PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件檔案保管制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整、安全和有效利用，根據國家有關法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，結合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各單位在工作活動中形成的各種文件材料和檔案資料的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)設立專門的檔案管理機構或指定專人負責文件檔案的統(tǒng)一保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。2.真實性原則檔案應如實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則全面收集、整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中形成的各類文件檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則對涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)機密、敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案保管和檢索方式，便于鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員及相關部門查閱和利用檔案。二、文件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關的文件、指示、通知等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府形成的各類決議、決定、報告、紀要等文件材料。3.各部門、各單位在業(yè)務工作中產生的文件、報表、合同、協(xié)議等。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)舉辦的各類會議、活動形成的文件、資料、照片、音像等。5.反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史沿革、重要事件、人物事跡等方面的文件檔案。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確、完整地收集齊全。2.對于重要文件和緊急文件，應隨辦隨交，不得積壓。3.收集的文件材料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.分類按照文件的來源、時間、內容等因素進行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、財務管理類、人事管理類等類別。2.編號對每一份文件或一組文件進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目編制文件目錄，包括文件編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，便于快速檢索和查閱。4.裝訂對紙張破損、大小不一的文件進行修復和裝訂，確保文件整齊、牢固。三、文件檔案的保管（一）保管機構與人員1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)設立檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員，負責文件檔案的日常保管工作。2.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，經過專業(yè)培訓并取得相應資格證書。（二）保管設施與環(huán)境1.檔案管理室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、防磁柜等，按照檔案類別和保管期限進行分類存放。（三）檔案整理與上架1.檔案管理人員應按照整理方法對收集的文件檔案進行進一步整理，確保檔案的質量。2.將整理好的檔案按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。同時，應建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放地點和編號。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在相當長時期內本鄉(xiāng)鎮(zhèn)需要查考利用的檔案，列為30年保管；凡是在較短時期內本鄉(xiāng)鎮(zhèn)需要查考利用的檔案，列為10年保管。（五）檔案清查與盤點1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。2.清查盤點過程中，如發(fā)現檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，采取相應措施進行處理，并如實記錄清查結果。四、文件檔案的借閱與利用（一）借閱范圍本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要，可借閱與其工作相關的文件檔案。涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)機密、敏感信息的檔案，未經批準不得借閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應填寫《文件檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理室負責人審批。3.檔案管理人員根據審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱檔案的相關信息。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過15個工作日。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案和機密檔案的借閱期限根據實際情況確定，原則上不得超過7個工作日。（四）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。2.如需復印檔案，應經檔案管理室負責人同意，并在指定地點進行復印。復印后的檔案應與原件核對無誤后，方可帶走。3.借閱人歸還檔案時，應保證檔案的完整、整潔，無損壞、丟失等情況。檔案管理人員應認真核對檔案，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（五）檔案利用服務1.檔案管理室應積極為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員及相關部門提供檔案利用服務，根據利用需求及時提供檔案資料。2.對于重要的檔案利用需求，檔案管理人員應協(xié)助查閱人員進行查閱，并提供必要的指導和幫助。3.鼓勵檔案管理人員開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作提供決策參考和歷史借鑒。五、文件檔案的保密與安全（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員和借閱人員的保密教育。2.對涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)機密、敏感信息的檔案，應實行專人專管，嚴格限制接觸范圍。3.在檔案管理過程中，應采取加密存儲、限制訪問權限等技術措施，確保檔案信息的安全。（二）安全防范措施1.加強檔案管理室的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設備，配備必要的消防器材和防盜設施。2.檔案管理人員應嚴格遵守安全操作規(guī)程，定期檢查檔案保管設施設備，確保其正常運行。3.對于自然災害、突發(fā)事件等可能影響檔案安全的情況，應制定應急預案，及時采取措施保護檔案安全。（三）違規(guī)處理1.對違反檔案保密制度和安全規(guī)定的行為，應視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.對于因違規(guī)行為導致檔案丟失、損壞、泄露等嚴重后果的，應依法追究相關人員的責任。六、電子文件檔案管理（一）電子文件收集與整理1.明確電子文件的收集范圍，與紙質文件檔案收集范圍相對應。2.對收集的電子文件進行分類、編號、編目等整理工作，確保電子文件的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.按照電子文件的形成規(guī)律和特點，對電子文件進行元數據采集，確保電子文件的真實性和完整性。（二）電子文件存儲與備份1.采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，對電子文件進行集中存儲。存儲設備應定期進行維護和檢查，確保數據的安全。2.建立電子文件備份制度，對重要電子文件進行定期備份。備份數據應存儲在不同的物理位置，以防數據丟失。3.電子文件存儲應遵循便于檢索、利用和安全保密的原則，按照分類目錄進行存儲，同時建立電子文件存儲位置索引。（三）電子文件利用與管理1.利用電子檔案管理系統(tǒng)，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員提供便捷的電子文件查閱和利用服務。2.嚴格控制電子文件的訪問權限，根據文件的密級和使用范圍，設置不同的訪問級別。3.定期對電子文件進行清理和維護，刪除過期、無用的電子文件，確保電子文件存儲空間的合理利用。（四）電子文件安全管理1.加強電子文件的安全防護，采取防火墻、殺毒軟件、數據加密等技術手段，防止電子文件被非法篡改、竊取和破壞。2.建立電子文件安全審