PAGE建立檔案工作統(tǒng)計制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作的規(guī)范化管理，全面、準(zhǔn)確、及時地掌握檔案工作情況，為公司決策提供科學(xué)依據(jù)，特制定本檔案工作統(tǒng)計制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案工作統(tǒng)計。（三）統(tǒng)計原則1.真實性原則：統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須真實、準(zhǔn)確，如實反映檔案工作的實際情況。2.完整性原則：統(tǒng)計內(nèi)容要全面，涵蓋檔案工作的各個方面，確保不遺漏重要信息。3.及時性原則：按照規(guī)定的時間及時報送統(tǒng)計數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的時效性。二、統(tǒng)計內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.各類檔案的年度新增數(shù)量，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.歷年累計檔案數(shù)量，按不同類別進(jìn)行統(tǒng)計匯總。（二）檔案整理情況統(tǒng)計1.年度完成整理的檔案數(shù)量及整理質(zhì)量情況，如整理合格率等。2.檔案整理工作的人員投入、時間耗費等情況。（三）檔案利用情況統(tǒng)計1.檔案查閱人次、查閱檔案數(shù)量。2.檔案借閱人次、借閱檔案數(shù)量及借閱期限。3.檔案復(fù)制份數(shù)及用途。（四）檔案保管情況統(tǒng)計1.檔案庫房面積、存儲設(shè)備數(shù)量及使用情況。2.檔案保管的安全狀況，如是否發(fā)生過檔案損壞、丟失、霉變等情況。（五）檔案信息化建設(shè)情況統(tǒng)計1.檔案數(shù)字化錄入的數(shù)量、進(jìn)度。2.檔案管理軟件的使用情況，包括系統(tǒng)功能應(yīng)用程度、數(shù)據(jù)更新頻率等。三、統(tǒng)計方法（一）定期統(tǒng)計1.各部門應(yīng)于每月末對本部門當(dāng)月的檔案工作情況進(jìn)行統(tǒng)計，并填寫相應(yīng)的統(tǒng)計報表。2.公司檔案管理部門每季度對全公司的檔案工作進(jìn)行一次全面統(tǒng)計，形成季度統(tǒng)計報告。（二）專項統(tǒng)計根據(jù)公司檔案工作的重點任務(wù)或特殊需求，適時開展專項統(tǒng)計工作，如針對某項重大項目檔案的專項統(tǒng)計等。（三）統(tǒng)計報表填報要求1.各部門要認(rèn)真負(fù)責(zé)地填寫統(tǒng)計報表，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.報表填寫應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容規(guī)范，不得隨意涂改。3.在報送統(tǒng)計報表時，應(yīng)同時提交相關(guān)的說明材料，對數(shù)據(jù)的來源、統(tǒng)計口徑等進(jìn)行必要的解釋。四、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的審核與報送（一）審核流程1.各部門統(tǒng)計人員完成統(tǒng)計報表填寫后，首先由本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.初審?fù)ㄟ^后，將統(tǒng)計報表報送至公司檔案管理部門。檔案管理部門對各部門報送的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)審，如有疑問及時與相關(guān)部門溝通核實。（二）報送方式1.統(tǒng)計報表應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的電子文檔格式報送至檔案管理部門。2.紙質(zhì)報表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，于規(guī)定時間內(nèi)送達(dá)檔案管理部門存檔。（三）報送時間1.月度統(tǒng)計報表應(yīng)于次月5日前報送。2.季度統(tǒng)計報告應(yīng)于季度結(jié)束后10日內(nèi)報送。五、統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析與利用（一）數(shù)據(jù)分析1.公司檔案管理部門定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，運用統(tǒng)計學(xué)方法和相關(guān)指標(biāo)體系，深入挖掘數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和問題。2.分析內(nèi)容包括檔案數(shù)量的變化趨勢、整理利用效率的高低、保管安全狀況的評估等。（二）結(jié)果利用1.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，制定針對性的檔案工作計劃和改進(jìn)措施，提高檔案工作的質(zhì)量和效率。2.為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，如通過檔案利用情況分析，了解公司業(yè)務(wù)對檔案信息的需求，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供支持。六、統(tǒng)計工作的組織與實施（一）組織架構(gòu)1.公司成立檔案工作統(tǒng)計領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案工作統(tǒng)計制度的實施，審議統(tǒng)計工作中的重大事項。2.檔案管理部門作為統(tǒng)計工作的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)制定統(tǒng)計工作方案、組織統(tǒng)計人員培訓(xùn)、收集審核統(tǒng)計數(shù)據(jù)、開展數(shù)據(jù)分析等工作。（二）人員職責(zé)1.檔案管理部門統(tǒng)計人員職責(zé)負(fù)責(zé)設(shè)計、制定各類檔案工作統(tǒng)計報表。組織開展統(tǒng)計工作培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門統(tǒng)計人員正確填寫報表。按時收集、審核各部門報送的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，撰寫統(tǒng)計報告。建立健全檔案工作統(tǒng)計臺賬，妥善保管統(tǒng)計資料。2.各部門統(tǒng)計人員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案工作統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、整理和填報。按照規(guī)定的時間和要求，準(zhǔn)確、完整地報送統(tǒng)計報表。配合檔案管理部門做好統(tǒng)計數(shù)據(jù)的核實和分析工作。七、統(tǒng)計工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門的檔案工作統(tǒng)計情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括統(tǒng)計報表的報送及時性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、資料完整性等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機(jī)制1.將檔案工作統(tǒng)計納入公司績效考核體系，對各部門統(tǒng)計工作的完成情況進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率、報送及時率、統(tǒng)計分析質(zhì)量等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對未達(dá)標(biāo)的部門進(jìn)行督促整改，并視情況給予相應(yīng)的處罰。八、統(tǒng)計資料的管理（一）檔案保存1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告等統(tǒng)計資料進(jìn)行分類整理，建立專門的統(tǒng)計檔案。2.統(tǒng)計檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。（二）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱統(tǒng)計檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。2.外單位人員查閱統(tǒng)計檔案的，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄或泄露檔案內(nèi)容。（三）保管期限統(tǒng)計檔案的保管期限按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行，一般為長期保存。在保管期限屆滿后，按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。