PAGE語言文字檔案制度建設一、總則（一）目的為加強本公司/組織語言文字檔案的管理，確保語言文字檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮其在公司/組織各項工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內所有涉及語言文字檔案的部門和人員。語言文字檔案包括但不限于各類文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、培訓資料、宣傳材料等，其中以語言文字為主要記錄形式的檔案均在此列。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司/組織在語言文字使用方面的實際情況，確保原始記錄的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理與語言文字相關的各類信息，保證檔案資料的齊全完整，避免遺漏重要內容。3.準確性原則：檔案記錄應準確無誤，語言表達清晰規(guī)范，數(shù)據(jù)準確可靠，以確保檔案的質量和使用價值。4.系統(tǒng)性原則：按照一定的邏輯和規(guī)律，對檔案進行分類、編號、排列，使其形成有機的整體，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織語言文字檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的語言文字檔案，對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。3.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、檢索、利用等日常管理工作。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.組織開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責1.負責本部門語言文字檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案工作的具體實施，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.嚴格執(zhí)行公司/組織檔案管理制度，在工作中形成的各類語言文字材料，應按照檔案管理要求進行整理和歸檔，不得擅自留存或銷毀。4.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真履行檔案管理職責，熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，做好檔案的日常管理工作。3.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等具體工作，確保檔案的質量和規(guī)范。4.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。6.積極參與檔案信息化建設，負責檔案信息的錄入、維護和管理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織制定的關于語言文字工作的政策、制度、規(guī)劃、計劃等文件。2.各類會議中涉及語言文字工作的會議通知、議程、報告、決議、紀要等。3.語言文字培訓活動的相關資料，包括培訓方案、教材、學員名單、考核成績等。4.公司/組織對外發(fā)布的宣傳材料、廣告文案、新聞稿件等，以及內部使用的宣傳手冊、海報、標語等。5.合同、協(xié)議等法律文件中涉及語言文字條款的內容。6.員工提交的與語言文字相關的工作成果，如調研報告、論文、翻譯作品等。7.語言文字工作的檢查、評估、驗收等相關資料。8.其他與語言文字工作有關的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對于電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實性和可讀性。4.檔案收集過程中，應做好記錄，注明檔案的名稱、來源、形成時間、收集時間等信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內容等因素進行分類?？煞譃榫C合類、政策法規(guī)類、會議類、培訓類、宣傳類、業(yè)務類、檢查評估類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結合的方式。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內容。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。四、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案：設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別和編號順序存放紙質檔案。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應按照與紙質檔案相對應的分類和編號進行存儲，同時做好備份工作，備份存儲介質應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織核心利益、具有長期查考利用價值的檔案，如公司章程、重要合同協(xié)議、重大決策文件等，應永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，確定不同的定期保管期限，一般可分為30年、10年等。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。（三）保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全。2.加強檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，配備必要的消防器材和安全報警裝置。3.對電子檔案的存儲介質進行定期檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全和可讀。同時，制定電子檔案的備份策略和恢復計劃，以應對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需查閱檔案的，應辦理相關手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進行查閱。五、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質檔案目錄索引和電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。紙質檔案目錄索引應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，電子檔案檢索系統(tǒng)應具備全文檢索、分類檢索、關鍵詞檢索等功能。2.定期對檔案檢索工具進行更新和維護，確保檢索信息的準確性和完整性。（二）利用流程1.申請：公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍及查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進行審核，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，應報公司/組織主管領導審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定為查閱人員提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案，如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整無損。（三）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等機密信息的檔案，未經(jīng)公司/組織批準，不得對外提供查閱、復制或公開披露。2.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與工作無關的目的，不得損害公司/組織和他人的合法權益。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值與公司/組織的發(fā)展需求相適應。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格標準的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素進行綜合分析，判斷其保存價值。2.價值評估法：制定檔案價值評估標準，從檔案的重要性、時效性、完整性等方面進行評估，確定檔案的保管期限和存毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上