PAGE授信檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司授信業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范授信檔案的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保授信業(yè)務(wù)檔案的真實性、完整性和安全性，有效防范授信風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有授信業(yè)務(wù)檔案的管理，包括但不限于貸款、保函、信用證、票據(jù)承兌等業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.真實性原則：授信檔案應(yīng)如實反映授信業(yè)務(wù)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋授信業(yè)務(wù)從受理到結(jié)束的各項資料，保證檔案資料齊全完整。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范，便于查閱和管理。4.保密性原則：嚴格保密授信檔案中涉及的商業(yè)秘密和客戶信息，防止信息泄露。二、授信檔案的內(nèi)容（一）客戶基本資料1.營業(yè)執(zhí)照副本復印件：清晰反映客戶的注冊登記信息。2.公司章程：明確客戶的組織架構(gòu)、股東構(gòu)成及決策機制等。3.法定代表人身份證明書及身份證復印件：確認法定代表人身份。4.授權(quán)委托書及受托人身份證復印件：如有委托辦理業(yè)務(wù)，提供相關(guān)授權(quán)文件。5.稅務(wù)登記證副本復印件：了解客戶稅務(wù)情況。6.組織機構(gòu)代碼證副本復印件：證明客戶的組織機構(gòu)代碼。7.貸款卡復印件及查詢信息：反映客戶的信用記錄和融資情況。8.近三年財務(wù)報表（資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表）及審計報告：評估客戶財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。9.近期財務(wù)數(shù)據(jù)及相關(guān)說明：如月度或季度財務(wù)報表、財務(wù)分析報告等。10.行業(yè)資料：包括行業(yè)發(fā)展趨勢、市場競爭狀況等，輔助了解客戶所處行業(yè)環(huán)境。（二）授信申請資料1.授信申請書：詳細闡述客戶的授信需求、用途、還款來源等。2.項目可行性研究報告（如有項目融資）：論證項目的可行性和盈利能力。3.擔保資料保證人資料：包括營業(yè)執(zhí)照副本復印件、公司章程、法定代表人身份證明書及身份證復印件、授權(quán)委托書及受托人身份證復印件、近三年財務(wù)報表及審計報告、近期財務(wù)數(shù)據(jù)及相關(guān)說明、保證人信用狀況查詢記錄等。抵押物資料：抵押物清單、產(chǎn)權(quán)證書復印件、評估報告、保險單等。質(zhì)押物資料：質(zhì)押物清單、權(quán)利憑證復印件、價值評估報告等。4.授信調(diào)查資料授信調(diào)查報告：全面分析客戶的基本情況、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用狀況、市場競爭力等，評估授信風險。實地調(diào)查報告：調(diào)查人員實地走訪客戶經(jīng)營場所后撰寫的報告，描述現(xiàn)場情況、經(jīng)營規(guī)模、設(shè)備狀況等。信用評級資料：客戶信用評級的相關(guān)文件和依據(jù)。（三）授信審批資料1.授信審批表：記錄授信審批過程中的各項決策意見和審批結(jié)果。2.審批會議紀要：詳細記錄授信審批會議的討論內(nèi)容、決策過程和結(jié)果。3.風險管理部門意見：風險管理部門對授信業(yè)務(wù)風險評估和防控的意見。4.法律合規(guī)部門意見：法律合規(guī)部門對授信業(yè)務(wù)合法性、合規(guī)性審查的意見。（四）授信合同及相關(guān)文件1.授信合同：明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)范授信業(yè)務(wù)操作。2.保證合同（如有保證擔保）：約定保證人的保證責任和義務(wù)。3.抵押合同（如有抵押擔保）：規(guī)定抵押物的相關(guān)事項和抵押人的責任。4.質(zhì)押合同（如有質(zhì)押擔保）：明確質(zhì)押物的相關(guān)條款和質(zhì)權(quán)人的權(quán)利。5.借款合同（如有貸款業(yè)務(wù)）：具體約定借款金額、期限、利率、還款方式等。6.相關(guān)補充協(xié)議：對授信合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的變更事項進行約定。（五）貸后管理資料1.貸后檢查報告：定期對客戶進行貸后檢查，報告客戶經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、資金使用情況等變化，評估風險狀況。2.客戶重大事項報告：記錄客戶發(fā)生的重大事件，如重大投資、重大訴訟、股權(quán)變更等，分析對授信業(yè)務(wù)的影響。3.還款記錄：詳細記錄客戶每期還款的金額、時間、方式等情況。4.催收記錄：對逾期客戶的催收過程和結(jié)果記錄，包括催收方式、時間、與客戶溝通情況等。（六）其他資料1.往來函件：與客戶、保證人、抵押人、質(zhì)押人等之間的信函、傳真、電子郵件等，涉及授信業(yè)務(wù)的溝通、協(xié)商、通知等事項。2.評估報告（除抵押物、質(zhì)押物評估報告外的其他專項評估）：如項目評估、企業(yè)價值評估等。3.行業(yè)動態(tài)信息：收集整理的與客戶所處行業(yè)相關(guān)的政策變化、市場動態(tài)等信息，作為授信決策參考。4.監(jiān)管文件及內(nèi)部管理規(guī)定：與授信業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部的管理制度、操作流程等文件。三、授信檔案的收集與整理（一）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在授信業(yè)務(wù)開展過程中及時收集相關(guān)資料，確保資料的真實性和完整性。對于客戶提供的復印件資料，應(yīng)要求客戶加蓋公章確認與原件一致。2.調(diào)查人員在進行授信調(diào)查時，應(yīng)按照規(guī)定的內(nèi)容和格式收集資料，對資料的真實性、準確性進行核實，并簽字確認。3.審批過程中產(chǎn)生的各類文件，由相關(guān)部門及時提交至檔案管理部門，確保檔案資料的連貫性。（二）整理原則1.按照授信業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容的類別進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)建立獨立的文件夾或檔案袋，文件夾或檔案袋上應(yīng)標明客戶名稱、授信業(yè)務(wù)品種、檔案類別等信息。3.對每份文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。編號規(guī)則為：業(yè)務(wù)年份（兩位）+業(yè)務(wù)品種代碼（兩位）+客戶編號（六位）+檔案順序號（三位）。例如：23年貸款業(yè)務(wù)，客戶編號為123456，該客戶貸款檔案中的第一份文件編號為2301123456001。（三）整理方法1.客戶基本資料整理：將各項客戶基本資料按照上述順序依次排列，放入客戶基本資料文件夾中。2.授信申請資料整理：授信申請書、項目可行性研究報告、擔保資料、授信調(diào)查資料等分別歸類整理，確保資料之間的關(guān)聯(lián)性和邏輯性。3.授信審批資料整理：按照審批表、會議紀要、風險管理部門意見、法律合規(guī)部門意見的順序整理。4.授信合同及相關(guān)文件整理：將授信合同及各類擔保合同、借款合同等按照合同簽訂時間順序排列，相關(guān)補充協(xié)議附在相應(yīng)合同之后。5.貸后管理資料整理：貸后檢查報告、客戶重大事項報告、還款記錄、催收記錄等按照時間順序整理。6.其他資料整理：往來函件按照收到時間順序編號整理，評估報告、行業(yè)動態(tài)信息、監(jiān)管文件及內(nèi)部管理規(guī)定等分別歸類存放。四、授信檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的授信檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時間不得超過業(yè)務(wù)結(jié)束后的[X]個工作日。2.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的授信檔案進行核對，確保檔案資料齊全、整理規(guī)范、編號準確。核對無誤后，在檔案封面和目錄上簽字確認。3.建立授信檔案歸檔清單，詳細記錄檔案名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息，以便查詢和統(tǒng)計。（二）保管期限1.授信業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和風險程度確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，適用于風險較低且業(yè)務(wù)結(jié)清后無重大風險隱患的授信業(yè)務(wù)檔案。中期保管期限為[X]年，適用于風險一般的授信業(yè)務(wù)檔案。長期保管期限為[X]年或永久保管，適用于風險較高、涉及重大金額或存在潛在風險隱患較大的授信業(yè)務(wù)檔案，如重大項目貸款、不良貸款等檔案。2.保管期限自授信業(yè)務(wù)結(jié)清之日起計算。對于分期還款的授信業(yè)務(wù)，保管期限自最后一期還款結(jié)清之日起計算。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。檔案應(yīng)按照類別和保管期限分類存放，便于查找和管理。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將授信檔案的電子文檔進行分類存儲。對電子檔案應(yīng)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.檔案保管人員職責：檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整性和安全性。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理。嚴格遵守檔案查閱和借閱制度，做好檔案查閱和借閱記錄。五、授信檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱授信檔案的，應(yīng)填寫《授信檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點。查閱過程中應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。4.如需復印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印后的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以證明其與原件一致。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱授信檔案的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并簽訂《授信檔案借閱保密協(xié)議》。2.借閱人應(yīng)填寫《授信檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對借閱人進行登記，記錄借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。借閱人應(yīng)按照約定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善導致檔案損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。六、授信檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立嚴格的保密制度，對授信檔案管理人員進行保密培訓，提高保密意識。2.對涉及商業(yè)秘密和客戶信息的授信檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容，不得在私人場合談?wù)摍n案管理工作。4.在檔案查閱和借閱過程中，應(yīng)遵循保密原則，對查閱和借閱人員進行保密提醒，防止信息傳播。（二）銷毀規(guī)定1.授信檔案保管期滿后，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《授信檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司風險管理部門、法律合規(guī)部門審核，確認該檔案已無保存價值且不存在法律糾紛等問題后，報公司主管領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行銷毀。銷