PAGE資助檔案檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織資助檔案的管理，確保資助檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障資助工作的規(guī)范開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織開展的各類資助項(xiàng)目所形成的檔案管理工作，包括但不限于資助申請(qǐng)、審核、發(fā)放、監(jiān)督等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映資助工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理資助過程中形成的各類文件，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：對(duì)涉及資助對(duì)象個(gè)人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等管理工作。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善資助檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好資助檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理資助檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)資助檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，按規(guī)定做好檔案的銷毀工作。（二）資助項(xiàng)目實(shí)施部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門資助項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.在資助項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度。2.負(fù)責(zé)資助檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。3.妥善保管檔案，做好檔案的存儲(chǔ)、安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.資助項(xiàng)目申報(bào)材料，包括資助申請(qǐng)表、項(xiàng)目計(jì)劃書、相關(guān)證明材料等。2.資助項(xiàng)目審核過程中的各類文件，如審核意見、會(huì)議紀(jì)要、評(píng)估報(bào)告等。3.資助資金發(fā)放記錄，包括發(fā)放憑證、簽收單等。4.資助項(xiàng)目實(shí)施過程中的監(jiān)督檢查記錄、反饋材料等。5.資助對(duì)象的相關(guān)信息資料，如身份證明、家庭情況證明等。6.其他與資助項(xiàng)目有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資助檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照資助項(xiàng)目的類型、年度、項(xiàng)目階段進(jìn)行分類。例如，可分為教育資助類、扶貧資助類等；按年度分為[具體年份1]年資助檔案、[具體年份2]年資助檔案等；按項(xiàng)目階段分為申報(bào)階段檔案、審核階段檔案、發(fā)放階段檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式可采用“年份+項(xiàng)目類型代碼+流水號(hào)”，如“2023JY001”表示2023年教育資助類的第1個(gè)項(xiàng)目檔案。3.裝訂：將每份檔案資料按照一定順序進(jìn)行排列，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查找和管理。四、檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔時(shí)間資助項(xiàng)目結(jié)束后，實(shí)施部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案的整理，并移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。（二）歸檔流程1.實(shí)施部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在移交清單上簽字。3.檔案管理部門按照歸檔要求對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目，將檔案存入專門的檔案庫房。（三）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱資助檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及資助對(duì)象個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與資助工作直接相關(guān)的人員，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人特殊批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人員持經(jīng)審批的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，在指定地點(diǎn)提供檔案供查閱人員查閱，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱資助檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員必須妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（四）歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)資助檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)避免過度保存無價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、資助項(xiàng)目相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)資助檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。3.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等。（四）銷毀流程1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全有效的方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)資助檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱借閱情況等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)報(bào)送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。2.通過統(tǒng)計(jì)分析，了解資助檔案的管理狀況，為檔案管理工作的改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支持。（二）利用工作1.積極開展資助檔案的利用工作，為公司/組織的資助決策、項(xiàng)目評(píng)估、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等提供參考依據(jù)。2.整理和編印資助檔案資料匯編，