PAGE檔案資料專人專管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.專人專管原則：檔案資料管理工作由專人負(fù)責(zé)，明確其職責(zé)和權(quán)限，確保檔案資料管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性。3.依法依規(guī)原則：檔案資料管理工作必須遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料的合法性和合規(guī)性。4.安全保密原則：檔案資料管理工作要確保檔案資料的安全和保密，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。二、檔案資料管理部門(mén)及人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案資料管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)公司檔案資料的保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作，確保檔案資料的安全和完整。4.負(fù)責(zé)公司檔案資料的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案資料管理工作培訓(xùn)和考核。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案資料秘密。2.負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作，包括檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.負(fù)責(zé)檔案資料的保管工作，確保檔案資料的安全和完整，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.負(fù)責(zé)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用工作，根據(jù)公司工作需要，及時(shí)提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，定期對(duì)檔案資料的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司檔案資料管理工作提供數(shù)據(jù)支持。6.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件資料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件資料，如合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件、客戶資料等。3.公司行政管理工作中形成的文件資料，如公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中形成的文件資料，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。w5.公司人力資源管理工作中形成的文件資料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。6.公司科技研發(fā)工作中形成的文件資料，如科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利證書(shū)等。7.其他與公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料收集人員應(yīng)按照檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。w3.檔案資料收集人員應(yīng)及時(shí)將收集到的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，辦理交接手續(xù)。（三）整理方法1.分類：按照檔案資料的來(lái)源、內(nèi)容、形式等特征，將檔案資料分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編目，包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊美觀。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘或塑料夾。四、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案資料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案資料的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，控制溫濕度，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、變形等。3.檔案資料應(yīng)按照類別、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案資料的存放有序。4.對(duì)電子檔案資料，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，確保電子檔案資料的安全和完整。備份存儲(chǔ)應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多種存儲(chǔ)介質(zhì)相結(jié)合的方式，防止電子檔案資料因自然災(zāi)害、人為破壞等原因丟失。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案資料是指對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料；長(zhǎng)期保管的檔案資料是指對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限一般為10年至50年；短期保管的檔案資料是指對(duì)公司在較短時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限一般為1年至5年。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度，確定其保管期限，并在檔案資料上注明保管期限。3.檔案資料保管期限屆滿后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作交流等需要查閱、借閱公司檔案資料。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱公司檔案資料。（二）利用要求1.公司內(nèi)部各部門(mén)查閱檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.公司外部單位查閱、借閱公司檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料查閱、借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱目的、查閱、借閱內(nèi)容、查閱、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱、借閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、借閱公司檔案資料，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱、借閱。4.查閱、借閱檔案資料時(shí)，查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案資料。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案資料利用登記制度，對(duì)檔案資料的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、查閱、借閱部門(mén)、查閱、借閱內(nèi)容、查閱、借閱目的、歸還日期等信息。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案資料利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司檔案資料管理工作提供數(shù)據(jù)支持。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案資料的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查，對(duì)保管期限屆滿的檔案資料進(jìn)行初步鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案管理人員提出的銷毀意見(jiàn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面鑒定，并形成鑒定報(bào)告。鑒定報(bào)告應(yīng)包括檔案資料的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見(jiàn)等內(nèi)容。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)鑒定小組的鑒定報(bào)告，編制《檔案資料銷毀清單》，注明檔案資料的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案資料銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案資料銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案資料銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案資料銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)將《檔案資料銷毀清單》及相關(guān)鑒定報(bào)告等資料進(jìn)行歸檔保存，以備查考。七、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案資料管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案資料服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案資料數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立檔案資料數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)。2.信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案資料管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案資料信息化管理系統(tǒng)安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案資料信息化管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案資料信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案資料信息化管理工作的順利開(kāi)展。2.檔案資料信息化管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的功能完善、運(yùn)行穩(wěn)定。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，確保檔案資料數(shù)