PAGE高校檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強高校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護學(xué)校歷史真實面貌，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等各項活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映學(xué)校各項活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確可靠。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，作為全校檔案管理的職能部門，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全校的檔案工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負責(zé)接收和收集全校各部門、各單位移交的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照檔案分類標準，對收集的檔案材料進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。3.檔案保管：負責(zé)檔案的存儲保管，確保檔案的安全，定期對檔案進行檢查、清點和維護，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.檔案利用：為學(xué)校各項工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計工作，及時反饋利用效果。5.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準后對失去保存價值的檔案進行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)：推進檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。（三）各部門、各單位職責(zé)1.負責(zé)本部門、本單位檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的質(zhì)量。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責(zé)本部門、本單位檔案工作的日常管理，并及時向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。3.配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案的統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。三、檔案的歸檔范圍與要求（一）教學(xué)檔案1.教學(xué)綜合類：包括學(xué)校教學(xué)工作的規(guī)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、教學(xué)改革方案等。2.學(xué)科與專業(yè)建設(shè)類：學(xué)科發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置與調(diào)整材料、課程建設(shè)材料等。3.師資隊伍建設(shè)類：教師基本情況、教師培訓(xùn)與進修材料、教師考核與獎懲材料等。4.教學(xué)實踐類：實習(xí)、實訓(xùn)、課程設(shè)計、畢業(yè)設(shè)計等教學(xué)實踐環(huán)節(jié)的相關(guān)材料。5.教學(xué)研究與改革類：教學(xué)研究項目立項、結(jié)題材料，教學(xué)改革成果材料等。6.招生就業(yè)類：招生計劃、招生簡章、錄取新生名冊、畢業(yè)生就業(yè)方案等。歸檔要求：1.各類教學(xué)檔案應(yīng)齊全完整，反映教學(xué)活動的全過程。2.材料應(yīng)真實有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.按照教學(xué)活動的時間順序或類別進行整理歸檔。（二）科研檔案1.科研項目類：項目申報書、立項批復(fù)、研究計劃、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、成果鑒定材料、獲獎證書等。2.科研機構(gòu)與團隊建設(shè)類：科研機構(gòu)成立文件、團隊成員名單、科研合作協(xié)議等。3.學(xué)術(shù)交流與合作類：學(xué)術(shù)會議通知、論文發(fā)表、學(xué)術(shù)報告材料、國際合作項目材料等。歸檔要求：1.科研檔案應(yīng)完整記錄科研項目的研究過程和成果，確保數(shù)據(jù)準確、邏輯清晰。2.項目研究過程中的原始記錄、實驗數(shù)據(jù)等應(yīng)妥善保存，不得隨意涂改。3.科研成果應(yīng)及時歸檔，包括知識產(chǎn)權(quán)歸屬證明等相關(guān)材料。（三）行政管理檔案1.學(xué)校行政事務(wù)類：學(xué)校黨政工作的決議、決定、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。2.人事管理類：教職工招聘、調(diào)配、考核、晉升、獎懲、工資福利等材料。3.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、審計報告等。4.資產(chǎn)管理類：固定資產(chǎn)登記、清查、處置材料，無形資產(chǎn)相關(guān)材料等。5.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、物業(yè)管理、后勤保障等方面的材料。歸檔要求：1.行政管理檔案應(yīng)體現(xiàn)學(xué)校行政管理工作的決策過程和執(zhí)行情況。2.財務(wù)檔案應(yīng)符合財務(wù)管理制度和會計檔案管理要求，妥善保管。3.各類行政管理檔案應(yīng)分類清晰，便于查閱和管理。（四）學(xué)生檔案1.學(xué)生基本信息類：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、獎懲情況等。2.黨團組織關(guān)系類：入黨、入團申請書，黨團組織審批材料等。3.社會實踐與志愿服務(wù)類：社會實踐報告、志愿服務(wù)記錄等。4.畢業(yè)生檔案：畢業(yè)生就業(yè)派遣材料、畢業(yè)登記表等。歸檔要求：1.學(xué)生檔案應(yīng)全面反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活和成長情況。2.檔案材料應(yīng)及時更新，確保信息的準確性和完整性。3.畢業(yè)生檔案應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求進行整理歸檔，確保畢業(yè)生順利離校。四）基建檔案1.工程項目前期文件：項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.工程設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件等。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告等。4.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、工程決算審計報告等。歸檔要求：1.基建檔案應(yīng)與工程項目建設(shè)同步進行收集、整理，確保檔案的完整性。2.工程文件應(yīng)規(guī)范、準確，簽字蓋章齊全，符合工程檔案管理要求。3.竣工檔案應(yīng)在工程竣工驗收后及時歸檔，作為工程交付使用和后期維護的重要依據(jù)。五、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行科學(xué)分類和排列。3.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進行分類，將同一年度的文件集中在一起。2.機構(gòu)分類法：結(jié)合學(xué)校的組織機構(gòu)設(shè)置，按照部門、單位進行分類。3.問題分類法：根據(jù)文件的內(nèi)容所反映的問題進行分類，如教學(xué)、科研、行政等。（三）歸檔流程1.各部門、各單位在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案材料進行整理，編制檔案移交清單，一式兩份，一份自存，一份交學(xué)校綜合檔案室。2.學(xué)校綜合檔案室收到檔案移交清單后，對移交的檔案材料進行檢查驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知移交部門進行補充或整改。3.驗收合格的檔案材料，由學(xué)校綜合檔案室按照分類標準進行整理、編號、編目等工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并將檔案入庫保管。六、檔案的保管與保護（一）保管條件1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備專用的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等要求。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括學(xué)校重要的歷史文件、規(guī)章制度、教學(xué)科研成果、人事檔案等。3.定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實際利用價值確定。（三）檔案清點與統(tǒng)計1.定期對檔案進行清點，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量準確、存放位置正確。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案工作動態(tài)。（四）檔案保護措施1.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.采用先進的檔案保護技術(shù)，如數(shù)字化存儲、光盤備份等，延長檔案的使用壽命。3.加強對檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則與范圍1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作服務(wù)。2.本校教職工因工作需要查閱檔案，可直接到學(xué)校綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。3.校外單位或個人查閱檔案，需持單位介紹信或有效證件，經(jīng)學(xué)校綜合檔案室負責(zé)人批準后，方可查閱。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱，查閱時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.借閱：對確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還日期，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，為其出具檔案證明材料，證明材料應(yīng)加蓋學(xué)校綜合檔案室印章。（三）利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對利用者的姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、時間等進行詳細登記。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和規(guī)律，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標準1.學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)組織檔案鑒定工作。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，按照相關(guān)標準進行。（二）鑒定程序1.定期對已滿保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對鑒定表進行審核，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。