PAGE中國檔案副本制度始于一、總則（一）目的本制度旨在明確中國檔案副本制度的起始相關(guān)規(guī)定，規(guī)范檔案副本的管理流程，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整、安全及有效利用，維護(hù)公司/組織正常運營秩序，保障相關(guān)權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù)活動的部門、崗位和人員，包括但不限于檔案形成部門、檔案保管部門、檔案利用部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案副本制度的建立與實施合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案副本應(yīng)如實反映原始檔案的內(nèi)容，不得篡改、偽造，保證檔案信息的真實性和可靠性。3.完整性原則：涵蓋檔案副本形成、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，確保檔案副本的管理體系完整，不遺漏重要信息和流程。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密、敏感信息的檔案副本，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便利性原則：在確保檔案安全和質(zhì)量的前提下，優(yōu)化檔案副本管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項工作提供便利。二、檔案副本制度的起源與發(fā)展概述（一）中國檔案副本制度的起源背景中國檔案副本制度的形成有著特定的歷史背景和發(fā)展脈絡(luò)。在早期的社會管理和經(jīng)濟(jì)活動中，隨著信息量的不斷增加和對信息留存、共享需求的日益凸顯，檔案副本制度逐漸萌芽。例如，在古代官府的政務(wù)處理中，為了便于不同部門之間協(xié)同辦公以及對重要決策依據(jù)的留存查證，開始出現(xiàn)對重要文書進(jìn)行復(fù)制留存的做法。隨著時間的推移，這種做法不斷發(fā)展和完善，逐漸形成了較為系統(tǒng)的檔案副本制度。（二）發(fā)展歷程中的關(guān)鍵節(jié)點與變革在不同歷史時期，中國檔案副本制度經(jīng)歷了諸多變革。從古代的手工抄寫副本，到近現(xiàn)代隨著印刷技術(shù)的發(fā)展采用機械復(fù)制等方式；從簡單的副本留存用于內(nèi)部查閱，到逐漸拓展至對外提供副本服務(wù)以滿足社會各方面需求。在新中國成立后，檔案副本制度進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，適應(yīng)了社會主義建設(shè)和國家治理的需要。例如，在計劃經(jīng)濟(jì)時期，檔案副本為國家經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、資源調(diào)配等提供了重要依據(jù)；改革開放以來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對外開放的擴大，檔案副本制度不斷調(diào)整優(yōu)化，以更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和保障公民、法人的合法權(quán)益。三、檔案副本的形成（一）形成主體與職責(zé)1.檔案形成部門負(fù)責(zé)對本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行整理、鑒定，確定需要制作副本的檔案清單。按照規(guī)定的格式和要求，準(zhǔn)確、完整地制作檔案副本。對制作完成的檔案副本進(jìn)行初步審核，確保副本內(nèi)容與原始檔案一致。2.檔案保管部門協(xié)助檔案形成部門確定檔案副本制作范圍，提供技術(shù)指導(dǎo)和支持。對檔案副本進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給形成部門進(jìn)行整改。負(fù)責(zé)接收檔案形成部門移交的檔案副本，并進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記和存儲。3.特殊情況下其他相關(guān)部門在涉及多部門聯(lián)合形成檔案或檔案歸屬存在爭議等特殊情況下，相關(guān)部門應(yīng)按照協(xié)商確定的職責(zé)分工，協(xié)同完成檔案副本的形成工作。（二）形成流程1.檔案整理與鑒定檔案形成部門在檔案整理過程中，根據(jù)檔案的重要性、利用頻率、保存期限等因素，對檔案進(jìn)行鑒定，確定哪些檔案需要制作副本。鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，并存檔備查。2.副本制作根據(jù)檔案的性質(zhì)、載體形式等，選擇合適的制作方式，如復(fù)印、掃描、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等。在制作副本過程中，要確保副本內(nèi)容清晰、完整，與原始檔案保持一致。對于重要檔案或有特殊要求的檔案，應(yīng)采用高精度的制作設(shè)備和技術(shù)，保證副本質(zhì)量。制作完成的檔案副本應(yīng)注明制作日期、制作人員、原始檔案編號等信息。3.審核與移交檔案形成部門對制作完成的檔案副本進(jìn)行內(nèi)部審核，審核內(nèi)容包括副本與原始檔案的一致性、副本信息的準(zhǔn)確性、制作格式的規(guī)范性等。審核通過后，填寫檔案副本移交清單，將副本移交至檔案保管部門。檔案保管部門在接收檔案副本時，應(yīng)再次核對移交清單與副本內(nèi)容，對副本進(jìn)行質(zhì)量抽檢。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知檔案形成部門進(jìn)行處理。抽檢合格后，辦理簽收手續(xù)，并將檔案副本按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行妥善保管。四、檔案副本的保管（一）保管場所與設(shè)施1.保管場所選擇檔案保管部門應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場所作為檔案副本的保管地點。保管場所應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等，確保檔案副本的存儲環(huán)境適宜。2.保管設(shè)施配備根據(jù)檔案副本的存儲方式和數(shù)量，配備相應(yīng)的保管設(shè)施，如檔案柜、貨架、光盤存儲設(shè)備、磁帶存儲設(shè)備等。保管設(shè)施應(yīng)具備良好的承載能力和防護(hù)性能，確保檔案副本的安全存放。安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，保障保管場所的安全和環(huán)境穩(wěn)定。（二）保管方式與分類1.保管方式對于紙質(zhì)檔案副本，可以采用分類上架存放的方式，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。對于電子檔案副本，應(yīng)采用數(shù)字化存儲方式，按照電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的來源進(jìn)行分類，如分為內(nèi)部檔案副本、外部檔案副本等。按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)進(jìn)行分類，如分為行政管理檔案副本、業(yè)務(wù)檔案副本、財務(wù)檔案副本等。按照檔案的保管期限進(jìn)行分類，如分為短期檔案副本、中期檔案副本、長期檔案副本等。（三）保管期限與銷毀1.保管期限確定根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實際情況，確定各類檔案副本的保管期限。保管期限應(yīng)明確、合理，確保檔案副本在規(guī)定期限內(nèi)能夠滿足公司/組織的各項工作需求。2.到期銷毀程序檔案保管部門在檔案副本保管期限屆滿前，應(yīng)提前進(jìn)行清理和鑒定，確定需要銷毀的檔案副本清單。填寫檔案副本銷毀申請表，詳細(xì)說明銷毀檔案副本的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，報經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由檔案保管部門會同相關(guān)部門按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，記錄應(yīng)存檔備查。對于涉及重要信息或有特殊要求的檔案副本，銷毀前應(yīng)進(jìn)行脫密處理，確保信息安全。五、檔案副本的利用（一）利用主體與權(quán)限1.內(nèi)部利用主體與權(quán)限公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可以申請查閱利用檔案副本。查閱利用權(quán)限應(yīng)根據(jù)部門職責(zé)和工作需求進(jìn)行設(shè)定，確保檔案信息的合理使用。一般工作人員查閱利用檔案副本，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人查閱利用檔案副本，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要檔案副本或跨部門查閱利用的，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部利用主體與權(quán)限外部單位或個人因合法事由需要查閱利用公司/組織檔案副本的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請。申請時應(yīng)提交相關(guān)證明材料，說明查閱利用的目的、范圍等。外部利用申請需經(jīng)公司/組織檔案管理部門審核，并報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照規(guī)定的方式和要求提供檔案副本查閱利用服務(wù)。對于涉及公司/組織機密、敏感信息的檔案副本，外部利用應(yīng)嚴(yán)格按照保密協(xié)議進(jìn)行管理，限制查閱利用范圍和方式。（二）利用流程1.利用申請利用主體填寫檔案副本利用申請表，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案副本的名稱、數(shù)量、查閱利用期限等信息。將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批部門進(jìn)行審批。2.審批審批部門根據(jù)利用主體的權(quán)限和申請內(nèi)容進(jìn)行審核，如申請事項符合規(guī)定，予以批準(zhǔn)；如不符合規(guī)定，應(yīng)說明理由并退回申請。3.查閱利用利用主體憑審批通過的申請表到檔案保管部門辦理查閱利用手續(xù)。檔案保管部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案副本，并對查閱利用過程進(jìn)行監(jiān)督。利用主體應(yīng)在規(guī)定的查閱利用期限內(nèi)歸還檔案副本，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案副本內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案副本信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序另行申請。4.利用登記與反饋檔案保管部門對檔案副本的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用主體、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。利用結(jié)束后，檔案保管部門應(yīng)及時了解利用主體對檔案副本利用效果的反饋，以便對檔案副本管理工作進(jìn)行改進(jìn)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體與職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對檔案副本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期或不定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括檔案副本的形成、保管、利用等各個環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，檔案管理部門及相關(guān)人員的履職情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.檔案管理部門內(nèi)部自查檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機制，定期對本部門檔案副本管理工作進(jìn)行自查自糾。自查內(nèi)容包括檔案副本制作質(zhì)量、保管環(huán)境、利用服務(wù)等方面，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題，不斷提高檔案副本管理水平。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容檔案副本制度的執(zhí)行情況，包括各部門和人員是否按照制度規(guī)定履行職責(zé)。檔案副本的質(zhì)量，如副本內(nèi)容與原始檔案的一致性、制作格式的規(guī)范性等。檔案保管場所的安全與環(huán)境狀況，如溫濕度控制、防火防盜措施等。檔案副本利用的合規(guī)性，包括利用申請審批、查閱利用過程、信息反饋等環(huán)節(jié)。2.檢查方式定期檢查：制定年度或季度監(jiān)督檢查計劃，按照計劃對檔案副本管理工作進(jìn)行全面檢查。不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案副本管理的重點環(huán)節(jié)、重點部門或重點檔案進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。專項檢查：針對檔案副本管理中的特定問題或突發(fā)事件，開展專項檢查，深入調(diào)查分析原因，提出針對性的解決方案。（三）問題處理與整改1.問題發(fā)現(xiàn)與記錄監(jiān)督檢查人員在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄問題的性質(zhì)、發(fā)生部門、責(zé)任人、影響范圍等信息。2.問題分析與評估對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，評估其對檔案副本管理工作和公司/組織正常運營的影響程度，確定問題的嚴(yán)重等級。3.整改措施制定與實施針對問題，由責(zé)任部門制定具體的整改措施，明確整改目標(biāo)、整改期限、整改責(zé)任人等。整改措施應(yīng)具有可操作性和針對性，確保問題得到有效解決。整改措施實施過程中，監(jiān)督檢查部門應(yīng)跟蹤進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決整改過程中遇到的困難。4.整改效果驗收整改期限屆滿后，由監(jiān)督檢查部門對整改效果進(jìn)行驗收。驗收合格后，問題處理結(jié)束；驗收不合格的，應(yīng)要求責(zé)任部門重新整改，直至達(dá)到整改要求。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/