PAGE科技檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的安全管理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在科技活動中形成的各類科技檔案的安全管理。（三）基本原則科技檔案安全管理遵循“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的原則，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、責(zé)任到人。確?？萍紮n案在收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全，防止科技檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)科技檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司科技檔案安全管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對公司各部門科技檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案安全檢查和評估。3.負(fù)責(zé)公司科技檔案存儲場所的規(guī)劃、建設(shè)和管理，確保檔案存儲環(huán)境符合安全要求。4.組織開展科技檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識。5.負(fù)責(zé)處理科技檔案安全事故，及時向上級主管部門報告，并采取有效措施減少損失。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門科技檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照公司檔案管理部門的要求，及時將檔案移交至指定地點(diǎn)。2.建立健全本部門科技檔案安全管理責(zé)任制，明確專人負(fù)責(zé)檔案安全工作，確保檔案的安全保管和有效利用。3.配合公司檔案管理部門做好科技檔案安全檢查和評估工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。4.加強(qiáng)對本部門員工的檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識，防止因員工疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確?？萍紮n案的安全。2.負(fù)責(zé)科技檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，做到檔案存放有序、查找方便。3.定期對科技檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。4.做好檔案存儲場所的安全防范工作，確保檔案存儲環(huán)境的溫濕度、防火、防盜、防蟲、防潮等符合要求。5.負(fù)責(zé)檔案利用的登記和管理工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用和安全歸還。三、科技檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、開發(fā)、驗(yàn)收等過程中形成的各類文件材料，包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測試報告、總結(jié)報告等。2.公司在產(chǎn)品設(shè)計、制造、工藝改進(jìn)等方面形成的技術(shù)文件，如設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報告等。3.公司在設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)、改造等過程中產(chǎn)生的文件資料，包括設(shè)備說明書、操作規(guī)程、維修記錄、技術(shù)改造方案等。4.公司在對外合作、技術(shù)交流、知識產(chǎn)權(quán)管理等方面形成的文件材料，如合作協(xié)議、技術(shù)合同、專利申請文件、商標(biāo)注冊文件等。5.其他與公司科技活動相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)科技檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對收集到的科技文件材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于重要的科技文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止因意外情況導(dǎo)致文件丟失。（三）整理規(guī)范1.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)、時間等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理，便于查找和利用。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照一定的順序進(jìn)行排列和編號。3.對科技檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，以便于檢索和管理。四、科技檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的科技檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防光、防污染等功能。2.庫房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境的安全。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.科技檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的長期保存和有效利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序進(jìn)行上架存放，排列整齊，便于查找。同時，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和期限。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е码娮訖n案丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。（三）保管期限1.科技檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的科技檔案主要包括公司重大科研項(xiàng)目、重要技術(shù)成果、核心知識產(chǎn)權(quán)等方面的檔案。3.長期保管的科技檔案主要包括公司一般科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、設(shè)備檔案等方面的檔案，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的科技檔案主要包括公司一般性文件材料、臨時性項(xiàng)目檔案等，保管期限一般為1年至10年。（四）定期檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對科技檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、存儲環(huán)境、利用情況等。2.檢查周期一般為每年一次，對于重要的科技檔案或存儲環(huán)境較差的檔案，應(yīng)適當(dāng)增加檢查次數(shù)。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行記錄，并采取有效措施進(jìn)行整改。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。五、科技檔案的利用（一）利用原則1.科技檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱科技檔案。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的科技檔案，但必須遵守公司檔案管理制度。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司科技檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)程序辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（三）利用程序1.查閱、借閱科技檔案應(yīng)填寫《科技檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的檔案名稱、內(nèi)容、目的、期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請表提交至公司檔案管理部門，檔案管理人員對申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并辦理查閱/借閱手續(xù)。3.查閱科技檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱科技檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定期限歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完好無損。（四）保密規(guī)定1.接觸科技檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.在檔案利用過程中，如需對檔案進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并注明出處和用途。復(fù)制或摘錄的檔案應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行妥善保管，不得擅自傳播或用于其他目的。3.對違反保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則科技檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.公司成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門、技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對公司科技檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定內(nèi)容1.對科技檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否具有保存價值。2.對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行檢查，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，綜合考慮檔案的保管期限和利用價值，確定檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的科技檔案，應(yīng)填寫《科技檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)鑒定小組組長簽字同意。2.將申請表提交至公司檔案管理部門，檔案管理人員對申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀科技檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門的檔案銷毀登記簿上進(jìn)行登記，注明銷毀檔案的相關(guān)信息，以備查閱。七、安全事故應(yīng)急處理（一）應(yīng)急處置原則1.快速反應(yīng)原則。一旦發(fā)生科技檔案安全事故，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置機(jī)制，迅速采取措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失。2.最小影響原則。在應(yīng)急處置過程中，應(yīng)盡量減少對公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的影響，確保公司各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。3.依法處理原則。嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行應(yīng)急處置，確保處置工作合法、合規(guī)。（二）應(yīng)急處置機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.公司成立科技檔案安全事故應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門、技術(shù)部門、安全管理部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面指揮和協(xié)調(diào)科技檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，制定應(yīng)急處置方案，組織實(shí)施應(yīng)急處置措施，及時向上級主管部門報告事故情況等。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施應(yīng)急處置工作，包括現(xiàn)場保護(hù)、檔案搶救、損失評估等。4.技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供技術(shù)支持，協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)、技術(shù)鑒定等工作。5.安全管理部門負(fù)責(zé)維護(hù)現(xiàn)場秩序，配合檔案管理部門做好安全防范工作，防止事故擴(kuò)大。（三）事故報告與處理1.科技檔案安全事故發(fā)生后，事故現(xiàn)場有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)立即報告本部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人接到報告后，應(yīng)在第一時間報告公司檔案管理部門和應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組。2.檔案管理部門接到報告后，應(yīng)立即組織人員趕赴事故現(xiàn)場，進(jìn)行現(xiàn)場勘查和初步調(diào)查，了解事故發(fā)生的原因、經(jīng)過和損失情況，并及時向應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組報告。3.應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組接到報告后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案，組織相關(guān)部門和人員開展應(yīng)急處置工作。同時，應(yīng)及時向上級主管部門報告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。4.在應(yīng)急處置過程中，應(yīng)采取有效措施保護(hù)事故現(xiàn)場，收集相關(guān)證據(jù)，以便進(jìn)行事故調(diào)查和責(zé)任認(rèn)定。對事故造成的損失進(jìn)行評估，及時組織檔案搶救和恢復(fù)工作，盡量減少檔案損失。5.事故處理結(jié)束后，應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對應(yīng)急處置預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，防止類似事故再次發(fā)生。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門科技檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、檔案利用情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和情況，不得隱瞞或虛報。（二）考核評價1.公司建立科技檔案安全管理考核評價制度，對