PAGE電梯技術(shù)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電梯技術(shù)檔案的管理，確保電梯技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為電梯的維護(hù)、維修、改造、報(bào)廢等工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有電梯技術(shù)檔案的保管與管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：電梯技術(shù)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映電梯的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：涵蓋電梯從設(shè)計(jì)、制造、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、維修、改造到報(bào)廢全過程的相關(guān)資料。4.保密性原則：對于涉及電梯技術(shù)秘密、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案內(nèi)容（一）電梯基本信息檔案1.電梯型號、規(guī)格、編號、制造廠家、出廠日期等。2.電梯安裝位置、樓層數(shù)、提升高度、額定載重量、額定速度等參數(shù)。（二）設(shè)計(jì)圖紙檔案1.電梯總體布置圖、機(jī)房布置圖、井道布置圖、轎廂及對重裝置圖等。2.電氣控制系統(tǒng)原理圖、接線圖、布線圖等。3.液壓系統(tǒng)原理圖（如液壓電梯）等。（三）安裝調(diào)試檔案1.電梯安裝工程合同、安裝單位資質(zhì)證書、安裝人員資格證書。2.安裝施工方案、安裝過程記錄、安裝質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。3.電梯調(diào)試記錄、調(diào)試報(bào)告、試運(yùn)行記錄。（四）運(yùn)行維護(hù)檔案1.電梯日常運(yùn)行記錄，包括運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行次數(shù)、故障記錄等。2.定期維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)保養(yǎng)記錄，包括維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、內(nèi)容、更換的零部件等。3.維修記錄，包括故障發(fā)生時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修過程、維修人員簽名、更換的主要零部件清單等。（五）安全技術(shù)檔案1.電梯安全檢驗(yàn)合格報(bào)告、定期檢驗(yàn)報(bào)告。2.電梯安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案。3.電梯安全部件（如限速器、安全鉗、緩沖器等）的校驗(yàn)報(bào)告、更換記錄。（六）改造更新檔案1.電梯改造、更新工程合同、改造單位資質(zhì)證書、改造人員資格證書。2.改造、更新方案、改造過程記錄、改造質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。3.改造、更新后的調(diào)試記錄、試運(yùn)行記錄。（七）報(bào)廢檔案1.電梯報(bào)廢申請報(bào)告、報(bào)廢審批文件。2.電梯報(bào)廢拆除記錄、報(bào)廢設(shè)備清單。三、檔案收集（一）收集責(zé)任1.電梯采購部門負(fù)責(zé)收集電梯采購合同、技術(shù)協(xié)議等相關(guān)資料。2.電梯安裝單位負(fù)責(zé)收集安裝過程中的各類資料，包括安裝施工方案、安裝記錄、調(diào)試報(bào)告等，并在安裝工程結(jié)束后及時(shí)移交公司/組織。3.電梯維護(hù)保養(yǎng)單位負(fù)責(zé)收集日常維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等，并定期向公司/組織提交。4.安全管理部門負(fù)責(zé)收集電梯安全檢驗(yàn)合格報(bào)告、安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案等相關(guān)資料。5.檔案管理部門負(fù)責(zé)督促各相關(guān)部門及時(shí)收集檔案資料，并進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔。（二）收集時(shí)間1.電梯采購合同、技術(shù)協(xié)議等資料應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)收集。2.安裝過程中的資料應(yīng)在安裝工程結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集齊全并移交。3.維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等應(yīng)每月定期收集。4.安全檢驗(yàn)合格報(bào)告、定期檢驗(yàn)報(bào)告等應(yīng)在檢驗(yàn)完成后及時(shí)收集。（三）收集要求1.各部門提交的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。2.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確。3.對于電子文檔，應(yīng)確保格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、檔案整理（一）分類整理檔案管理部門收到各部門提交的檔案資料后，應(yīng)按照電梯技術(shù)檔案的內(nèi)容分類進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的檔案目錄。（二）編號編制為便于檔案的查找和管理，應(yīng)對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用以下編號方式：[編號規(guī)則示例：DT[年份][順序號]，其中DT表示電梯技術(shù)檔案，[年份]為檔案形成年份，[順序號]為該年份內(nèi)檔案的順序編號]（三）裝訂成冊對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。（四）電子文檔管理1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將所有電子文檔按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行索引標(biāo)注，便于查詢。2.定期對電子文檔進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對電子文檔的格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，確保文檔的可讀性和兼容性。五、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能。2.庫房內(nèi)應(yīng)有適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、通風(fēng)設(shè)備、除濕設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理。3.對于重要的檔案資料，可采用復(fù)印件與原件同時(shí)保管的方式，以防止原件損壞或丟失。（三）保管期限1.電梯基本信息檔案、設(shè)計(jì)圖紙檔案、安裝調(diào)試檔案等應(yīng)長期保管。2.運(yùn)行維護(hù)檔案、安全技術(shù)檔案等應(yīng)至少保管[X]年。3.改造更新檔案應(yīng)保管至電梯報(bào)廢后[X]年。4.報(bào)廢檔案應(yīng)永久保管。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案借閱（一）借閱范圍公司/組織內(nèi)部因工作需要的相關(guān)人員，包括電梯維護(hù)保養(yǎng)人員、維修人員、安全管理人員、技術(shù)人員等，可借閱電梯技術(shù)檔案。（二）借閱申請借閱人應(yīng)填寫《電梯技術(shù)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（三）借閱審批檔案管理部門收到借閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核。對于涉及重要機(jī)密或限制借閱范圍的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（四）借閱期限一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）借閱歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（六）借閱登記檔案管理部門應(yīng)對檔案借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案利用（一）利用方式1.為電梯維護(hù)保養(yǎng)、維修工作提供技術(shù)資料支持，指導(dǎo)維修人員正確操作和維護(hù)電梯。2.為電梯安全管理工作提供依據(jù)，如制定安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案等。3.為電梯技術(shù)改造、更新工作提供參考，評估電梯的技術(shù)狀況和改造需求。4.為相關(guān)部門和人員提供培訓(xùn)資料，提高電梯專業(yè)知識(shí)和技能水平。（二）利用審批對于涉及電梯技術(shù)秘密、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案利用，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行記錄，包括利用人姓名、部門、利用檔案名稱、編號、利用目的、利用時(shí)間等，以便跟蹤和統(tǒng)計(jì)。八、檔案保密（一）保密措施1.對涉及電梯技術(shù)秘密、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制接觸范圍，實(shí)行專人專管。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案庫房、辦公室等場所，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、限制無關(guān)人員進(jìn)入等。4.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限。（二）保密教育公司/組織應(yīng)定期對員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識(shí)，防止檔案信息泄露。（三）違規(guī)處理對于違反檔案保密制度，造成檔案信息泄露的人員，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)的。3.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，認(rèn)為需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀申請檔案管理部門應(yīng)填寫《電梯技術(shù)檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，并附上檔案清單，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對于電子檔案，應(yīng)采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行多次覆蓋，確保數(shù)據(jù)徹底清除。