PAGE高校檔案工作責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案工作管理，明確檔案工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在高校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、各部門及全體教職員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的責(zé)任界定與管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則學(xué)校檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體制。學(xué)校設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校檔案工作，研究決定檔案工作中的重大事項(xiàng)。各學(xué)院、各部門應(yīng)在學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織與實(shí)施。2.分工負(fù)責(zé)原則明確檔案工作各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工，將檔案工作責(zé)任落實(shí)到具體部門和個(gè)人，確保檔案工作有序開展。3.全程管理原則檔案工作貫穿于學(xué)校各項(xiàng)工作的全過程，從文件材料的形成、積累、整理到歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的全程監(jiān)控。4.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案工作，確保檔案管理工作的合法性、規(guī)范性和科學(xué)性。二、檔案工作職責(zé)分工（一）學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度。2.研究決定學(xué)校檔案工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重要問題。3.對(duì)學(xué)校各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案工作考核與評(píng)估。（二）學(xué)校檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的決策和部署，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案工作的日常管理與業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.制定學(xué)校檔案工作年度計(jì)劃，組織實(shí)施檔案收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管全校各類檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。5.組織開展檔案編研工作,開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。6.對(duì)全校兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各單位檔案工作的開展。（三）各學(xué)院、各部門職責(zé)1.建立健全本單位檔案工作管理制度，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，確保檔案工作有人抓、有人管。2.負(fù)責(zé)組織本單位各類文件材料的形成、積累和整理工作，按照學(xué)校檔案歸檔要求，定期向?qū)W校檔案館移交檔案。3.配合學(xué)校檔案館做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，積極提供檔案利用線索，支持學(xué)校檔案工作的開展。4.加強(qiáng)對(duì)本單位兼職檔案員的管理與培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)水平，確保檔案工作質(zhì)量。（四）兼職檔案員職責(zé)1.在本單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本單位檔案的日常收集、整理、保管和移交等工作。2.按照學(xué)校檔案分類方案和歸檔要求，對(duì)本單位形成的文件材料進(jìn)行及時(shí)收集、分類、整理，確保文件材料的齊全、完整。3.定期將整理好的檔案移交學(xué)校檔案館，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助學(xué)校檔案館開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和服務(wù)。5.參與本單位檔案工作的檢查與考核，提出改進(jìn)意見和建議。（五）檔案形成部門及個(gè)人職責(zé)1.各部門及個(gè)人在工作中應(yīng)及時(shí)形成、積累和整理各類文件材料，確保文件材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.嚴(yán)格按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，將辦理完畢的文件材料及時(shí)歸檔，不得擅自留存或銷毀。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作，如實(shí)提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案收集與整理責(zé)任（一）收集責(zé)任1.學(xué)校各單位應(yīng)按照國家和學(xué)校有關(guān)規(guī)定，明確文件材料的收集范圍和要求，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整。2.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本單位文件材料進(jìn)行收集，重點(diǎn)收集反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的文件材料，包括黨、政、工、團(tuán)等方面的文件，教學(xué)、科研、管理等工作中形成的各類文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、成果材料等。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保文件材料的及時(shí)、完整歸檔。4.學(xué)校檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，定期檢查各單位檔案收集情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。（二）整理責(zé)任1.兼職檔案員應(yīng)按照學(xué)校檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于保管和利用。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)編制頁碼、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，裝訂整齊規(guī)范；對(duì)電子檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可用性。4.學(xué)校檔案館應(yīng)定期對(duì)各單位整理的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回并要求重新整理。四、檔案保管責(zé)任（一）保管設(shè)施與環(huán)境要求1.學(xué)校應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，為檔案館配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等，確保檔案保管條件符合要求。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，做好溫濕度記錄。3.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防蟲、防霉、防潮、防塵、防光、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管措施1.學(xué)校檔案館應(yīng)建立健全檔案保管制度，對(duì)檔案的入庫、存放、保管、清點(diǎn)、核對(duì)等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便檔案的調(diào)閱與歸還。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整無缺。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全可靠。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，防止電子檔案信息的泄露。（三）檔案安全責(zé)任1.學(xué)校各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的重視，教育全體教職員工增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。在檔案庫房內(nèi)，嚴(yán)禁吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等。3.做好檔案庫房的安全檢查工作，定期對(duì)檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行整改。4.加強(qiáng)對(duì)檔案利用過程中的安全管理，嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案在利用過程中的安全。對(duì)歸還的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。五、檔案利用責(zé)任（一）利用制度與流程1.學(xué)校檔案館應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、手續(xù)等，確保檔案利用工作規(guī)范有序。2.檔案利用者應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容等，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案館辦理利用手續(xù)。3.學(xué)校檔案館應(yīng)對(duì)檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)和利用范圍，確定是否提供利用以及提供利用的方式和期限。4.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案館或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案館同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。學(xué)校檔案館應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（二）利用服務(wù)與監(jiān)督1.學(xué)校檔案館應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.加強(qiáng)對(duì)檔案利用工作的監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，分析利用效果，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。3.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。（三）檔案開放與公布1.學(xué)校應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，積極推進(jìn)檔案開放工作，定期公布開放檔案目錄，方便社會(huì)各界查閱利用。2.對(duì)于擬向社會(huì)公布的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行保密審查和審批，確保檔案公布不涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等敏感信息。3.檔案公布應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如在學(xué)校網(wǎng)站、檔案館公告欄等平臺(tái)發(fā)布，或通過舉辦檔案展覽、編印檔案資料等形式向社會(huì)公開。六、檔案鑒定與銷毀責(zé)任（一）鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)1.學(xué)校應(yīng)建立檔案鑒定工作制度，定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價(jià)值符合實(shí)際需要。2.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史聯(lián)系、區(qū)別對(duì)待、便于利用的原則，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況制定，明確各類檔案的保管期限和鑒定方法。一般來說，具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)研究價(jià)值、教學(xué)參考價(jià)值以及涉及學(xué)校重大事件、重要決策等方面的檔案應(yīng)長期保存；一般性的文件材料可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，期滿后進(jìn)行鑒定銷毀。（二）鑒定組織與程序1.學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人以及檔案業(yè)務(wù)骨干等。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。在鑒定過程中，應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)鑒定意見，編制檔案鑒定銷毀清冊(cè)，明確擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。4.檔案鑒定銷毀清冊(cè)應(yīng)報(bào)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。（三）銷毀責(zé)任與監(jiān)督1.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照檔案鑒定銷毀清冊(cè)進(jìn)行銷毀操作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，由檔案鑒定工作小組成員或?qū)W校紀(jì)檢監(jiān)察部門人員對(duì)銷毀情況進(jìn)行見證，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀完畢后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)作為檔案資料進(jìn)行妥善保管，以備查考。同時(shí)，應(yīng)建立檔案銷毀記錄檔案，記錄檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。七、檔案信息化建設(shè)責(zé)任（一）建設(shè)規(guī)劃與目標(biāo)1.學(xué)校應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，推動(dòng)檔案工作與信息技術(shù)深度融合。2.檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為學(xué)校教學(xué)科研、管理決策提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）基礎(chǔ)設(shè)施與系統(tǒng)建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施，滿足檔案數(shù)字化加工、存儲(chǔ)和利用的需求。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全。3.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，按照檔案分類方案和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立涵蓋學(xué)校全部檔案信息的數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）人員培訓(xùn)與技術(shù)支持1.學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息技術(shù)應(yīng)用能力和檔案管理水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)操作技能、檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用、數(shù)字化加工技術(shù)等方面。2.建立檔案信息化技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)、升級(jí)和技術(shù)問題解決。技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.積極關(guān)注檔案信息化領(lǐng)域的新技術(shù)、新方法，不斷探索創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)模式，提高檔案信息化建設(shè)水平。八、檔案工作考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容與方式1.學(xué)校建立檔案工作考核制度，對(duì)各學(xué)院、各部門檔案工作進(jìn)行年度考核。考核內(nèi)容包括檔案工作組織管理、檔案收集整理、檔案保管利用、檔案信息化建設(shè)等方面。2.考核方式采用自評(píng)與互評(píng)相結(jié)合、定性與定量相結(jié)合的方法。各單位應(yīng)在每年年底前進(jìn)行自評(píng)，填寫檔案工作年度考核自評(píng)表，報(bào)送學(xué)校檔案館。學(xué)校檔案館組織相關(guān)人員對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行實(shí)地檢查和綜合評(píng)價(jià)，確定考核得分。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于檔案工作成績突出的單位和個(gè)人，學(xué)校給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。表彰形式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、通報(bào)表揚(yáng)等；獎(jiǎng)勵(lì)方式包括物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、績效加分等。2.對(duì)在檔案收集、整理、保管