PAGE大學(xué)檔案工作保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)大學(xué)檔案工作的保密管理，確保學(xué)校各類檔案信息的安全，防止檔案信息泄露，依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、各部門以及全體涉及檔案工作的人員。所涉及的檔案包括但不限于教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、學(xué)生檔案等各類紙質(zhì)、電子及其他載體形式的檔案資料。（三）基本原則1.依法保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，依法履行保密義務(wù)。2.預(yù)防為主原則：采取有效的保密措施，加強(qiáng)對(duì)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，防止檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.突出重點(diǎn)原則：明確重點(diǎn)保密部位和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)涉及國家機(jī)密、學(xué)校核心利益等重要檔案的保密管理。4.誰主管誰負(fù)責(zé)原則：檔案工作實(shí)行部門負(fù)責(zé)制，各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案保密工作。二、檔案工作保密管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案保密工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善學(xué)校檔案工作保密制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案工作保密的監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門檔案保密工作進(jìn)行考核評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.指導(dǎo)和協(xié)調(diào)各部門做好檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的保密工作，提供必要的技術(shù)支持和培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)學(xué)校重要檔案的集中保管，確保檔案的安全保密。對(duì)涉及國家機(jī)密、學(xué)校核心利益等重要檔案，實(shí)行專人管理、專柜存放，并采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)措施。5.負(fù)責(zé)處理檔案信息泄露事件，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，嚴(yán)格按照學(xué)校檔案工作保密制度的要求，確保檔案信息的安全。2.對(duì)本部門產(chǎn)生的各類檔案進(jìn)行分類登記，建立檔案臺(tái)賬，做到賬目清晰、賬物相符。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱、借閱管理，嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱審批制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行登記，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限，并監(jiān)督其在規(guī)定的地點(diǎn)查閱、借閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。4.定期對(duì)本部門的檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。5.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門做好檔案的保密檢查和整改工作，對(duì)本部門檔案保密工作中存在的問題提出改進(jìn)意見和建議。（三）檔案利用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守學(xué)校檔案工作保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案信息。2.在查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)自覺維護(hù)檔案的安全和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。3.對(duì)因工作需要接觸的檔案信息負(fù)有保密責(zé)任，不得向無關(guān)人員泄露。在工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。4.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，應(yīng)立即向檔案管理人員報(bào)告，并配合學(xué)校做好相關(guān)處理工作。三、檔案收集與整理環(huán)節(jié)的保密措施（一）檔案收集1.各部門在收集檔案時(shí)，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，確保檔案收集過程中的信息安全。對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取密封包裝等措施，防止信息泄露。2.檔案收集人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得在收集過程中擅自翻閱、傳播檔案內(nèi)容。對(duì)收集到的檔案，應(yīng)及時(shí)移交本部門檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔，不得私自留存或拖延移交。（二）檔案整理1.檔案管理人員在整理檔案時(shí)，應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行操作，避免無關(guān)人員在場(chǎng)。對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)單獨(dú)整理，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等操作。2.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充，確保檔案的完整性。同時(shí)，要注意保護(hù)檔案中的保密信息，不得因整理操作而導(dǎo)致信息泄露。3.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案保管部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保交接準(zhǔn)確無誤。四、檔案保管環(huán)節(jié)的保密措施（一）檔案庫房管理1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，并安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自允許無關(guān)人員進(jìn)入庫房。庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，控制庫房的溫度和濕度，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。對(duì)存放檔案的貨架、櫥柜等設(shè)施，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全可靠。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案目錄索引，便于查找和管理。對(duì)重要檔案，應(yīng)采取專柜存放、加密存儲(chǔ)等措施，確保檔案的安全保密。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.對(duì)其他載體形式的檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)按照相應(yīng)的存儲(chǔ)要求進(jìn)行保管，確保檔案信息的完整性和可讀性。（三）檔案盤點(diǎn)與清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)與清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、存儲(chǔ)安全。盤點(diǎn)與清查工作應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃，明確盤點(diǎn)與清查的范圍、方法、時(shí)間等要求。2.在盤點(diǎn)與清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在丟失、損壞、信息泄露等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時(shí)，要對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析總結(jié)，查找原因，提出改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。3.檔案盤點(diǎn)與清查結(jié)束后，應(yīng)形成盤點(diǎn)與清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括盤點(diǎn)與清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果、改進(jìn)措施等。盤點(diǎn)與清查報(bào)告應(yīng)存檔備查。五檔案利用環(huán)節(jié)的保密措施（一）檔案查閱1.本校人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、范圍、期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱檔案。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的《檔案查閱申請(qǐng)表》，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。3.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案信息。如需復(fù)制或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫《檔案復(fù)制（摘抄）申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）檔案借閱1.本校人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、范圍、期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的《檔案借閱申請(qǐng)表》，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、標(biāo)記、污損檔案，不得擅自抽取、撤換檔案材料。在借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。4.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。在借閱工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）檔案外借1.因特殊情況需要將檔案外借的，必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理外借手續(xù)。外借檔案應(yīng)采取必要的安全保護(hù)措施，確保檔案在運(yùn)輸和使用過程中的安全。2.檔案外借期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。外借檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保檔案完整無損。3.對(duì)外借檔案的使用情況，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。六、檔案信息安全技術(shù)保障（一）網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)1.學(xué)校應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)備，對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行監(jiān)控和控制。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)用戶的身份認(rèn)證和權(quán)限管理，采用加密技術(shù)對(duì)用戶登錄信息和傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保用戶身份的真實(shí)性和數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。（二）?shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立健全檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放。備份周期可根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要程度和更新頻率確定，一般應(yīng)每周或每月進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行一次增量備份。2.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時(shí)，要制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，明確在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時(shí)的恢復(fù)流程和責(zé)任人員，確保能夠及時(shí)恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)工作的管理，建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄檔案，詳細(xì)記錄備份時(shí)間、備份內(nèi)容、備份存儲(chǔ)位置、恢復(fù)測(cè)試情況等信息，以備查閱和審計(jì)。（三）移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備管理1.嚴(yán)格控制移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用，確因工作需要使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的，應(yīng)進(jìn)行登記備案，并采取加密等安全措施。2.對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備中的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)定期進(jìn)行清理和備份，確保數(shù)據(jù)的安全。在使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備傳輸檔案數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)采用加密傳輸方式，防止數(shù)據(jù)泄露。3.移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行格式化處理，并妥善保管，防止丟失或被非法使用。七、保密教育與培訓(xùn)（一）保密教育1.學(xué)校應(yīng)將檔案工作保密教育納入教職工培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織開展保密教育活動(dòng)，提高全體教職工的保密意識(shí)和保密技能。2.保密教育內(nèi)容應(yīng)包括國家有關(guān)檔案保密工作的法律法規(guī)、學(xué)校檔案工作保密制度、檔案保密基本知識(shí)和技能等。通過開展保密教育，使教職工了解檔案保密工作的重要性，掌握基本的保密方法和技巧，自覺遵守保密規(guī)定。3.保密教育可采用集中培訓(xùn)、專題講座、案例分析、在線學(xué)習(xí)等多種形式進(jìn)行，確保教育效果。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)新入職教職工的保密教育培訓(xùn)，使其盡快熟悉檔案工作保密要求。（二）培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)施1.檔案管理部門應(yīng)制定年度保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的目標(biāo)、內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間、方式等要求，并組織實(shí)施。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案工作的實(shí)際情況和保密工作的需要進(jìn)行制定，并報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.定期組織檔案管理人員參加保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案保密法律法規(guī)、檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、保密技術(shù)與技能等。通過培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和保密意識(shí)，使其能夠熟練掌握檔案保密工作的各項(xiàng)要求和操作技能。3.根據(jù)不同崗位的工作特點(diǎn)和保密要求，有針對(duì)性地開展保密培訓(xùn)。對(duì)涉及檔案工作的重點(diǎn)崗位人員，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，確保其具備較高的保密意識(shí)和專業(yè)技能。同時(shí)，要鼓勵(lì)檔案管理人員參加各類保密培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高保密工作能力。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立健全檔案工作保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查工作應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃，明確檢查的內(nèi)容、方法、時(shí)間等要求。2.檔案管理部門應(yīng)成立保密監(jiān)督檢查小組，并配備必要的檢查設(shè)備和工具。監(jiān)督檢查小組應(yīng)定期對(duì)各部門檔案保密工作進(jìn)行實(shí)地檢查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管環(huán)境的安全狀況、檔案利用過程中的保密措施落實(shí)情況等。3.加強(qiáng)對(duì)檔案工作全過程的監(jiān)督檢查，對(duì)檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保檔案保密工作落到實(shí)處。（二）違規(guī)處理1.對(duì)違反檔案工作保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對(duì)情節(jié)較輕的，應(yīng)進(jìn)行批評(píng)教育，責(zé)令其立即改正；對(duì)情節(jié)較重的，應(yīng)給予警告、記過、記大過等行政處分；對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任，并對(duì)造成的損失進(jìn)行賠償。2.對(duì)因違反檔案工作保密制度導(dǎo)致檔案信