PAGE工程檔案工作規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、維護(hù)、管理及竣工驗(yàn)收等提供可靠依據(jù)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)所有工程項(xiàng)目檔案的管理工作，包括但不限于新建、改建、擴(kuò)建工程以及技術(shù)改造、設(shè)備更新等項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)全過(guò)程的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，確保檔案齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)程序和內(nèi)在規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、組卷，保持其系統(tǒng)性和連貫性。5.及時(shí)性原則：工程文件資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理、歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（四）管理職責(zé)1.公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各工程項(xiàng)目部的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司/組織重要工程項(xiàng)目檔案，對(duì)檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收、保管和利用。2.工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。配備專（兼）職檔案管理人員，明確其職責(zé)，保障檔案管理工作順利開(kāi)展。接受公司/組織檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。二、工程文件材料的形成與積累（一）文件材料來(lái)源1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。2.勘察設(shè)計(jì)文件：勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工過(guò)程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書(shū)、工程結(jié)算文件等。6.其他文件：與工程建設(shè)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、協(xié)議合同等。（二）文件材料形成要求1.各部門(mén)和崗位人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)形成各自工作范圍內(nèi)的文件材料，并確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。3.涉及電子文件的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)和備份，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）文件材料積累1.工程項(xiàng)目部應(yīng)建立文件材料積累制度，明確各階段文件材料的收集范圍和責(zé)任人。2.各責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集、整理本崗位形成的文件材料，定期交至項(xiàng)目檔案管理人員處進(jìn)行集中管理。3.在工程建設(shè)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件材料缺失或不完整，應(yīng)及時(shí)追溯并補(bǔ)充完善。三、工程檔案的整理（一）整理原則遵循工程建設(shè)程序和文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.工程前期文件：按照項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、用地等不同階段進(jìn)行分類。2.勘察設(shè)計(jì)文件：按專業(yè)類別、設(shè)計(jì)階段等分類。3.施工過(guò)程文件：依據(jù)施工工序、專業(yè)性質(zhì)等分類，可分為建筑工程、安裝工程等大類，再細(xì)分各子項(xiàng)。4.監(jiān)理文件：按監(jiān)理工作內(nèi)容和階段分類。5.竣工驗(yàn)收文件：按照竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等類別分類。6.其他文件：根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類。（三）立卷要求1.同一項(xiàng)目（或同一卷）內(nèi)的文件材料應(yīng)按其形成時(shí)間順序排列，密不可分的文件應(yīng)依序排列在一起。2.卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.卷內(nèi)文件應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編寫(xiě)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件正面在右下角、背面在左下角編寫(xiě)。4.卷內(nèi)文件應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容，序號(hào)應(yīng)連續(xù)。5.不同載體的文件應(yīng)分別立卷，如紙質(zhì)文件與電子文件應(yīng)分開(kāi)。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)文件應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)折疊成A4紙大小后裝訂。3.電子文件應(yīng)按照一定格式存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，以便于查找和利用。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.工程前期文件應(yīng)在項(xiàng)目完成相應(yīng)審批手續(xù)后及時(shí)歸檔。2.勘察設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)任務(wù)完成后歸檔。3.施工過(guò)程文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，分部、分項(xiàng)工程完工后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔該部分文件。4.監(jiān)理文件應(yīng)按監(jiān)理工作階段及時(shí)歸檔。5.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.工程項(xiàng)目部檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.自查合格后，填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份由項(xiàng)目部留存，一份隨檔案移交公司/組織檔案管理部門(mén)。3.公司/組織檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)反饋?lái)?xiàng)目部進(jìn)行整改，整改合格后重新辦理移交手續(xù)。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.檔案移交清單應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、卷號(hào)、歸檔時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，并確保其可讀性和完整性。五、工程檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案架等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，按照檔案類別、年度、項(xiàng)目等順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類型分別存放，建立電子檔案目錄索引，便于快速檢索。3.對(duì)于重要的工程檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保存的檔案：涉及工程建設(shè)重要決策、重大變更、關(guān)鍵技術(shù)資料以及對(duì)工程質(zhì)量和安全有重大影響的文件等。長(zhǎng)期保存的檔案：工程建設(shè)一般過(guò)程文件、重要設(shè)備資料等，保管期限為30年。短期保存的檔案：一般性文件資料，保管期限為10年。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值進(jìn)行確定，并在檔案整理和歸檔時(shí)明確標(biāo)注。（四）檔案清查1.公司/組織檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工程檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的安全和完整。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。六、工程檔案的利用（一）利用范圍1.工程建設(shè)單位內(nèi)部人員因工程建設(shè)、維護(hù)、管理等工作需要查閱檔案。2.相關(guān)部門(mén)因?qū)徲?jì)、監(jiān)督、檢查等工作需要查閱檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案。（二）利用流程1.查閱人員填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后提交至公司/組織檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無(wú)損。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)表編號(hào)、查閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、檔案歸還時(shí)間等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（四）保密規(guī)定1.涉及工程機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱情況進(jìn)行保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露查閱人員的信息和查閱內(nèi)容。3.如需對(duì)外提供檔案復(fù)印件或摘錄件，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并注明用途和保密要求。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限和檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家以及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管狀況。2.參考檔案的保管期限、利用情況以及公司/組織的實(shí)際需求，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于涉及重要工程信息、歷史資料等具有潛在價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行特殊保管。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀過(guò)程應(yīng)