PAGE檔案合同印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案、合同及印章管理，確保公司各類文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理、合同簽訂與履行、印章使用等方面的活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項管理活動合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：實行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，避免多頭管理和混亂。3.安全保密原則：加強檔案、合同及印章的安全保護，防止信息泄露和濫用。4.便捷高效原則：在確保安全的前提下，優(yōu)化管理流程，提高工作效率。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為銷售檔案、采購檔案、生產(chǎn)檔案、財務(wù)檔案等。3.合同檔案：各類合同文本及相關(guān)補充協(xié)議、變更記錄等。4.其他檔案：如資質(zhì)證書、榮譽證書、審計報告等。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保文件資料及時、完整歸檔。2.收集的檔案應(yīng)進行初步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編號，并編制目錄。3.對于電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件命名規(guī)范、存儲有序。（三）檔案歸檔與保管1.定期將整理好的檔案移交至公司檔案室，檔案室應(yīng)建立檔案臺賬，記錄檔案的名稱、編號、來源、歸檔時間等信息。2.檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、通風(fēng)的場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。3.電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。3.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱過程中，應(yīng)有公司人員陪同。4.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案室負責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。歸還檔案時，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（五）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)定期進行鑒定和銷毀。鑒定工作由檔案室會同相關(guān)部門共同進行，提出銷毀意見，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀清單應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。三、合同管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和風(fēng)險評估，確保合同內(nèi)容符合公司利益。2.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的格式，如有特殊要求，需經(jīng)法律部門審核。3.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同草案提交至相關(guān)部門會簽，會簽部門應(yīng)從各自職責(zé)角度對合同條款進行審核，提出意見和建議。4.經(jīng)會簽后的合同草案報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過。5.合同簽訂時，雙方應(yīng)仔細核對合同條款，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。合同簽字蓋章應(yīng)符合法定要求，簽字人應(yīng)具有相應(yīng)的授權(quán)。（二）合同履行與跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負責(zé)組織合同的履行，確保按時、按質(zhì)、按量完成合同約定的義務(wù)。2.建立合同履行跟蹤臺賬，及時記錄合同履行情況，包括發(fā)貨、驗收、付款等環(huán)節(jié)的時間、金額、數(shù)量等信息。3.如在合同履行過程中出現(xiàn)問題或變更事項，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議或變更協(xié)議。涉及重大變更的，應(yīng)重新履行審批程序。4.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和實際履行情況，及時辦理款項收付手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督。（三）合同歸檔與保管1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料移交至檔案室歸檔。檔案室應(yīng)按照檔案管理要求，對合同進行分類、編號、存儲。2.合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更記錄、往來函件、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料，確保合同檔案的完整性。3.對于電子合同，應(yīng)進行備份存儲，并建立相應(yīng)的索引和檢索機制，便于查詢和使用。（四）合同糾紛處理1.如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司報告，并會同法律部門進行調(diào)查和分析，制定應(yīng)對策略。2.法律部門應(yīng)根據(jù)糾紛情況，提供法律意見和建議，必要時代表公司參與訴訟或仲裁活動。3.在糾紛處理過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，維護公司合法權(quán)益。糾紛處理結(jié)束后，應(yīng)及時將處理結(jié)果歸檔。四、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。（二）印章刻制與啟用1.印章的刻制應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定辦理，由公司指定的部門統(tǒng)一負責(zé)?？讨频挠≌聭?yīng)經(jīng)公安機關(guān)備案。2.新印章啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進行公示，并明確印章的使用范圍、審批程序等。（三）印章保管1.公章由公司辦公室指定專人保管，合同專用章由業(yè)務(wù)部門指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管，部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章應(yīng)存放在保險柜或其他安全設(shè)施內(nèi)，不得隨意放置。3.印章保管人員不得擅自將印章交予他人使用，如因工作需要臨時交接，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并記錄交接時間、交接人、接交人等信息。（四）印章使用審批1.使用印章應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明使用事項、使用部門、使用人、使用時間等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批，涉及重大事項的需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.審批通過后，印章保管人員應(yīng)按照申請表上的內(nèi)容使用印章，并在《印章使用登記簿》上進行登記。（五）印章使用規(guī)范1.印章應(yīng)在公司指定的地點使用，不得攜帶印章外出使用。如因特殊情況需要外出使用，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。2.使用印章時，應(yīng)確保印章清晰、端正，不得在空白紙張、合同等文件上加蓋印章。3.嚴(yán)禁在未經(jīng)審批的文件上加蓋印章，嚴(yán)禁私刻、偽造、變造公司印章。（六）印章停用與銷毀1.因公司機構(gòu)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，應(yīng)及時通知各部門，并在公司內(nèi)部進行公示。2.停用的印章應(yīng)及時上繳至公司辦公室，由辦公室會同相關(guān)部門進行鑒定，提出銷毀意見，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。3.印章銷毀應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細記錄銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。銷毀過程應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立檔案合同印章管理監(jiān)督小組，定期對各部門的檔案、合同及印章管理工作進行檢查和評估。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱與借閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，合同簽訂、履行、歸檔及糾紛處理是否規(guī)范，印章的保管、使用、審批等是否嚴(yán)格執(zhí)行制度。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）外部審計1.公司定期聘請外部審計機構(gòu)對檔案合同印章管理工作進行審計，審計內(nèi)容包括管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的真實性與完整性、合同簽訂與履行的合規(guī)性、印章使用的合法性等。2.審計機構(gòu)應(yīng)出具審計報告