PAGE人事檔案保管保護制度一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案的保管與保護工作，確保人事檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司人事檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一保管，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：人事檔案應(yīng)如實反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.完整性原則：確保人事檔案材料的齊全、完整，及時收集、整理和歸檔各類相關(guān)材料。二、檔案保管機構(gòu)及職責(zé)（一）保管機構(gòu)公司設(shè)立專門的人事檔案庫房，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作。（二）職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案保管保護制度，并組織實施。負(fù)責(zé)收集、鑒別、整理、歸檔員工的人事檔案材料，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的存放、查閱、借閱等工作，確保檔案的安全。定期對人事檔案進行清查、核對，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和人員提供人事檔案信息查詢服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理人員嚴(yán)格遵守檔案保管保護制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案保管工作的規(guī)范、有序。負(fù)責(zé)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。負(fù)責(zé)檔案的整理、裝訂、編目等工作，保證檔案的整齊、美觀和便于查閱。對檔案查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，及時跟蹤檔案的去向，確保檔案按時歸還。保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.員工入職時提交的個人簡歷、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、勞動合同等相關(guān)材料。2.員工工作期間的考核評價材料，包括年度考核表、績效考核記錄、獎懲決定等。3.員工的培訓(xùn)記錄、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等材料。4.員工的工資調(diào)整、崗位變動、晉升、降職等人事變動材料。5.員工的黨團組織關(guān)系材料、體檢報告等其他相關(guān)材料。（二）收集要求1.人力資源部門應(yīng)及時通知員工提交各類應(yīng)歸檔的材料，并明確材料的提交時間和要求。2.對收集到的檔案材料進行認(rèn)真鑒別，確保材料真實、有效、完整，對不符合要求的材料予以退回或補充完善。3.按照檔案管理的規(guī)范要求，對收集到的材料進行分類、編號，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理方法1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時間順序，將檔案材料分為不同的類別，如履歷類、考核類、培訓(xùn)類、工資類等。2.對每一類材料進行排序，確保材料的排列順序合理、清晰。3.去除材料上的訂書釘、回形針等金屬物品，對破損或褪色的材料進行修復(fù)或復(fù)制。4.編寫檔案材料目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管與保護措施（一）庫房環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等功能，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護。（二）檔案存放方式1.采用專用的檔案柜存放檔案，檔案柜應(yīng)堅固、耐用，能夠有效保護檔案。2.按照檔案類別和員工姓名順序，將檔案分類存放在檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別和存放范圍。3.建立檔案索引卡片，注明每份檔案的存放位置、編號等信息，便于快速查找檔案。（三）安全保衛(wèi)措施1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，限制無關(guān)人員進入庫房。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自將檔案帶出庫房，如需查閱或借閱檔案，應(yīng)在指定地點進行。3.定期對庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和防范能力。（四）檔案的定期清查與核對1.人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.在清查過程中，對發(fā)現(xiàn)的檔案材料缺失、損壞等問題，應(yīng)及時進行補充和修復(fù)。3.核對檔案內(nèi)容與員工實際情況是否相符，如有不一致的情況，應(yīng)及時查明原因并進行更正。4.對清查和核對情況進行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報告，歸檔保存。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，應(yīng)符合以下權(quán)限規(guī)定：人力資源部門工作人員因工作需要查閱檔案，可直接查閱相關(guān)檔案。其他部門工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批，方可查閱。公司領(lǐng)導(dǎo)查閱人事檔案，可直接查閱相關(guān)檔案，但應(yīng)在查閱后及時歸還。2.外部單位或個人查閱人事檔案，應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息。2.《人事檔案查閱申請表》經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照申請表的要求提供檔案，并在指定地點供查閱人員查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱人事檔案，應(yīng)符合以下權(quán)限規(guī)定：人力資源部門工作人員因工作需要借閱檔案，可直接借閱相關(guān)檔案，但應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還。其他部門工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日。公司領(lǐng)導(dǎo)借閱人事檔案，可直接借閱相關(guān)檔案，但應(yīng)在查閱后及時歸還。2.外部單位或個人借閱人事檔案，應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]個工作日。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱范圍、借閱時間等信息。2.《人事檔案借閱申請表》經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照申請表的要求提供檔案，并與借閱人員辦理借閱手續(xù)，填寫《人事檔案借閱登記表》，注明檔案名稱、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理人員在借閱人員歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得擅自泄露檔案信息。2.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨存放、限制查閱等。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得在無關(guān)人員面前談?wù)摍n案內(nèi)容。4.加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和職業(yè)道德水平。（二）安全管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房的安全管理制度，確保庫房設(shè)施設(shè)備的正常運行，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等安全事故的發(fā)生。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。3.對檔案的電子數(shù)據(jù)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化存儲、檢索、查閱、借閱等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）信息化管理流程1.檔案管理人員將紙質(zhì)檔案材料進行掃描或錄入，形成電子檔案數(shù)據(jù)，并按照檔案管理的規(guī)范要求進行分類、編號、存儲。2.在人事檔案信息化管理系統(tǒng)中建立檔案索引，注明每份檔案的存放位置、編號、內(nèi)容摘要等信息，便于快速檢索和查閱。3.員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)登錄人事檔案信息化管理系統(tǒng)，按照權(quán)限查閱自己的人事檔案信息。4.人力資源部門工作人員可通過人事檔案信息化管理系統(tǒng)進行檔案的查閱、借閱、整理、統(tǒng)計等操作，并及時更新檔案信息。5.定期對人事檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）信息化安全管理1.加強人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理