案的利用申請(qǐng)，應(yīng)在審批過程中明確保密要求，并告知利用人員相關(guān)保密責(zé)任。3.在檔案利用場所，應(yīng)采取必要的安全保密措施，如限制無關(guān)人員進(jìn)入、設(shè)置專門的查閱區(qū)域、配備必要的保密設(shè)備等。4.利用人員在利用檔案過程中，如需對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄、摘抄、復(fù)印等操作，必須經(jīng)過檔案管理部門的批準(zhǔn)，并按照保密要求進(jìn)行處理。嚴(yán)禁將涉及保密檔案的信息存儲(chǔ)在未經(jīng)授權(quán)的存儲(chǔ)設(shè)備或傳播給無關(guān)人員。（三）保密責(zé)任追究1.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在保密信息泄露的情況，檔案管理部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)查，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。2.對(duì)于因違反保密規(guī)定導(dǎo)致檔案信息泄露的責(zé)任人員，公司將按照相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。八、附則（一）制度解釋本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況提出處理意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。