PAGE檔案管理辦法歸檔制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項工作提供有力支持，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)收集、整理、保管和利用工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準化。2.真實完整原則歸檔的檔案資料必須真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和查找利用。4.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案的查閱效率，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供及時有效的服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌管理全公司/組織的檔案工作。檔案管理部門可根據(jù)實際情況配備相應(yīng)的檔案管理人員，明確各崗位的職責(zé)分工。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度負責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理辦法、歸檔制度、查閱利用制度等各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理組織開展檔案收集工作，指導(dǎo)各部門及時將工作中形成的各類檔案資料移交檔案管理部門；按照檔案分類標(biāo)準，對收集到的檔案進行科學(xué)整理，包括分類編號、編目裝訂等，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，負責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.檔案利用服務(wù)建立檔案查閱利用登記制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱利用服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，及時提供所需檔案資料；積極拓展檔案利用渠道，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展、對外宣傳等提供檔案信息支持。5.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案資料進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用；負責(zé)檔案信息系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。6.檔案鑒定與銷毀定期組織對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出檔案鑒定意見，對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理，確保檔案資源的合理利用和有效管理。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助各部門提高檔案管理水平；組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、資質(zhì)證書、榮譽證書等。2.財務(wù)檔案類涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、資金管理文件等。3.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進行細分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、研發(fā)業(yè)務(wù)檔案等，具體包括業(yè)務(wù)合同、訂單、報價單、項目文檔、客戶資料等。4.工程檔案類針對公司/組織的工程項目，包括項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工方案、工程變更記錄、竣工驗收資料等。5.技術(shù)檔案類涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、技術(shù)標(biāo)準、技術(shù)規(guī)范、專利文件、技術(shù)創(chuàng)新成果等檔案資料。6.其他檔案類不屬于上述分類的其他各類檔案，如特殊時期的專項工作檔案、對外合作交流檔案等。（二）檔案編號1.編號規(guī)則采用“年度類別流水號”的編號方式。例如，2023年行政檔案類的第5份檔案編號為“2023XZ005”，其中“2023”表示檔案形成年度，“XZ”表示行政檔案類別代碼，“005”為該類別檔案的流水號。2.類別代碼設(shè)置根據(jù)檔案分類，為各類檔案設(shè)定相應(yīng)的代碼，具體如下：行政檔案類：XZ財務(wù)檔案類：CW業(yè)務(wù)檔案類：YW工程檔案類：GC技術(shù)檔案類：JS其他檔案類：QT四、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.紙質(zhì)文件材料包括公司/組織印發(fā)的正式文件、請示與批復(fù)、報告、通知、信函、會議文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、各類證書、圖紙、圖表等。2.電子文件材料以電子形式產(chǎn)生和存儲的各類文件，如辦公軟件文檔、電子郵件、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件、圖形圖像文件、音頻視頻文件等。3.實物檔案具有保存價值的各類實物，如公司/組織的印章、獎杯、獎牌、證書、紀念品等。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全，涵蓋工作活動全過程的各個環(huán)節(jié)，不得遺漏重要文件；文件內(nèi)容應(yīng)完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，附件完整無缺。2.文件格式規(guī)范紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰，書寫工整；電子文件應(yīng)采用通用、規(guī)范的格式存儲，確保能夠長期有效讀取和使用，如.doc、.xls、.pdf等格式。3.文件簽署完備歸檔文件應(yīng)具備相應(yīng)的簽署，如發(fā)文單位蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字、收文單位簽收等，確保文件的有效性和真實性。4.及時歸檔各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時將形成的檔案資料移交檔案管理部門，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的歸檔工作，避免檔案積壓和散失。五、歸檔流程（一）部門整理1.各部門指定專人負責(zé)本部門檔案資料的收集、整理工作，按照檔案分類標(biāo)準，對本部門形成的文件材料進行分類、排序、編目。2.對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)與檔案管理部門的編號規(guī)則一致，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于檔案管理部門進行核對和錄入。（二）移交審核1.各部門整理完成后，填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的類別、數(shù)量、編號等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.將整理好的檔案資料連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性以及編號、目錄等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求補充或更正。（三）入庫存儲1.經(jīng)審核無誤的檔案，檔案管理部門按照檔案類別和編號順序進行上架存儲，確保檔案存放有序，便于查找利用。2.同時，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，實現(xiàn)檔案的信息化管理，方便檔案的檢索和查詢。六、檔案保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.定期保管定期保管的檔案根據(jù)其保存價值分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案，主要包括涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)活動、資產(chǎn)權(quán)益關(guān)系、生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面的文件材料，如業(yè)務(wù)合同、項目文檔、重要財務(wù)憑證等。保管期限為10年的檔案，包括一般性的業(yè)務(wù)文件、日常行政管理文件、短期的財務(wù)資料等，如一般性的會議記錄、一般性的工作計劃與總結(jié)等。（二）保管條件1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，具備良好的密封性和溫濕度調(diào)節(jié)功能。庫房面積應(yīng)根據(jù)公司/組織檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定，確保有足夠的空間存放檔案。2.檔案裝具配備配備符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于分類存放檔案；檔案架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找檔案。3.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間，確保檔案存放環(huán)境適宜，防止檔案因溫濕度變化而受損。4.安全防護設(shè)施檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等安全防護設(shè)施，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗、防蟲藥品、除濕機、防鼠板等，確保檔案的安全保管。（三）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每季度進行一次全面檢查，重點檢查檔案的存放狀況、保管環(huán)境、有無損壞或丟失等情況。2.在每年的檔案整理期間，對檔案進行詳細清查，核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案的準確性和完整性。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理；對丟失的檔案，應(yīng)查明原因，進行追查，并及時補充相關(guān)檔案資料。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機密信息的檔案，查閱申請人應(yīng)按照公司/組織的保密規(guī)定，履行相應(yīng)的審批程序，經(jīng)保密管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在檔案管理部門工作人員的陪同下查閱。查閱內(nèi)容僅限于與該單位或個人相關(guān)的檔案信息，不得查閱涉及公司/組織其他機密的檔案。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，提交給所在部門負責(zé)人審核簽字。2.將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進行審批。對于符合查閱條件的申請，檔案管理人員在檔案查閱登記薄上進行登記，記錄查閱申請人姓名、部門名稱、查閱時間、查閱內(nèi)容及批準人等信息。3.檔案管理人員根據(jù)查閱登記薄的記錄，為查閱申請人提供相應(yīng)的檔案資料，并在指定的查閱地點進行查閱。查閱過程中，查閱申請人不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案資料。4.查閱完畢后，查閱申請人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確認無誤后在查閱登記薄上注明歸還時間。（三）利用方式1.復(fù)印對于需要留存檔案資料復(fù)印件的查閱申請人，檔案管理人員可根據(jù)檔案管理規(guī)定，在確保檔案安全和不影響檔案正常利用的前提下，為其提供復(fù)印服務(wù)。復(fù)印的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)印件與原件核對無誤”字樣。2.借閱因工作需要短期借閱檔案的，查閱申請人應(yīng)按照檔案借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，并按時歸還。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞或丟失。3.出具證明根據(jù)公司/組織實際工作需求，檔案管理部門可為相關(guān)部門或人員出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴格按照檔案管理規(guī)定進行審核，確保證明內(nèi)容真實、準確、合法，并加蓋檔案管理部門的印章。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。鑒定工作小組負責(zé)對公司/組織的檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。（二）鑒定標(biāo)準1.保管期限鑒定根據(jù)檔案的形成時間、重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，按照本制度規(guī)定的保管期限劃分標(biāo)準，對檔案進行保管期限鑒定。2.存毀價值鑒定對保管期滿的檔案，鑒定工作小組應(yīng)從檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、現(xiàn)實利用價值等方面進行綜合評估，確定其是否仍具有保存價值。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對于仍有一定保存價值但保管期限需要調(diào)整延長的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一核對，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等詳細信息，并由鑒定工作小組全體成員簽字確認。2.將檔案銷毀清單提交公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后，方可進行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共