PAGE機關(guān)檔案管理系列制度一、總則（一）目的為加強本機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機關(guān)工作中的作用，特制定本系列制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由機關(guān)綜合檔案室負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映機關(guān)各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集機關(guān)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，維護檔案的有機聯(lián)系。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各部門負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)機關(guān)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合檔案室綜合檔案室是機關(guān)檔案管理的具體執(zhí)行部門，配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用本機關(guān)的各類檔案。3.指導(dǎo)各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作，對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全與完整。5.積極推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)各部門負責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期向綜合檔案室移交檔案。同時，指定一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與綜合檔案室的溝通協(xié)調(diào)。三、文件材料的收集與歸檔（一）收集范圍機關(guān)各部門應(yīng)按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，收集本部門在工作活動中形成的以下文件材料：1.上級機關(guān)來文，包括普發(fā)性文件、重要業(yè)務(wù)文件、會議文件、任免文件等。2.本機關(guān)形成的文件，如黨組文件、行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案等。3.下級機關(guān)的請示、報告及重要統(tǒng)計報表等。4.與其他單位的往來文件，如函件、協(xié)議書、合作意向書等。5.本機關(guān)召開會議、舉辦活動形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要、照片、錄音錄像等。6.本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲等文件材料。7.本機關(guān)資產(chǎn)登記、財務(wù)管理、審計等文件材料。8.本機關(guān)業(yè)務(wù)工作中形成的各類專業(yè)文件材料，如業(yè)務(wù)報表、技術(shù)資料、科研成果、項目檔案等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.專業(yè)檔案應(yīng)根據(jù)其形成特點和實際情況，在項目結(jié)束或工作完成后的規(guī)定時間內(nèi)歸檔。3.人事檔案應(yīng)在人員調(diào)動、離職等手續(xù)辦理完畢后的一個月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集的文件材料進行初步整理，按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，剔除重復(fù)、無用的文件。2.將整理好的文件材料移交綜合檔案室，綜合檔案室檔案管理人員進行再次審核、整理和編目，確定檔案的保管期限和密級，編制檔案目錄和檢索工具。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，按照檔案分類方案進行排列上架。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。即先按年度分類，再在每個年度內(nèi)按機構(gòu)（問題）分類，最后按保管期限分類。2.專業(yè)檔案根據(jù)其自身特點，采用相應(yīng)的分類方法，如科技檔案可按項目、專業(yè)、時間等進行分類；會計檔案可按年度、類別進行分類。（三）編號與編目1.檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。文書檔案編號可采用全宗號年度保管期限件號的形式；專業(yè)檔案編號可根據(jù)其分類方法進行編制。2.編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期來源、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檢索和查閱。（四）裝訂與裝盒1.文書檔案一般應(yīng)采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，盒面應(yīng)填寫全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號等信息，脊背應(yīng)填寫全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、盒號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等必要的設(shè)施。（二）檔案上架檔案應(yīng)按照分類方案進行排列上架，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放架位、盒號等信息。（三）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體劃分按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。（四）檔案清查與盤點1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如對破損、褪色的檔案進行修復(fù)，對丟失的檔案進行查找和補充等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本機關(guān)檔案保管期限表，對檔案的價值進行全面、客觀、準(zhǔn)確的評估，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對已滿保管期限的檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形式等，結(jié)合機關(guān)工作實際，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。3.將檔案銷毀清冊報機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，為機關(guān)各項工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍1.機關(guān)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)機關(guān)批準(zhǔn)的單位或個人查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.機關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)機關(guān)保密部門審核同意。3.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。（四）利用反饋檔案利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還綜合檔案室，并反饋利用效果。綜合檔案室應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、備份等功能，同時應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理模塊，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，具有較強的責(zé)任心和保密意識。（二）崗位職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等日常管理工作。2.指導(dǎo)各部門的文件材料收集、