PAGE高校擴招檔案管理制度一、總則（一）目的為加強高校擴招檔案管理工作，確保擴招檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在高校擴招工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校在高校擴招工作中形成的各類檔案，包括招生計劃、考生報名信息、考試試卷及成績、錄取資料、新生學(xué)籍檔案等相關(guān)材料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映高校擴招工作的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理擴招工作各環(huán)節(jié)形成的檔案材料，確保檔案的完整性。3.準確性原則：檔案信息應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，表述規(guī)范。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密規(guī)定，對涉及考生個人隱私等敏感信息的檔案妥善保管，防止泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)有序進行。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校招生辦公室1.負責(zé)制定高校擴招檔案管理工作的具體流程和操作規(guī)范。2.組織協(xié)調(diào)各部門在擴招工作中形成檔案的收集、整理和移交工作。3.對招生計劃、考生報名信息等檔案材料進行初步審核和分類。（二）教務(wù)處1.負責(zé)審核和管理考生考試成績檔案，確保成績數(shù)據(jù)的準確性和安全性。2.負責(zé)新生學(xué)籍檔案的建立和管理，將錄取新生的相關(guān)信息準確錄入學(xué)籍管理系統(tǒng)，并與招生檔案進行核對。3.配合招生辦公室做好擴招檔案的整理和歸檔工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）考試中心1.負責(zé)考試試卷及相關(guān)考務(wù)檔案的管理，包括試卷命題、印制、運輸、保管、評卷等環(huán)節(jié)的材料收集和整理。2.確保考試檔案的保密性和完整性，按照規(guī)定的期限妥善保存考試檔案。（四）檔案管理部門1.負責(zé)高校擴招檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作流程，建立健全檔案管理體系。2.對各部門移交的擴招檔案進行接收、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案存放有序、查找方便。3.負責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案信息的便捷查詢和利用。4.定期對檔案進行安全檢查，確保檔案實體安全，對破損、變質(zhì)等檔案及時進行修復(fù)和處理。（五）其他相關(guān)部門各部門在高校擴招工作中應(yīng)指定專人負責(zé)本部門形成檔案材料的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.招生計劃相關(guān)材料，包括上級主管部門下達的招生指標文件、學(xué)校制定的招生計劃方案等。2.考生報名信息，如報名登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、照片等。3.考試相關(guān)材料，如考試大綱、試卷、答題卡、考生成績冊、考場記錄等。4.錄取相關(guān)材料，包括錄取通知書存根、錄取審批表、考生電子檔案等。5.新生學(xué)籍檔案材料，如新生入學(xué)登記表、體檢表、黨團組織關(guān)系證明等。6.其他與高校擴招工作有關(guān)的文件、通知、會議記錄、調(diào)研報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料及時收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案材料，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的類別、時間順序、重要程度等進行分類整理，便于查找和利用。3.同一類檔案應(yīng)按照一定的標準進行排列，如考生檔案按照報名號順序排列，考試檔案按照考試科目順序排列等。（四）整理方法1.分類：將收集到的檔案材料按照招生計劃、考生報名、考試、錄取、學(xué)籍等類別進行劃分。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，具有系統(tǒng)性和擴展性。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案材料，應(yīng)進行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整齊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰準確，便于查閱。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。保管場所應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，符合國家檔案保管的相關(guān)標準要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，上架排列整齊，便于查找和利用。2.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，確保檔案數(shù)量準確、流向清晰。（三）保管期限1.高校擴招檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.招生計劃、錄取審批表、考生電子檔案等重要檔案應(yīng)永久保存。3.考生報名信息、考試試卷及成績等檔案材料保存期限為長期，一般不少于30年。4.新生學(xué)籍檔案等其他檔案材料保存期限為短期，一般不少于10年。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對到期檔案進行鑒定，由檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度等進行評估，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。3.對于仍有查考利用價值但已超過保管期限的檔案，可進行延長保管期限或進行數(shù)字化處理等方式妥善保存。五、檔案利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱高校擴招檔案，以了解招生工作情況、核實考生信息、處理遺留問題等。2.上級主管部門、教育行政部門等因工作檢查、調(diào)研等需要查閱相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱涉及高校擴招工作的檔案。4.考生本人或其合法代理人因查詢個人檔案信息等需要查閱相關(guān)檔案。（二）利用流程1.申請：利用者需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并提交所在部門負責(zé)人簽字同意。2.審批：檔案管理部門對查閱申請表進行審核，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請，應(yīng)嚴格把關(guān)。3.查閱：經(jīng)審批同意后，利用者憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案安全。4.登記：檔案管理部門對檔案查閱情況進行詳細登記，包括查閱時間、利用者姓名、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。5.歸還：利用者查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行核對，確保檔案完整無損。（三）利用限制1.涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)批準不得查閱和利用。2.檔案利用者不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.檔案利用者如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立高校擴招檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.實現(xiàn)檔案信息與學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為學(xué)校招生工作決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對高校擴招檔案進行全面掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化的相關(guān)標準要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行糾偏、去污、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：按照檔案目錄信息，將檔案內(nèi)容錄入管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確無誤。4.掛接存儲：將數(shù)字化檔案圖像與錄入的數(shù)據(jù)進行掛接，存儲到檔案管理信息系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的索引關(guān)系，便于快速查詢和利用。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、查詢統(tǒng)計、借閱管理、數(shù)據(jù)備份等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，保障檔案信息的正常使用。3.加強對檔案管理信息系統(tǒng)用戶的培訓(xùn)，提高用戶的操作技能和安全意識，確保用戶正確使用系統(tǒng)，防止信息泄露和數(shù)據(jù)損壞。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學(xué)校建立高校擴招檔案管理監(jiān)督機制，由學(xué)校紀檢監(jiān)察部門負責(zé)對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對本部門的檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理工作流程的規(guī)范性，如檔案移交手續(xù)是否齊全、檔案整理是否符合標準等。3.檔案實體的完整性和安全性，包括檔案數(shù)量是否準確、檔案是否有損壞或丟失等情況。4.檔案信息化管理工作的開展情況，如數(shù)字化檔案質(zhì)量、信息系統(tǒng)運行情況等。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)