PAGE學(xué)會檔案使用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)會檔案的管理，規(guī)范檔案的使用流程，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在學(xué)會各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)會各部門及全體工作人員在檔案使用過程中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本制度所指檔案是學(xué)會在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)會檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.依法依規(guī)原則：檔案管理嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，簡化手續(xù)，為檔案使用者提供便利，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置學(xué)會設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)會檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善學(xué)會檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)學(xué)會各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整和有序。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的范圍和程序，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案使用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.對學(xué)會各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括學(xué)會的章程、制度、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)活動類：包括學(xué)會組織的學(xué)術(shù)會議、培訓(xùn)活動、調(diào)研項(xiàng)目、科研成果等相關(guān)檔案。3.會員管理類：包括會員申請表、會員信息變更記錄、會員會費(fèi)繳納記錄、會員表彰獎(jiǎng)勵(lì)等檔案。4.對外聯(lián)絡(luò)類：包括與上級主管部門、其他社會組織、企業(yè)等的往來文件、合作協(xié)議、交流活動記錄等檔案。5.其他類：包括學(xué)會獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、捐贈記錄等其他具有保存價(jià)值的檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年度。3.類別：根據(jù)檔案分類，用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類，“YW”表示業(yè)務(wù)活動類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，2023年度行政管理類的第5份檔案編號為“2023XZ005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)會各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.學(xué)會組織的各類活動中產(chǎn)生的文件、通知、議程、紀(jì)要、報(bào)告、照片、音像等資料。3.會員提交的各類申請材料、論文、調(diào)研報(bào)告等。4.學(xué)會與外部單位往來的文件、信函、合同、協(xié)議等。5.學(xué)會獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的相關(guān)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，并定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法及要求1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序排列，同一文件的正件與附件、印件與定稿應(yīng)放在一起。3.對于卷內(nèi)文件，應(yīng)編寫頁號，在有文字的頁面正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。4.填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目，確保目錄內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰。5.裝訂檔案應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字、不損壞文件，便于翻閱。6.編制檔案盒封面和脊背標(biāo)簽，注明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學(xué)會主要職能活動和歷史面貌的，對學(xué)會發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年和10年兩種期限。對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案的數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案的檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)會內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位因工作需要查閱學(xué)會檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱手續(xù)1.學(xué)會內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.外部單位借閱學(xué)會檔案的，按照上述內(nèi)部人員借閱手續(xù)辦理，并經(jīng)學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)檔案的借閱和歸還工作，確保檔案的安全。（三）檔案的復(fù)印與摘錄1.學(xué)會內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印或摘錄檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印/摘錄申請表》，注明復(fù)印/摘錄內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行復(fù)印或摘錄，并對復(fù)印或摘錄的內(nèi)容進(jìn)行審核蓋章，確保其與原件一致。3.外部單位需要復(fù)印或摘錄學(xué)會檔案的，按照上述內(nèi)部人員手續(xù)辦理，并經(jīng)學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)辦理，復(fù)印或摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明用途。（四）檔案利用的登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間人員、利用內(nèi)容、利用方式、歸還時(shí)間等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對保管期滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行全面鑒定，審查檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價(jià)值，是否涉及法律糾紛、未了結(jié)事項(xiàng)等。2.對涉及學(xué)會核心業(yè)務(wù)、重要?dú)v史事件、關(guān)鍵技術(shù)等具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)由檔案管理部