PAGE事業(yè)檔案借閱利用制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織事業(yè)檔案的管理，規(guī)范檔案的借閱利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要借閱利用本公司/組織事業(yè)檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循保密原則，對涉及公司/組織機密的檔案信息嚴格保密，防止泄露。3.堅持方便利用與確保安全相結合的原則，在保障檔案安全的前提下，為檔案利用者提供便捷服務。二、檔案借閱利用的范圍（一）內(nèi)部借閱利用范圍1.公司/組織員工因工作需要查閱與本人工作相關的檔案資料，如項目文件、合同協(xié)議、業(yè)務記錄等。2.各部門為開展業(yè)務工作，需要查閱相關業(yè)務領域的檔案，以獲取參考依據(jù)、借鑒經(jīng)驗等。3.公司/組織內(nèi)部進行審計、調(diào)查、考核等工作時，相關人員根據(jù)工作要求查閱所需檔案。（二）外部借閱利用范圍1.因合作項目需要，合作單位經(jīng)公司/組織授權后，可查閱與合作項目相關的檔案資料。2.政府部門、司法機關等依法依規(guī)查閱公司/組織相關檔案時，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.其他經(jīng)公司/組織批準的外部單位或個人，因特定工作需要查閱檔案的情況。三、檔案借閱申請與審批（一）內(nèi)部借閱申請與審批1.員工如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案名稱、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對借閱申請進行審批，簽署意見。3.經(jīng)部門負責人批準后，申請表交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，核實檔案是否可借閱，并辦理借閱手續(xù)。（二）外部借閱申請與審批1.外部單位或個人申請借閱檔案時，應向公司/組織提交正式的借閱申請函，說明借閱單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱及用途等。2.公司/組織相關業(yè)務部門對外部借閱申請進行初審，評估其必要性和合規(guī)性，并簽署意見。3.初審通過后，申請函提交至公司/組織分管領導審批。分管領導根據(jù)情況決定是否批準借閱，并簽署審批意見。4.檔案管理部門收到經(jīng)批準的外部借閱申請函后，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。四、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.檔案管理部門在辦理借閱手續(xù)時，應對借閱人、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預計歸還日期等信息進行詳細登記，建立《檔案借閱登記簿》。2.借閱人應在登記簿上簽字確認，明確借閱責任。（二）借閱憑證發(fā)放1.根據(jù)借閱登記情況，為借閱人發(fā)放《檔案借閱證》或其他借閱憑證。借閱憑證應注明借閱檔案信息及借閱期限等內(nèi)容。2.借閱人憑借閱憑證到檔案庫房借閱檔案。（三）借閱限制1.嚴格控制檔案借閱數(shù)量，一般情況下，每次借閱檔案數(shù)量不得超過[X]卷（冊）。如有特殊情況需要多卷（冊）借閱，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。2.對于重要、機密檔案，應實行專人專管，嚴格限制借閱范圍和借閱時間。五、檔案利用方式（一）查閱1.借閱人可在檔案管理部門指定的查閱場所查閱檔案。查閱時，應保持安靜，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。復印份數(shù)應根據(jù)實際需要合理確定，不得隨意多印。（二）摘錄1.借閱人因工作需要摘錄檔案內(nèi)容時，應使用統(tǒng)一的摘錄用紙，并在摘錄內(nèi)容上注明檔案出處。2.摘錄完成后，摘錄用紙應與借閱檔案一并歸還檔案管理部門。（三）借出1.原則上檔案不得借出公司/組織。如因特殊情況確需借出，應經(jīng)公司/組織主要領導批準。2.借出檔案時，檔案管理部門應對檔案進行清點、核對，并與借閱人簽訂《檔案借出協(xié)議》，明確雙方責任和歸還要求。3.借閱人應按照協(xié)議約定的時間和方式歸還檔案，檔案管理部門應對歸還檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。六、檔案歸還與注銷（一）歸還1.借閱人應在預計歸還日期前歸還所借檔案。如因特殊原因需要延期歸還，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.歸還檔案時，借閱人應將檔案整理整齊，確保檔案完整無損，并在《檔案借閱登記簿》上簽字確認歸還情況。（二）注銷1.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應對借閱記錄進行核對，確認無誤后，在《檔案借閱登記簿》上注銷該借閱記錄。2.如借閱人未按時歸還檔案或檔案有損壞、丟失等情況，檔案管理部門應及時采取措施，督促借閱人歸還檔案或賠償損失，并按照規(guī)定追究相關責任。七、檔案保密與安全（一）保密要求1.借閱人應對所借閱檔案的內(nèi)容嚴格保密，不得向無關人員泄露檔案信息。2.對于涉及公司/組織機密的檔案，借閱人應采取必要的保密措施，如妥善保管、不得帶出規(guī)定場所等。3.檔案管理部門工作人員應對檔案借閱利用過程中的保密情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）安全保障措施1.檔案管理部門應確保檔案庫房的安全，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備，定期進行檢查維護。2.在檔案借閱利用過程中，應注意防火、防盜、防潮、防蟲等，避免檔案受到損壞。3.如發(fā)生檔案安全事故，檔案管理部門應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門應定期對檔案借閱利用情況進行審計檢查，重點檢查借閱手續(xù)是否齊全、檔案利用是否合規(guī)、檔案安全是否得到保障等。2.檔案管理部門應定期對檔案借閱利用情況進行統(tǒng)計分析，總結經(jīng)驗教訓，不斷完善檔案借閱利用制度。（二）外部監(jiān)督1.接受政府部門、行業(yè)協(xié)會等相關機構對公司/組織檔案管理工作的監(jiān)督檢查，積極配合并按照要求提供檔案借閱利用情況等相關資料。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時整改落實，并將整改情況報告上級主管部門。九、違規(guī)處理與責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自借閱檔案。2.超范圍、超期限借閱檔案。3.轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓檔案借閱憑證。4.在檔案上涂改、標記、污損、丟失檔案。5.泄露檔案機密信息。6.其他違反檔案借閱利用制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕且未造成嚴重后果的，檔案管理部門應給予警告，并要求違規(guī)人員立即改正。2.對于違規(guī)行為造成檔案損壞、丟失或泄露公司/組織機密信息的，應視情節(jié)輕重，給予相應的紀律處分，如通報批評、罰款、降職、辭退等，并要求違規(guī)人員承擔相應的賠償責任。3.對于因違規(guī)行為導致法律糾紛或給公司/組織造成重大損失的，將依法追