PAGE書稿檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司書稿檔案的管理，確保書稿檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及書稿創(chuàng)作、編輯、出版等相關(guān)業(yè)務(wù)活動中形成的各類書稿檔案。（三）定義1.書稿檔案：指公司在書稿業(yè)務(wù)活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的書稿文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案部門保存的過程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：書稿檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的書稿文件材料應(yīng)真實反映書稿業(yè)務(wù)活動的全過程，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集書稿業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整。4.規(guī)范性原則：嚴格按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范書稿檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的書稿檔案管理制度，制定具體的實施細則和操作流程。2.負責接收、整理、保管和統(tǒng)計公司的書稿檔案，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。3.對書稿檔案的收集、整理、歸檔等工作進行指導和監(jiān)督，確保檔案質(zhì)量。4.定期對書稿檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行銷毀處理。5.負責提供書稿檔案的借閱、查閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.參與公司書稿業(yè)務(wù)活動中的重要會議和文件起草等工作，從檔案管理角度提出意見和建議。（二）書稿業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門書稿業(yè)務(wù)活動中文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的書稿文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.在書稿業(yè)務(wù)活動中，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。4.負責向檔案管理部門提供有關(guān)書稿業(yè)務(wù)活動的背景資料和信息，以便更好地理解和管理檔案。（三）相關(guān)人員職責1.書稿創(chuàng)作者：在創(chuàng)作過程中，妥善保管好自己形成的書稿文件材料，按照要求及時整理并移交相關(guān)部門。2.編輯人員：對書稿編輯過程中產(chǎn)生的各類文件材料進行認真整理，確保編輯工作記錄完整，按時移交。3.出版人員：負責收集出版環(huán)節(jié)中形成的各種文件，如合同、審批文件、樣書等，及時歸檔。三、檔案收集（一）收集范圍1.書稿創(chuàng)作階段：包括創(chuàng)作提綱、初稿、修改稿、審核意見等。2.編輯階段：編輯加工記錄、校對記錄、排版文件等。3.出版階段：出版合同、版權(quán)頁、發(fā)行記錄、樣書等。4.與書稿相關(guān)的會議記錄、往來信函、請示報告、審批文件等。5.其他具有保存價值的書稿文件材料。（二）收集要求1.各書稿業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責文件材料的收集工作，確保收集及時、全面。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完整，原件優(yōu)先收集，如為復(fù)印件應(yīng)注明出處并加蓋提供單位公章。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）收集時間1.在書稿業(yè)務(wù)活動完成一個階段后，相關(guān)部門應(yīng)及時將該階段形成的文件材料進行收集整理，并在[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。2.對于重大書稿項目或緊急任務(wù)，應(yīng)根據(jù)實際情況及時收集文件材料，確保檔案的連續(xù)性和完整性。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）分類方法1.年度分類法：按照書稿文件材料形成的年度進行分類。2.項目分類法：按照不同的書稿項目進行分類，每個項目下再按照創(chuàng)作、編輯、出版等階段細分。3.保管期限分類法：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價值，分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張破損、大小不一的文件材料進行修補和折疊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。2.編頁號：在每份文件材料的有文字頁面正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝盒：將整理好的案卷裝入檔案盒，并在盒脊上填寫全宗號、年度、保管期限、起止卷號、盒號等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.書稿業(yè)務(wù)部門整理好的文件材料，經(jīng)部門負責人審核簽字后，填寫《書稿檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。3.核對無誤后辦理檔案移交手續(xù)，雙方在《書稿檔案移交清單》上簽字確認。（二）歸檔時間1.一般書稿項目在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個月內(nèi)完成歸檔。2.重大書稿項目或緊急任務(wù)，根據(jù)實際情況提前確定歸檔時間，并確保按時完成歸檔工作。六、檔案保管（一）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，并保持整潔、通風良好。3.安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，使庫房溫度保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度保持在[X]%[X]%之間。（二）檔案存放1.按照檔案的分類方案和編號順序，將檔案排列上架存放，便于查找和管理。2.對電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的書稿檔案，列為永久保管。2.長期保管：重要的書稿檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：一般的書稿檔案，保管期限為[X]年。（四）檔案清點與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對書稿檔案進行清點，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.對檔案的保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，并做好記錄。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱書稿檔案。2.外部單位因合作、研究等合法事由查閱書稿檔案，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門設(shè)立專門的查閱場所，提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)填寫《書稿檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱書稿檔案的，應(yīng)填寫《書稿檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱和借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。2.查閱和借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記和收費。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、書稿業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負責對書稿檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，結(jié)合公司的實際情況，制定具體鑒定標準。2.對已過保管期限且確無保存價值的檔案，可進行銷毀處理。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對書稿檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案編制《書稿檔案銷毀清單》，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號等信息。3.將《書稿檔案銷毀清單