PAGE救災(zāi)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)救災(zāi)檔案管理，確保救災(zāi)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮救災(zāi)檔案在救災(zāi)工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在各類救災(zāi)活動(dòng)中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則救災(zāi)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則救災(zāi)檔案應(yīng)如實(shí)反映救災(zāi)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，嚴(yán)禁弄虛作假。3.及時(shí)歸檔原則救災(zāi)工作中形成的各類文件材料應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，確保檔案的時(shí)效性。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保救災(zāi)檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善救災(zāi)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門在救災(zāi)工作中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理救災(zāi)檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，做好檔案的分類、編號、裝訂、編目等工作。4.根據(jù)救災(zāi)工作需要，及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。5.定期對救災(zāi)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在救災(zāi)工作中形成文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好救災(zāi)檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守救災(zāi)檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉救災(zāi)工作流程。2.負(fù)責(zé)救災(zāi)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、查閱等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。5.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.救災(zāi)工作中形成的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.災(zāi)情評估報(bào)告、受災(zāi)地區(qū)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、損失清單等。3.救災(zāi)物資采購、調(diào)配、發(fā)放記錄及相關(guān)憑證。4.救援隊(duì)伍行動(dòng)記錄、救援方案、救援總結(jié)等。5.與受災(zāi)群眾溝通協(xié)調(diào)的記錄，如慰問信、受災(zāi)群眾訴求反饋等。6.媒體報(bào)道、社會(huì)捐贈(zèng)記錄及相關(guān)資料。7.其他與救災(zāi)工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造。3.對于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明出處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類根據(jù)救災(zāi)工作的特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，將救災(zāi)檔案分為綜合類、災(zāi)情類、物資類、救援類、社會(huì)捐贈(zèng)類等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，方便檔案的查找和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案保管（一）保管期限1.永久保管反映本公司/組織救災(zāi)工作重大決策、重要事件、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.定期保管保管期限為[X]年，主要包括一般性的救災(zāi)工作文件、階段性的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.庫房溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案類別和編號順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，確保排列整齊、便于查找。2.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.建立檔案存儲(chǔ)位置索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便快速查找。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，歸檔保存。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱救災(zāi)檔案。2.上級主管部門、政府相關(guān)部門因工作檢查、審計(jì)等需要查閱救災(zāi)檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱救災(zāi)檔案。4.其他經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因特殊需要查閱救災(zāi)檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱救災(zāi)檔案，應(yīng)填寫《救災(zāi)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。（三）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人員可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.復(fù)制查閱：對于確需復(fù)制的檔案，查閱人員應(yīng)填寫《救災(zāi)檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（四）利用反饋1.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并反饋查閱意見和建議。2.檔案管理部門對查閱反饋信息進(jìn)行整理和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用服務(wù)水平。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判定檔案的價(jià)值。2.分析比較法：將待鑒定檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值差異，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，編制《救災(zāi)檔案銷毀清單》。2.《救災(zāi)檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立救災(zāi)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和共享，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對救災(zāi)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等處理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有序管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)救災(zāi)檔案信息的快速錄入，包括文件題名、日期、責(zé)任者、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。（四）安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對系統(tǒng)的安全