PAGE電力生產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電力生產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電力生產(chǎn)、運(yùn)營、維護(hù)及管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各基層單位在電力生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。包括但不限于發(fā)電設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)檔案、電網(wǎng)建設(shè)與改造檔案、電力安全生產(chǎn)檔案、電力營銷檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)電力生產(chǎn)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則全面收集電力生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整，能夠準(zhǔn)確反映電力生產(chǎn)的全過程。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，與電力生產(chǎn)實(shí)際情況相符，嚴(yán)禁虛假信息進(jìn)入檔案。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.服務(wù)性原則檔案管理工作要以服務(wù)電力生產(chǎn)、運(yùn)營和管理為宗旨，方便檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理電力生產(chǎn)檔案。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司電力生產(chǎn)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定電力生產(chǎn)檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門、各基層單位的檔案管理工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。4.負(fù)責(zé)電力生產(chǎn)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。5.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)電力生產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和資源共享。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。7.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司電力生產(chǎn)、運(yùn)營和管理提供檔案信息支持。（二）各部門、基層單位檔案管理職責(zé)1.各部門、基層單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位電力生產(chǎn)檔案的收集、整理和移交工作。2.負(fù)責(zé)將本部門、本單位在電力生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期移交公司檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、查閱利用等工作，確保檔案管理工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.電力生產(chǎn)規(guī)劃、計(jì)劃、方案、總結(jié)等文件材料。2.發(fā)電設(shè)備選型、采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、檢修等全過程的文件材料，包括設(shè)備技術(shù)資料、運(yùn)行記錄、檢修報(bào)告、試驗(yàn)數(shù)據(jù)等。3.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收資料等。4.電力安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、事故報(bào)告與處理記錄、安全檢查與隱患排查資料等。5.電力營銷業(yè)務(wù)中的客戶檔案、用電合同、電費(fèi)結(jié)算資料、市場(chǎng)分析報(bào)告等。6.電力技術(shù)創(chuàng)新、科研項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、專利申請(qǐng)等文件材料。7.與電力生產(chǎn)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、文件、通知、簡報(bào)等。8.其他與電力生產(chǎn)活動(dòng)有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、基層單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門、本單位產(chǎn)生的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)重要的電力生產(chǎn)活動(dòng)，應(yīng)同步收集相關(guān)文件材料，實(shí)行全過程跟蹤收集。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保其真實(shí)性和完整性。（三）整理原則與方法1.遵循電力生產(chǎn)活動(dòng)的規(guī)律和特點(diǎn)，按照檔案形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理。2.電力生產(chǎn)檔案一般分為一級(jí)類目、二級(jí)類目和三級(jí)類目。一級(jí)類目可設(shè)發(fā)電、電網(wǎng)、安全、營銷、技術(shù)等；二級(jí)類目根據(jù)一級(jí)類目進(jìn)一步細(xì)分，如發(fā)電類可分為設(shè)備管理、運(yùn)行管理、檢修管理等；三級(jí)類目再根據(jù)二級(jí)類目細(xì)化，如設(shè)備管理類可分為設(shè)備選型、設(shè)備采購、設(shè)備安裝等。3.每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.對(duì)文件材料進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等，確保檔案信息的準(zhǔn)確記錄。5.按照整理好的分類體系，將文件材料裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.電力生產(chǎn)檔案分類應(yīng)結(jié)合電力行業(yè)特點(diǎn)和公司實(shí)際情況，采用科學(xué)合理的分類方法。2.可按照電力生產(chǎn)的業(yè)務(wù)流程、管理職能等進(jìn)行分類，確保分類清晰、便于管理和利用。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)簡潔明了，易于識(shí)別和記憶。2.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示檔案順序號(hào)。例如，發(fā)電設(shè)備運(yùn)行檔案編號(hào)為FD001，其中FD表示發(fā)電設(shè)備運(yùn)行檔案類別，001表示該類檔案中的第1份。3.對(duì)于同一類檔案中的不同年度檔案，可在編號(hào)后增加年度標(biāo)識(shí)，如FD0012023，表示發(fā)電設(shè)備運(yùn)行檔案中的第1份，是2023年度的檔案。五、檔案的保管期限（一）確定原則1.根據(jù)電力生產(chǎn)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合確定保管期限。2.保管期限分為永久、長期和短期。（二）保管期限劃分1.永久保管的檔案電力生產(chǎn)規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等具有重要?dú)v史意義和長期利用價(jià)值的文件材料。發(fā)電設(shè)備、電網(wǎng)設(shè)施的總體設(shè)計(jì)文件、重大改造項(xiàng)目資料等。電力安全生產(chǎn)事故的詳細(xì)調(diào)查處理報(bào)告及相關(guān)重要文件。涉及公司重大權(quán)益、具有法律效力的合同、協(xié)議等文件。2.長期保管的檔案發(fā)電設(shè)備、電網(wǎng)設(shè)施的一般性技術(shù)資料、運(yùn)行記錄、檢修報(bào)告等，保管期限一般為30年。電力營銷業(yè)務(wù)中的重要客戶檔案、長期用電合同等，保管期限一般為30年。電力技術(shù)創(chuàng)新、科研項(xiàng)目的主要研究成果及相關(guān)文件，保管期限一般為30年。3.短期保管的檔案電力生產(chǎn)活動(dòng)中形成的一般性文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、通知、簡報(bào)等，保管期限一般為10年。電力生產(chǎn)日常工作中的臨時(shí)性文件，如短期工作計(jì)劃、報(bào)表等，保管期限一般為5年。六、檔案的存儲(chǔ)與保護(hù)（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，防塵、防蟲、防鼠、防火、防盜、防潮、防光、防污染等設(shè)施齊全。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，并保持排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，同一類檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查閱。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，可采用縮微、數(shù)字化等技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，提高檔案的存儲(chǔ)安全性和利用效率。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，防止檔案在借閱過程中受到損壞或丟失。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用。2.優(yōu)先滿足公司電力生產(chǎn)、運(yùn)營和管理等工作的需要，為公司發(fā)展提供有力支持。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料。查閱或借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。2.如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)仍有一定利用價(jià)值，但保管期限已滿的檔案，可適當(dāng)延長保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存，以備查考。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電力生產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，為公司電力生產(chǎn)、運(yùn)營和管理提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的快速錄入，并按照分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保檔案信息的準(zhǔn)確記錄和安全存儲(chǔ)。2.檢索查詢提供多種檢索查詢方式，如按關(guān)鍵詞、分類、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等全過程的信息化管理，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理具備完善的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與備份1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.