PAGE健全基層檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織基層檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各基層部門及相關崗位涉及的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標準和邏輯順序，對檔案進行科學整理，保持檔案之間的有機聯(lián)系。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應便于查閱、利用和維護，提高工作效率。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導各基層部門檔案管理工作，組織檔案業(yè)務培訓。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，進行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和利用等工作。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。5.參與公司/組織重大活動、項目的檔案管理工作，提供檔案支持與服務。（二）基層部門檔案管理員職責1.在檔案管理部門的指導下，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照檔案管理要求，對本部門產生的各類文件材料進行分類、編號、裝訂，確保檔案的規(guī)范性。3.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、盤點等工作，及時反饋本部門檔案管理情況。5.負責本部門檔案的日常查閱、借閱登記及歸還工作，確保檔案的安全使用。（三）其他部門及人員職責1.各部門應指定專人負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并及時移交檔案管理員。2.公司/組織全體員工應遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、資質證書等。2.業(yè)務管理類：涵蓋公司/組織各業(yè)務部門在業(yè)務開展過程中形成的文件、合同協(xié)議、項目資料、市場調研、銷售記錄等。3.財務審計類：包含財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。4.技術研發(fā)類：涉及公司/組織的技術研發(fā)項目文檔、專利證書、技術標準、產品資料等。5.黨群工作類：如黨組織文件、黨員檔案、工會活動記錄等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。例如：2023XZ001，其中“2023”表示檔案形成年度，“XZ”表示行政管理類別的代碼，“001”為該類別下的流水號。2.各類別代碼如下：行政管理類：XZ業(yè)務管理類：YW財務審計類：CW技術研發(fā)類：JS黨群工作類：DQ3.流水號從“001”開始依次遞增，確保每個檔案編號的唯一性。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內部各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等材料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.公司/組織員工個人在工作中產生的重要業(yè)務資料、獲獎證書等。4.上級主管部門下發(fā)的與公司/組織相關的文件、通知等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。公文類文件應在發(fā)文后[X]個工作日內收集齊全，業(yè)務資料應在業(yè)務活動結束后[X]個工作日內整理收集。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得擅自剪裁、涂改、損毀。對于電子文件，應確保其存儲格式的通用性和可讀性，并進行備份存儲。3.對收集到的文件材料進行初步篩選，剔除重復、無用的文件，保留具有保存價值的材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，對收集到的文件材料進行分類。同一類別的文件應集中在一起，不同類別的文件應分開整理。2.編號：對每一份文件材料進行編號，編號應與檔案編號規(guī)則一致。編號應清晰、準確地標注在文件材料的首頁右上角。3.裝訂：對于紙質文件，應去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。對于電子文件，應按照一定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的文件夾中，文件夾命名應與檔案類別一致。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。檔案目錄應打印成冊，并與檔案一同存放。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.根據檔案的歷史價值、現實利用價值和保存價值，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、歷史聯(lián)系、實事求是、慎重決定的原則。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家及檔案管理人員組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據檔案的內容、來源和形成時間等因素，綜合判斷檔案的價值。3.對于重要的、具有長期保存價值的檔案，應重點進行鑒定和評估，確保其完整性和準確性。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如公司/組織的成立文件、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務決算等。2.長期保管：對公司/組織在一定時期內具有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。如年度工作計劃與總結、一般性業(yè)務合同、人事任免文件等。3.短期保管：對公司/組織在較短時間內具有參考價值的檔案，保管期限為[X]年以下。如臨時性的會議記錄、一般性的通知等。（四）保管期限調整1.檔案保管期限應根據公司/組織發(fā)展和檔案實際利用情況進行適時調整。2.對于已過保管期限但仍有重要利用價值的檔案，應重新鑒定其保管期限，并辦理延長保管期限的手續(xù)。3.對于確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。六、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調節(jié)設備等。（二）檔案裝具1.使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案。檔案裝具應堅固耐用，便于檔案的存放和查找。2.檔案裝具應按照檔案類別、保管期限等進行合理排列，確保檔案存放有序。（三）檔案存放方式1.紙質檔案應按照檔案編號順序依次上架存放，不同類別的檔案應分開存放，并設置明顯的標識。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。3.聲像檔案應按照載體類型分別存放，并做好標識和說明。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如有問題應及時采取措施進行處理。2.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。未經批準，任何人不得擅自進入檔案庫房。3.對檔案庫房的溫濕度、消防器材等進行定期檢查和維護，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限變更等情況，做到賬物相符。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經所在部門負責人批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱涉及公司/組織機密的檔案，需經公司/組織保密部門審核，并報公司/組織領導批準。3.外部單位查閱檔案，應提前與公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍及用途等，經公司/組織相關領導批準后，方可查閱。查閱過程中，應安排專人陪同，并嚴格遵守公司/組織的保密規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人持批準后的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據申請表提供的信息，查找并提供相應檔案。2.查閱人應在檔案查閱登記本上詳細記錄查閱檔案的名稱、編號、查閱時間、查閱用途等信息。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查核對，確保檔案的完整無損。（三）利用方式1.檔案管理部門應積極為公司/組織內部各部門提供檔案查閱、借閱服務，支持公司/組織各項工作的開展。2.根據公司/組織業(yè)務需求，檔案管理部門可對檔案進行整理、編研，形成專題資料、統(tǒng)計報表等，為公司/組織決策提供參考依據。3.對于重要的檔案資料，檔案管理部門可組織相關人員進行研討、分析，充分發(fā)揮檔案的信息資源價值。八、檔案的借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，公司/組織內部人員可借閱與其工作相關的檔案。2.外部單位因合作項目、審計調查等特殊情況，經公司/組織批準后，可借閱相關檔案。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案或涉及機密的檔案借閱期限應根據具體情況確定，最長不得超過[X]個工作日。（三）借閱手續(xù)1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人審核簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)。借閱人應在檔案借閱登記本上簽字確認，并領取借閱的檔案。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、涂改、損毀檔案。如因工作需要復印檔案，應按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案。如需續(xù)借，應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經批準后方可續(xù)借。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行嚴格保密。2.明確檔案的密級劃分，對不同密級的檔案采取相應的保密措施。密級分為絕密、機密、秘密三級。3.絕密級檔案應專人專管，僅限公司/組織高層領導查閱；機密級檔案應嚴格限制查閱范圍，查閱需經公司/組織相關領導批準；秘密級檔案應在規(guī)定的范圍內查閱、使用。4.檔案管理人員不得向無關人員泄露檔案內容，不得在私人通信、公開場合談論檔案機密信息。5.對檔案的查閱、借閱、復印等環(huán)節(jié)進行嚴格登記，記錄查閱人、借閱人、復印內容等信息，以便跟蹤檔案的流向。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.配備完善的消防設施，定期進行消防演練，提高檔案管理人員的消防安全意識和應急處置能力。3.對檔案數據進行定期備份，并異地存儲，防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。4.嚴格控制檔案庫房的人員進出，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。檔案管理人員離開庫房時，應確保門窗關閉、設備斷電。5.制定檔案安全應急預案，明確在發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件時的應急處置措施，確保檔案的安全。十、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內容包括檔案數量、類別、保管期限、查閱人次、借閱數量等。統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，并定期上報公司/組織領導。3.通過檔案統(tǒng)計分析，掌握檔案管理工作的動態(tài)，發(fā)現存在的問題，為檔案管理決策提供依據。（二）移交工作1.基層部門檔案管理員應定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。移交時間為每年的[X]月底前，具體移交清單由檔案管理部門制定。2.移交檔案時，雙方應按照檔案移交清單進行清點核對，確保檔案的數量、質量和完整性。核對無誤后，雙方在移交清單上簽字確認。3.檔案管理部門應對接收的檔案進行認真檢查，如發(fā)現問題應及時與移交部門溝通解決。4.對于已到保管期限的檔案，檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀處理，并做好相關記錄。十一、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質量，方便檔案查閱和利用，提升檔案服務水平。（二）數字化處理1.對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保圖像清晰、可讀。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理，去除圖像中的雜質、污點等，提高圖像質量。3.按照檔案編號規(guī)則對數字化檔案進行命名和分類存儲，建立電子檔案數據庫。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等信息，實現借閱流程的信息化管理。4.權限控制：根據用戶的角色和權限，設置不同的檔案查閱、利用權限，確保檔案信息的安全。5.