PAGE湖南法院檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)湖南法院檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在審判工作及其他各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湖南各級(jí)法院工作人員、因工作需要查閱法院檔案的其他單位人員以及依法申請(qǐng)查閱法院檔案的當(dāng)事人或其他相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案借閱必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及最高人民法院關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作在法治軌道上運(yùn)行。2.安全保密原則在檔案借閱過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損毀、泄密等情況發(fā)生。對(duì)涉及國家機(jī)密、審判機(jī)密等重要檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.服務(wù)審判原則檔案借閱工作要緊密圍繞審判工作中心，為案件審理、司法研究、司法公開等提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的檔案支持，提高審判工作效率和質(zhì)量。4.規(guī)范有序原則明確檔案借閱的流程、手續(xù)和要求，確保借閱工作規(guī)范、有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)混亂和無序現(xiàn)象。二、檔案借閱范圍（一）法院工作人員借閱范圍1.審判人員因案件審理需要，可查閱與所承辦案件相關(guān)的各類檔案，包括案件卷宗、證據(jù)材料、裁判文書等。2.執(zhí)行人員因執(zhí)行工作需要，可查閱執(zhí)行案件的相關(guān)檔案，如執(zhí)行依據(jù)、執(zhí)行措施記錄、執(zhí)行和解協(xié)議等。3.研究人員為開展司法調(diào)研、案例分析等工作，可查閱相關(guān)的審判案例檔案、司法統(tǒng)計(jì)檔案等。4.其他工作人員因工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。（二）其他單位人員借閱范圍1.上級(jí)法院因指導(dǎo)工作、案件評(píng)查等需要，可查閱下級(jí)法院相關(guān)檔案。2.同級(jí)或其他相關(guān)單位因工作協(xié)作、聯(lián)合辦案等需要，經(jīng)湖南法院相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱有關(guān)檔案。（三）當(dāng)事人及其他相關(guān)人員借閱范圍1.當(dāng)事人及其代理人因訴訟需要，可查閱與其案件相關(guān)的庭審筆錄、證據(jù)交換記錄等檔案材料，但涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的除外。查閱時(shí)，應(yīng)按照法院規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.其他依法申請(qǐng)查閱法院檔案的人員，如律師、公證機(jī)構(gòu)人員等，在符合法定條件和辦理相應(yīng)手續(xù)后，可查閱相關(guān)檔案。三、檔案借閱流程（一）內(nèi)部工作人員借閱流程1.借閱申請(qǐng)借閱人需填寫《湖南法院檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、年度、案號(hào)、借閱目的等信息，并簽字確認(rèn)。2.部門審批借閱人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見，明確是否同意借閱以及借閱期限等。對(duì)于涉及重要案件或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。3.檔案管理部門審批經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的保管狀況、借閱范圍等進(jìn)行審批。如認(rèn)為申請(qǐng)借閱的檔案不符合借閱條件或存在安全風(fēng)險(xiǎn)等，可不予批準(zhǔn)，并向借閱人說明理由。4.借閱登記檔案管理部門批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)后，對(duì)借閱人進(jìn)行登記備案，記錄借閱人的姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。5.檔案借閱借閱人憑有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取所借閱的檔案。檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。（二）其他單位人員借閱流程1.借閱申請(qǐng)其他單位人員需向湖南法院相關(guān)部門提交《湖南法院檔案借閱申請(qǐng)表》，并附上單位介紹信、工作證明等相關(guān)材料，說明借閱檔案的用途和范圍。2.相關(guān)部門審核湖南法院接收申請(qǐng)的相關(guān)部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請(qǐng)單位及人員的身份和借閱目的的真實(shí)性、合理性。審核通過后，將申請(qǐng)材料轉(zhuǎn)至檔案管理部門。3.檔案管理部門審批檔案管理部門按照規(guī)定對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于涉及跨部門、跨地區(qū)或重要檔案的借閱申請(qǐng)，檔案管理部門可組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審批。4.借閱登記與手續(xù)辦理審批通過后，按照內(nèi)部工作人員借閱流程中的借閱登記和手續(xù)辦理要求，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人需在借閱登記表上簽字確認(rèn)，并遵守湖南法院檔案管理的相關(guān)規(guī)定。（三）當(dāng)事人及其他相關(guān)人員借閱流程1.申請(qǐng)?zhí)峤划?dāng)事人及其代理人或其他依法申請(qǐng)查閱法院檔案的人員，需向法院立案庭或相關(guān)審判業(yè)務(wù)部門提交查閱申請(qǐng)，并提交有效身份證明、授權(quán)委托書（代理人適用）、與案件相關(guān)的證明材料等。2.業(yè)務(wù)部門審查立案庭或相關(guān)審判業(yè)務(wù)部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審查，核實(shí)申請(qǐng)人身份及申請(qǐng)查閱的檔案與案件的關(guān)聯(lián)性。對(duì)于符合條件的申請(qǐng)，出具《查閱檔案通知書》，告知申請(qǐng)人查閱檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。3.檔案管理部門辦理查閱手續(xù)申請(qǐng)人憑《查閱檔案通知書》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門按照規(guī)定對(duì)申請(qǐng)人進(jìn)行身份核實(shí)，安排查閱場(chǎng)所，并提供必要的數(shù)據(jù)復(fù)制設(shè)備等。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范、有序。四、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般情況下，內(nèi)部工作人員借閱檔案的期限為[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長，但延長后的期限最長不得超過[X]個(gè)工作日。（二）重要檔案借閱期限對(duì)于涉及重大案件、敏感信息、長期保存價(jià)值較高的重要檔案，借閱期限一般為[X]個(gè)工作日，確因工作需要延長的須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，延長后的期限最長不超過[X]個(gè)工作日。（三）歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前歸還所借閱的檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未歸還且未辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案管理部門將發(fā)出催還通知。經(jīng)多次催還仍未歸還的，將按照本制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、檔案借閱要求（一）借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得擅自涂改、抽取、撤換、標(biāo)注、污損、丟失或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用檔案，不得將檔案用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。3.借閱人在借閱期間發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案使用場(chǎng)所借閱檔案原則上應(yīng)在湖南法院指定的檔案查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱。如因特殊情況需要在院外使用檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。（三）檔案復(fù)制規(guī)定1.借閱人如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，說明復(fù)制的目的、范圍和數(shù)量等。檔案管理部門根據(jù)檔案的性質(zhì)、保管狀況等進(jìn)行審核，決定是否同意復(fù)制。2.對(duì)于涉及國家秘密、審判機(jī)密等重要檔案，一般不予復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)嚴(yán)格的審批程序，按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。3.同意復(fù)制的檔案，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督復(fù)制過程，確保復(fù)制內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，復(fù)制設(shè)備及存儲(chǔ)介質(zhì)符合安全保密要求。復(fù)制完成后，對(duì)復(fù)制件進(jìn)行登記備案，并與原件核對(duì)無誤后，交借閱人使用。六、檔案歸還與驗(yàn)收（一）歸還手續(xù)借閱期限屆滿或提前歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)到檔案管理部門辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)，檢查檔案是否齊全、完整，有無損壞、涂改等情況。（二）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.檔案數(shù)量應(yīng)與借閱登記記錄一致，無缺失、遺漏。2.檔案內(nèi)容完整，無擅自抽取、撤換、涂改、污損等現(xiàn)象。3.檔案載體完好，無破損、變形等情況。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.如驗(yàn)收合格，檔案管理人員在借閱登記表上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，檔案管理人員應(yīng)要求借閱人說明情況，并根據(jù)問題的嚴(yán)重程度按照本制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。如借閱人造成檔案損壞、丟失等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究其責(zé)任。七、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)涉及國家秘密、審判機(jī)密等重要檔案，應(yīng)實(shí)行專人專管，設(shè)置專門的保管場(chǎng)所，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等安全保密措施。3.在檔案借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱人進(jìn)行保密提醒，要求借閱人嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.在檔案借閱過程中，要嚴(yán)格控制檔案的流向和使用范圍，防止檔案在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)安全問題。如發(fā)現(xiàn)檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.湖南法院監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)檔案借閱工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案借閱流程、借閱期限、檔案歸還與驗(yàn)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案借閱工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)法院、同級(jí)人大、政協(xié)及社會(huì)公眾的監(jiān)督。對(duì)涉及檔案借閱的投訴、舉報(bào)等，要認(rèn)真調(diào)查處理，并及時(shí)反饋處理結(jié)果。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度