PAGE企業(yè)文書(shū)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文書(shū)檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書(shū)檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文書(shū)檔案必須是真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的原始材料。3.完整性原則：全面收集、整理公司工作中形成的各類(lèi)文書(shū)檔案，保證檔案的齊全。4.準(zhǔn)確性原則：文書(shū)檔案的內(nèi)容和形式應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，便于查閱和利用。5.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行文書(shū)檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)和裝訂等工作。二、歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)1.公司各類(lèi)文件，包括上級(jí)文件、公司發(fā)文、部門(mén)發(fā)文等。2.公司會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。3.公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.公司規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。5.公司人事檔案材料，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)資料。6.公司印章使用記錄、介紹信存根等。7.公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)函件、傳真、電子郵件等。8.公司行政事務(wù)處理文件，如辦公用品采購(gòu)、車(chē)輛管理、辦公設(shè)備維護(hù)等相關(guān)資料。（二）業(yè)務(wù)管理類(lèi)1.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)文件，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、銷(xiāo)售合同、客戶資料等。2.生產(chǎn)管理類(lèi)文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)文件，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.人力資源管理類(lèi)文件，如招聘計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。5.研發(fā)管理類(lèi)文件，包括研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)文檔、專(zhuān)利申請(qǐng)資料等。6.質(zhì)量管理類(lèi)文件，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制記錄、質(zhì)量認(rèn)證資料等。7.采購(gòu)管理類(lèi)文件，包括采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、采購(gòu)訂單等。8.物流管理類(lèi)文件，如發(fā)貨清單、運(yùn)輸記錄、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告等。（三）項(xiàng)目管理類(lèi)1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類(lèi)文件，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書(shū)等。（四）其他類(lèi)1.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等相關(guān)資料。2.公司參加各類(lèi)活動(dòng)的文件、照片、視頻等資料。3.公司與外部機(jī)構(gòu)簽訂的合作協(xié)議、合同等。4.其他具有保存價(jià)值的文件資料。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于重要文件，應(yīng)在文件形成后及時(shí)收集，避免丟失或遺漏。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或刪除。（二）文件材料的整理1.按照歸檔范圍對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保同一類(lèi)文件材料集中在一起。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得影響文件材料的閱讀和保存。4.對(duì)破損或褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件材料的完整性和可讀性。（三）文件材料的編目1.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰、工整，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。3.對(duì)電子文件應(yīng)建立電子目錄，電子目錄應(yīng)與紙質(zhì)目錄相對(duì)應(yīng)，便于查詢(xún)和利用。（四）文件材料的裝訂1.裝訂應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料，如線繩、縫紉機(jī)等。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件材料的順序和完整性，不得壓字、掉頁(yè)或損壞文件材料。3.對(duì)于紙張較大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其與檔案盒大小相適應(yīng)。四、歸檔流程（一）文件材料的收集與整理1.各部門(mén)文件材料收集人員按照歸檔范圍和要求，定期收集本部門(mén)形成的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.整理后的文件材料應(yīng)按照分類(lèi)順序排列，填寫(xiě)文件材料目錄，一式兩份。（二）文件材料的移交1.各部門(mén)整理好的文件材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至綜合管理部門(mén)。2.移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)文件材料移交清單，清單應(yīng)包括文件材料名稱(chēng)、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，移交人和接收人應(yīng)簽字確認(rèn)。（三）檔案的審核與裝訂1.綜合管理部門(mén)檔案管理人員對(duì)移交的文件材料進(jìn)行審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)審核合格的文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂后的檔案應(yīng)整齊、牢固，符合檔案管理要求。（四）檔案的編目與上架1.裝訂后的檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。2.編目后的檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、終止的文件材料。2.公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告。3.公司重要會(huì)議記錄、決議、決定等。4.公司重要規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。5.公司與外部機(jī)構(gòu)簽訂的重要合作協(xié)議、合同等。6.公司獲得的重要榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。7.其他具有重要保存價(jià)值的文件材料。（二）長(zhǎng)期保管1.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.公司人事檔案材料，除永久保管的外。3.公司各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。4.公司一般性會(huì)議文件、紀(jì)要等。5.公司一般性規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。6.公司與外部機(jī)構(gòu)簽訂的一般性合作協(xié)議、合同等。7.公司項(xiàng)目管理文件，除永久保管的外。8.其他具有一定保存價(jià)值的文件材料，保管期限為10年至50年。（三）短期保管1.公司臨時(shí)性文件材料，如臨時(shí)性通知、便函等。2.公司一般性行政事務(wù)處理文件，如辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)、車(chē)輛使用記錄等。3.公司一般性業(yè)務(wù)文件，如一般性市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷(xiāo)售訂單等。4.公司一般性會(huì)議文件、紀(jì)要等，保管期限為1年至5年。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)查閱。2.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)查閱。3.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到綜合管理部門(mén)檔案管理人員處辦理查閱登記手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。5.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案的復(fù)印件或摘錄等利用方式。2.提供檔案復(fù)印件或摘錄時(shí)，應(yīng)注明出處，并加蓋綜合管理部門(mén)印章。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，不得提供復(fù)印件或摘錄，如需利用，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。七、檔案保密（一）保密措施1.綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，防止檔案信息泄露。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自傳播、泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)于違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成的鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批