PAGE會計檔案使用制度設計一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案的管理，規(guī)范會計檔案的使用行為，保證會計檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會計檔案在公司經營管理中的作用，根據《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構、子公司等所有涉及會計檔案管理與使用的部門和人員。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.使用人員：指因工作需要查閱、借閱、復制會計檔案的公司內部員工，包括財務人員、審計人員、其他部門相關工作人員等。二、會計檔案的范圍與分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿，如總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。3.財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。4.其他會計資料，如銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）會計檔案的分類1.按形成時間分類，可分為年度會計檔案、季度會計檔案、月度會計檔案等。2.按檔案內容分類，可分為會計憑證類檔案、會計賬簿類檔案、財務會計報告類檔案、其他會計資料類檔案。三、會計檔案的保管（一）保管部門與人員1.公司財務部門負責會計檔案的整理、裝訂、保管等工作，并指定專人負責會計檔案的日常管理。2.財務部門應設置專門的會計檔案保管庫房或專柜，確保會計檔案存放安全、有序。（二）保管期限1.會計憑證類保管期限為30年。2.會計賬簿類中總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告類月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料類銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（三）保管要求1.會計檔案應妥善保管，存放有序，方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。2.電子會計檔案應存儲在磁性介質上，并定期進行備份，備份數(shù)據應異地存放。同時，應建立電子會計檔案的防篡改機制，確保電子會計檔案的真實性和完整性。3.會計檔案保管庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施，保持適宜的溫度和濕度。四、會計檔案的使用（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，并經所在部門負責人簽字批準。2.申請表提交至財務部門，財務部門負責人審核同意后，指定專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員只能在財務部門指定的場所查閱會計檔案，不得將會計檔案攜帶出指定場所。查閱時應保持安靜，不得在會計檔案上涂畫、標記、拆封和抽換。4.查閱涉及機密的會計檔案，應嚴格遵守公司保密制度，查閱人員不得向無關人員透露查閱內容。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱會計檔案，應填寫《會計檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，并經所在部門負責人和財務部門負責人簽字批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向財務部門提出申請并說明理由，經財務部門負責人批準后方可延長。3.借閱人員應妥善保管借閱的會計檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄會計檔案內容。如因工作需要復制會計檔案，應按照本制度關于復制的規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.借閱人員歸還會計檔案時，應確保檔案的完整性和準確性，如有破損、缺頁等情況，應及時向財務部門說明并承擔相應責任。財務部門應對歸還的會計檔案進行認真核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）復制1.公司內部人員因工作需要復制會計檔案，應填寫《會計檔案復制申請表》，注明復制內容、復制用途、復制份數(shù)等，并經所在部門負責人和財務部門負責人簽字批準。2.財務部門根據批準的申請表，指定專人負責復制工作。復制過程中應確保復制件與原件內容一致，并對復制件進行編號、登記。3.復制的會計檔案應加蓋“本件與原件核對無誤，[財務部門名稱]，[日期]”字樣的印章，并由負責復制的人員和審核人員簽字確認。4.復制后的會計檔案應按照與原件相同的數(shù)據存儲方式進行存儲，并納入會計檔案管理體系進行管理。五、會計檔案的歸還與銷毀（一）歸還1.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限屆滿前及時歸還所借閱的會計檔案。如需延期歸還，應提前辦理延期手續(xù)。2.財務部門在接收歸還的會計檔案時，應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與借閱人員溝通并查明原因。（二）銷毀1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由財務部門提出銷毀意見，會同公司檔案管理部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。2.公司負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應當由財務部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司負責人。4.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。5.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負責對會計檔案的管理與使用情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.會計檔案的保管情況，包括保管環(huán)境、保管期限、存儲方式等是否符合要求。2.會計檔案的使用情況，包括查閱、借閱、復制等手續(xù)是否齊全，使用過程是否規(guī)范。3.會計檔案的歸還與銷毀情況，包括歸還檔案的核對、銷毀程序的執(zhí)行等是否合規(guī)。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時向財務部門發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.財務部門應針對檢查出的問題進行分析，制定整改措施，明確責任人和整改期限，并將整改情況及時反饋給審計部門。3.對違反本制度規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括批