PAGE涉密檔案登記制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司涉密檔案管理，確保涉密檔案的安全與完整，防止涉密檔案信息的泄露，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本登記制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及國家秘密、商業(yè)秘密等涉密檔案的登記管理工作，包括但不限于文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、報告等各類載體形式的涉密檔案。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法進行涉密檔案的登記、保管、利用等工作。2.安全保密原則：確保涉密檔案在各個環(huán)節(jié)的安全，防止信息泄露，保障公司的合法權(quán)益。3.規(guī)范操作原則：明確登記流程和要求，規(guī)范操作行為，確保登記工作的準(zhǔn)確性和一致性。4.可追溯原則：對涉密檔案的登記、流轉(zhuǎn)、使用等過程進行詳細記錄，以便追溯和查詢。二、登記主體與職責(zé)（一）登記主體公司設(shè)立專門的涉密檔案登記管理部門，負責(zé)統(tǒng)一管理涉密檔案的登記工作。各部門指定專人作為涉密檔案登記員，負責(zé)本部門涉密檔案的收集、整理和登記工作。（二）職責(zé)分工1.涉密檔案登記管理部門職責(zé)制定和完善涉密檔案登記制度規(guī)范，并組織實施。負責(zé)對各部門涉密檔案登記工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。統(tǒng)一保管公司涉密檔案登記臺賬，定期進行整理和歸檔。對涉密檔案登記信息進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供參考依據(jù)。2.涉密檔案登記員職責(zé)負責(zé)本部門涉密檔案的日常收集、整理和登記工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。按照規(guī)定的格式和內(nèi)容，及時將涉密檔案登記信息錄入登記臺賬，并提交給涉密檔案登記管理部門。對本部門涉密檔案的流轉(zhuǎn)、使用等情況進行跟蹤記錄，確保檔案的安全。協(xié)助涉密檔案登記管理部門開展相關(guān)工作，如檔案清查、保密檢查等。三、登記內(nèi)容與要求（一）檔案基本信息登記1.檔案名稱：準(zhǔn)確填寫涉密檔案的具體名稱，確保名稱能夠反映檔案的主要內(nèi)容。2.密級：按照國家保密規(guī)定和公司保密制度，明確標(biāo)注涉密檔案的密級，分為絕密、機密、秘密三級。3.形成部門：填寫涉密檔案的產(chǎn)生部門名稱。4.形成日期：記錄涉密檔案的形成時間。5.保管期限：根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期、短期。6.載體形式：注明涉密檔案的載體形式，如紙質(zhì)、電子、光盤等。（二）檔案流轉(zhuǎn)信息登記1.借閱登記借閱人姓名、部門、職務(wù)。借閱日期、歸還日期。借閱目的、借閱范圍。審批意見，包括審批人姓名、審批日期及審批結(jié)果（同意或不同意）。2.使用登記使用人姓名、部門、職務(wù)。使用日期、使用地點。使用內(nèi)容摘要，簡要記錄使用涉密檔案的具體情況。3.歸還登記歸還人姓名、部門、職務(wù)。歸還日期。檔案歸還時的檢查情況，如是否完整、有無損壞等。（三）登記要求1.及時準(zhǔn)確：涉密檔案登記員應(yīng)在檔案形成或收到后及時進行登記，確保登記信息的準(zhǔn)確無誤。2.完整規(guī)范：登記內(nèi)容應(yīng)完整填寫，不得遺漏重要信息；登記格式應(yīng)符合規(guī)定要求，字跡清晰、工整。3.紙質(zhì)與電子同步：涉密檔案登記應(yīng)同時建立紙質(zhì)臺賬和電子臺賬，確保兩者信息一致，并定期進行核對和更新。四、登記流程（一）檔案收集與整理1.各部門涉密檔案登記員負責(zé)收集本部門產(chǎn)生的涉密檔案，并按照檔案管理的要求進行初步整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.對收集到的涉密檔案進行分類，如按照業(yè)務(wù)類型、時間順序等進行分類，便于后續(xù)的登記和管理。（二）登記信息錄入1.涉密檔案登記員根據(jù)整理好的檔案，按照登記內(nèi)容與要求，將檔案基本信息錄入紙質(zhì)登記臺賬和電子登記臺賬。2.在錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在疑問或不完整的情況，應(yīng)及時與檔案形成部門或相關(guān)人員進行核實，確保登記信息的準(zhǔn)確性。（三）審核與審批1.涉密檔案登記管理部門對各部門提交的登記信息進行審核，重點檢查登記內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，密級標(biāo)注是否正確等。2.對于涉及重要涉密檔案或敏感信息的登記，需提交公司保密委員會進行審批，審批通過后方可正式登記。（四）登記臺賬歸檔1.審核通過后的涉密檔案登記信息，由涉密檔案登記管理部門進行整理和歸檔，將紙質(zhì)登記臺賬按照年度、類別等進行裝訂成冊，妥善保管。2.電子登記臺賬應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并按照規(guī)定的期限進行保存。五、檔案保管與保護（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的涉密檔案保管室，配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防磁等設(shè)備，確保涉密檔案的安全保管。2.涉密檔案保管室應(yīng)實行專人專管制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得進入保管室。（二）保管方式1.紙質(zhì)涉密檔案應(yīng)按照分類、編號順序進行存放，便于查找和管理。2.電子涉密檔案應(yīng)存儲在加密的存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行命名和存儲，確保電子檔案的安全性和可識別性。3.對于重要的涉密檔案，應(yīng)采取備份措施，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開保管，并定期進行檢查和更新。（三）保護措施1.加強對涉密檔案保管場所的安全監(jiān)控，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時不間斷監(jiān)控。2.定期對涉密檔案進行清查和盤點，核對登記臺賬與實際檔案數(shù)量、狀態(tài)是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對涉密檔案的保管環(huán)境進行定期檢查和維護，確保溫濕度、空氣質(zhì)量等符合檔案保管要求。六、檔案利用與審批（一）利用原則1.嚴格遵循“最小化原則”，根據(jù)工作需要，嚴格控制涉密檔案的利用范圍，確保涉密檔案信息不被超范圍使用。2.堅持“審批原則”，任何部門和個人利用涉密檔案，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，獲得批準(zhǔn)后方可使用。（二）利用流程1.申請：使用部門或個人填寫《涉密檔案利用申請表》，詳細說明利用目的、利用范圍、利用時間等內(nèi)容，并提交給本部門負責(zé)人審核。2.部門審核：部門負責(zé)人對申請表進行審核，簽署審核意見，確保申請利用的必要性和合規(guī)性。審核通過后，將申請表提交給涉密檔案登記管理部門。3.登記管理部門審核：涉密檔案登記管理部門對申請表進行再次審核，重點審核密級是否相符、利用范圍是否合理等。審核通過后，提交給公司保密委員會審批。4.保密委員會審批：公司保密委員會對申請表進行審批，根據(jù)檔案的密級和利用情況，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。對于涉及重要涉密檔案或敏感信息的利用申請，需進行嚴格審查。5.借閱與使用：經(jīng)批準(zhǔn)后，使用部門或個人憑審批通過的申請表到涉密檔案登記管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取涉密檔案。在使用過程中應(yīng)嚴格按照審批范圍使用，不得擅自擴大使用范圍或泄露檔案信息。6.歸還：使用完畢后，使用部門或個人應(yīng)及時將涉密檔案歸還至涉密檔案登記管理部門，并辦理歸還手續(xù)。登記管理部門對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損、信息未被泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對涉密檔案登記制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查登記工作是否規(guī)范、檔案保管是否安全、利用審批是否嚴格等。2.涉密檔案登記管理部門定期對各部門涉密檔案登記工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并將檢查結(jié)果向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）外部檢查1.積極配合國家保密行政管理部門、行業(yè)主管部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供涉密檔案登記管理情況。2.根據(jù)外部檢查提出的意見和建議，及時完善公司涉密檔案登記制度規(guī)范，加強管理措施，確保公司涉密檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定進行涉密檔案登記，或登記信息不完整、不準(zhǔn)確的。2.擅自擴大涉密檔案利用范圍，或泄露檔案信息的。3.違反檔案保管規(guī)定，導(dǎo)致涉密檔案損壞、丟失的。4.未履行審批程序，擅自借閱、使用涉密檔案的。5.其他違反涉密檔案登記制度規(guī)范的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對于違反涉密檔案登記制度規(guī)范的行為，視情節(jié)輕重，給予責(zé)任人批評教育、警告、記過、降職、撤職等行政處分。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，