PAGE《工程檔案管理制度》一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運營管理、維護(hù)維修及技術(shù)改造等提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目前期策劃、設(shè)計、施工、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的管理。包括但不限于新建、改建、擴(kuò)建工程，技術(shù)改造項目，設(shè)備安裝工程等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司工程檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各工程項目部及相關(guān)部門配合，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則工程檔案應(yīng)全面反映工程建設(shè)全過程，涵蓋項目從立項到竣工的各個環(huán)節(jié)，包括項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則工程檔案內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，與工程實際情況相符，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁弄虛作假。4.系統(tǒng)性原則工程檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性，便于查找、利用和保管。5.及時性原則各部門和人員應(yīng)及時將工程建設(shè)過程中形成的文件材料收集、整理、歸檔，確保檔案的時效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司工程檔案管理制度，并監(jiān)督實施。2.負(fù)責(zé)公司工程檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期對工程檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司所有工程項目的檔案，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.組織開展工程檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和完整。5.參與工程項目的竣工驗收，對工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，出具檔案驗收意見。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供工程檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）工程項目部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項目部工程檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理部門的要求，制定本項目部工程檔案管理細(xì)則，明確檔案管理人員職責(zé)，規(guī)范檔案管理流程。3.負(fù)責(zé)對本項目部各部門和人員形成的文件材料進(jìn)行定期檢查和督促，確保文件材料及時歸檔。4.在工程項目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案的預(yù)立卷工作，對重要文件材料進(jìn)行重點收集和整理。5.參與工程項目竣工驗收前的檔案自查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，確保工程檔案符合驗收要求。6.負(fù)責(zé)向檔案管理部門移交本項目部竣工后的工程檔案，并辦理交接手續(xù)。（三）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對本工程項目檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。2.協(xié)調(diào)解決工程檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，督促各部門和人員做好檔案工作。3.審核本工程項目重要文件材料，保證文件材料的質(zhì)量和真實性。4.在工程項目竣工驗收時，負(fù)責(zé)組織檔案驗收工作，確保工程檔案順利通過驗收。（四）文件形成部門和人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程建設(shè)過程中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向項目部檔案管理人員移交。2.確保所形成的文件材料真實、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理要求，對文件材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.在文件材料形成過程中，嚴(yán)格按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行格式、簽字蓋章等操作，并及時將文件材料提交給相關(guān)部門和人員審核。三、工程檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)工程檔案按照工程項目的階段和文件性質(zhì)分為以下幾大類：1.項目前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計文件包括初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知、技術(shù)交底文件等。3.施工文件包括施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.竣工驗收文件包括工程竣工驗收報告、工程竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工圖等。6.其他文件包括工程聲像資料、電子文件、與工程相關(guān)的合同協(xié)議、來往信函等。（二）編號規(guī)則工程檔案編號采用“項目代碼檔案類別代碼年度流水號”的格式，具體如下：1.項目代碼：按照公司工程項目編碼規(guī)則確定，用于標(biāo)識具體工程項目。2.檔案類別代碼：根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩位字母表示各類檔案，如“XQ”表示項目前期文件，“SJ”表示設(shè)計文件，“SG”表示施工文件，“JL”表示監(jiān)理文件，“JY”表示竣工驗收文件，“QT”表示其他文件。3.年度：用四位數(shù)字表示文件形成的年份。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號。例如，某工程項目2023年形成的一份施工組織設(shè)計文件，其編號為：[項目代碼]SG20230001。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時將工程建設(shè)過程中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙張，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲完整。3.對于重要文件材料，如工程變更文件、重大質(zhì)量事故處理文件等，應(yīng)及時進(jìn)行備份，確保文件的安全性。（二）整理要求1.工程檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照文件形成時間順序排列。2.每份文件材料應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置在文件正面右上角、背面左上角。3.對于圖紙類文件，應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)包含“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期等內(nèi)容。4.電子文件應(yīng)按照紙質(zhì)文件的分類和編號進(jìn)行整理，存儲在專用的存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。五、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程項目部應(yīng)在工程建設(shè)過程中，定期將整理好的工程檔案向公司檔案管理部門歸檔，歸檔時間不得晚于工程進(jìn)度的實際情況。2.歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、檔案名稱、檔案數(shù)量、移交日期等，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門在接收工程檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案移交清單，對不符合要求的檔案應(yīng)及時退回項目部進(jìn)行整改。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全性和保密性。六、工程檔案的利用與借閱（一）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案時，可以直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，及時提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因特殊原因需要借閱工程檔案時，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提出申請，說明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，并提交單位介紹信和身份證明。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)填寫借閱登記表，明確借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請。借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得擅自更改、刪除檔案信息。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則工程檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、確保重點、便于利用的原則，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織公司成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項目部負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對工程檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否全面反映工程建設(shè)全過程，是否存在缺項、漏項。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對檔案內(nèi)容與工程實際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確可靠。3.檔案的時效性：評估檔案對當(dāng)前和未來公司工程建設(shè)、運營管理等工作的利用價值。4.檔案的保管狀況：檢查檔案的紙質(zhì)和電子載體是否完好，是否存在損壞、變質(zhì)等情況。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的工程檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、檔案名稱、檔案數(shù)量、銷