PAGE食品安全監(jiān)管檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)食品安全監(jiān)管工作，規(guī)范食品安全監(jiān)管檔案的建立、管理和使用，提高食品安全監(jiān)管效能，保障公眾飲食安全，依據(jù)《中華人民共和國(guó)食品安全法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及食品安全監(jiān)管工作的各個(gè)部門及崗位，包括但不限于食品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、流通環(huán)節(jié)的監(jiān)管，以及相關(guān)檢驗(yàn)檢測(cè)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)等工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映食品安全監(jiān)管工作的實(shí)際情況，確保信息準(zhǔn)確可靠。2.完整性原則：全面收集和整理食品安全監(jiān)管過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和程序進(jìn)行檔案的建立、整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對(duì)涉及食品安全監(jiān)管工作中的敏感信息和商業(yè)秘密，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善食品安全監(jiān)管檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門食品安全監(jiān)管檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。3.集中統(tǒng)一管理食品安全監(jiān)管檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和查詢利用。4.定期對(duì)食品安全監(jiān)管檔案進(jìn)行整理、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門食品安全監(jiān)管工作中各類文件、資料的收集、整理和初步歸檔，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范填寫和報(bào)送食品安全監(jiān)管相關(guān)表格、報(bào)告等材料，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.配合檔案管理部門做好食品安全監(jiān)管檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉食品安全監(jiān)管檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)食品安全監(jiān)管檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的保管、保密和安全工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和催還檔案。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.許可檔案類：包括食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可申請(qǐng)、變更、延續(xù)等相關(guān)材料，以及許可現(xiàn)場(chǎng)核查記錄、審核意見等。2.監(jiān)管檢查檔案類：涵蓋日常監(jiān)督檢查、專項(xiàng)檢查、飛行檢查等各類檢查記錄，包括檢查計(jì)劃、檢查表、檢查報(bào)告、整改記錄等。3.抽檢監(jiān)測(cè)檔案類：涉及食品抽檢監(jiān)測(cè)計(jì)劃、抽樣單、檢驗(yàn)報(bào)告、不合格食品處理記錄等。4.案件查處檔案類：包含食品安全違法案件的立案、調(diào)查、處罰等相關(guān)材料，如案件來源、調(diào)查筆錄、處罰決定書等。5.應(yīng)急處置檔案類：記錄食品安全突發(fā)事件的應(yīng)急響應(yīng)、調(diào)查處理、后續(xù)評(píng)估等過程中的文件、資料，如應(yīng)急預(yù)案、事件報(bào)告、處置措施、總結(jié)報(bào)告等。6.培訓(xùn)教育檔案類：有關(guān)食品安全監(jiān)管人員培訓(xùn)、企業(yè)從業(yè)人員培訓(xùn)等方面的資料，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。7.信用檔案類：收集和整理食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)者的信用信息，如信用等級(jí)評(píng)定、不良記錄、獎(jiǎng)懲情況等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用年度流水號(hào)與分類代碼相結(jié)合的編號(hào)方式。2.年度流水號(hào)：以四位數(shù)字表示年份，如“20XX”。3.分類代碼：按照檔案分類類別，分別用兩位大寫字母表示，如“XK”表示許可檔案類，“JG”表示監(jiān)管檢查檔案類等。4.編號(hào)示例：“20XXXK001”表示20XX年度的第1份許可檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)食品安全監(jiān)管檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄清單，注明文件名稱、日期、來源等信息。3.對(duì)于同一類檔案中的多份材料，應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的邏輯性和系統(tǒng)性。4.對(duì)破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的食品安全監(jiān)管檔案，應(yīng)定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案材料，及時(shí)退回原部門補(bǔ)充完善。3.核對(duì)無誤后，檔案管理部門按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行裝訂、上架，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入和登記。（二）保管期限1.食品安全監(jiān)管檔案的保管期限根據(jù)檔案類別和重要程度確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案：涉及食品安全重大事件、重要政策法規(guī)依據(jù)、長(zhǎng)期有效的監(jiān)管記錄等，如食品安全事故調(diào)查報(bào)告、食品安全標(biāo)準(zhǔn)文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案：一般為10年至30年，包括食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可檔案、定期監(jiān)督檢查檔案、抽檢監(jiān)測(cè)綜合分析報(bào)告等。4.短期保管的檔案：一般為1年至5年，如臨時(shí)性檢查記錄、一般性整改報(bào)告等。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤、磁帶、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，并分別存儲(chǔ)于不同地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱食品安全監(jiān)管檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱食品安全監(jiān)管檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記薄》，注明借閱人姓名、單位、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱及數(shù)量等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員必須妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的食品安全監(jiān)管檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、歷史價(jià)值等因素，綜合評(píng)估檔案的存毀價(jià)值，并形成鑒定意見。（二）銷毀程序1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉