PAGE司法行政檔案保密制度一、總則（一）目的為加強司法行政檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位司法行政檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對司法行政檔案中的各類信息，包括但不限于案件材料、當事人信息、內(nèi)部工作文件等，實行嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.依法管理原則：依據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范檔案保密管理工作，確保各項保密措施合法合規(guī)。3.預(yù)防為主原則：強化檔案保密意識教育，完善保密制度和技術(shù)防范措施，從源頭上預(yù)防檔案信息泄露風險。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善司法行政檔案保密管理制度，并組織實施。2.對檔案的收集、整理、保管、利用等工作進行指導和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合保密要求。3.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的保密設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，以及加密存儲設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。4.定期對檔案保密工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案保密制度，認真履行檔案管理職責，確保檔案信息安全。2.負責檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，對檔案的完整性和準確性負責。3.按照規(guī)定的權(quán)限和程序，為合法利用檔案的人員提供服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作，不得擅自擴大檔案利用范圍。4.對接觸檔案的人員進行保密教育，提醒其遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（三）利用檔案人員職責1.嚴格遵守檔案保密制度，在利用檔案過程中，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。2.按照規(guī)定的用途使用檔案，不得將檔案用于非法目的或泄露給無關(guān)人員。3.歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和保密性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并承擔相應(yīng)責任。三、檔案收集與整理保密要求（一）收集要求1.在檔案收集過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴格審查檔案來源的合法性和真實性，確保檔案信息準確可靠。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取加密傳輸、專人護送等方式進行收集，防止信息在傳輸過程中泄露。3.收集的檔案應(yīng)明確標注密級和保密期限，以便后續(xù)管理。（二）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)在符合保密要求的環(huán)境中進行檔案整理工作，如專門的檔案整理室，整理室應(yīng)配備必要的保密設(shè)施。2.在整理檔案過程中，不得隨意丟棄或泄露檔案中的任何信息，對破損、褪色等需要修復的檔案，應(yīng)采取保密措施進行處理，防止信息泄露。3.按照檔案分類標準和編號規(guī)則，對檔案進行科學分類和編號，確保檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性，同時便于保密管理。四、檔案保管保密措施（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、保密的地點，遠離易燃、易爆場所和人員密集區(qū)域。2.庫房應(yīng)具備良好的封閉性和防護性能，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，確保庫房安全。3.庫房內(nèi)配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案因溫濕度變化而受損。4.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案存儲架，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。（二）檔案存儲方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密封包裝、專柜存放的方式，防止檔案被篡改或損壞。2.對電子檔案，應(yīng)進行加密存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，并分別存儲在不同的物理位置，防止因存儲介質(zhì)損壞而導致檔案信息丟失。3.對涉及重要機密的檔案，應(yīng)采用特殊的存儲方式，如異地存儲、加密存儲在專用服務(wù)器等，確保檔案信息的絕對安全。（三）庫房安全管理1.嚴格控制庫房人員出入，設(shè)立門禁系統(tǒng)，只有經(jīng)過授權(quán)的檔案管理人員才能進入庫房。2.庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進行巡查，檢查檔案存儲情況、設(shè)施設(shè)備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.加強對庫房周邊環(huán)境的安全管理，防止無關(guān)人員進入庫房區(qū)域，確保庫房安全。五、檔案利用保密規(guī)定（一）利用審批1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、利用范圍、利用期限等，經(jīng)所在部門負責人審核，報檔案管理部門負責人審批。2.外單位人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，說明利用目的和范圍，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報單位分管領(lǐng)導審批。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，利用審批應(yīng)更加嚴格，需經(jīng)單位主要領(lǐng)導審批。（二）利用場所與方式1.檔案利用應(yīng)在指定的檔案查閱室或借閱室進行，不得將檔案帶出規(guī)定場所。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，利用人員不得擅自對檔案進行拍照、錄像、復印等操作，確需復制的，應(yīng)按照審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（三）利用記錄與跟蹤1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用人員姓名、單位、利用時間、利用目的、利用范圍、歸還時間等，確保檔案利用過程可追溯。2.定期對檔案利用情況進行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)利用人員違反保密規(guī)定的，應(yīng)及時采取措施，如收回檔案、停止利用權(quán)限等，并追究相關(guān)責任。六、檔案鑒定與銷毀保密程序（一）鑒定工作1.定期對檔案進行鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門專家等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，鑒定工作應(yīng)更加謹慎，確保鑒定結(jié)果準確無誤，防止不應(yīng)銷毀的檔案被銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報單位分管領(lǐng)導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、保密的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存，作為檔案銷毀工作的憑證。七、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全檔案保密監(jiān)督機制，檔案管理部門定期對檔案保密工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.單位內(nèi)部審計部門定期對檔案保密制度執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，確保保密制度的有效執(zhí)行。3.接受上級主管部門和相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，對提出的問題和建議，應(yīng)認真落實整改。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案保密制度的執(zhí)行情況、檔案管理各環(huán)節(jié)的保密措施落實情況、檔案存儲設(shè)施設(shè)備的運行情況等。2.檢查方式可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，定期檢查每年不少于一次，不定期抽查根據(jù)實際情況隨時進行。3.檢查過程中，可通過查閱檔案利用記錄、實地查看檔案庫房、詢問檔案管理人員等方式，全面了解檔案保密工作情況。（三）問題整改與責任追究1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，明確整改要求和期限，檔案管理部門應(yīng)認真組織整改，并將整改情況及時報告。2.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的責任，包括批評教育、警告、罰款、辭退等，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。八、保密教育與培訓（一）教育內(nèi)容1.開展檔案保密法律法規(guī)教育，使全體員工了解國家關(guān)于檔案保密的法律法規(guī)要求，增強法律意識。2.進行檔案保密制度教育，詳細講解本單位檔案保密制度的各項規(guī)定，確保員工熟悉制度內(nèi)容。3.加強檔案保密意識教育，通過案例分析、警示教育等方式，提高員工對檔案保密工作重要性的認識，增強保密意識。（二）培訓方式1.定期組織檔案保密知識培訓，培訓對象包括檔案管理人員、利用檔案人員以及其他可能接觸檔案的人員。2.培訓方式可采用集中授課、專題講座、在線學習等多種形式，確保培訓效果。3.邀請檔案保密專家或法律專業(yè)人士進行授課，提高培訓的專業(yè)性和權(quán)威性。（三）培訓計劃與考核1.制定年度檔案保密教育與培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓對象等，確保培訓工作有序開展。2.對參加培訓的人員進行考核，考核方式可采用考試、撰寫心得體會、實際操作等多種形式，考核結(jié)果納入員工個人績效考核。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工