PAGE地產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司地產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)部涉及地產(chǎn)項目開發(fā)、銷售、運營等各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類檔案資料的管理。包括但不限于項目立項文件、土地出讓合同、規(guī)劃設(shè)計圖紙、施工過程資料、銷售合同、產(chǎn)權(quán)登記資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對地產(chǎn)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映地產(chǎn)項目的實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，嚴格保密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司地產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司地產(chǎn)檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和檢索，提高檔案管理效率。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等日常管理工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。6.對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。7.參與公司地產(chǎn)項目的竣工驗收，負責(zé)審查項目檔案資料的完整性和準確性。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門地產(chǎn)檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。3.在項目實施過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件的形成和流轉(zhuǎn)，保證檔案資料的真實有效。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點、借閱等工作，按照規(guī)定提供檔案利用所需的相關(guān)資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，嚴格遵守檔案管理工作流程。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等，確保檔案的質(zhì)量。3.熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，及時錄入和更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。4.做好檔案的安全保密工作，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，防止檔案的丟失和泄露。5.定期對檔案進行清查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需求及時準確地提供檔案資料。7.參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.規(guī)劃設(shè)計文件包括規(guī)劃設(shè)計方案、建筑設(shè)計圖紙、結(jié)構(gòu)設(shè)計圖紙、給排水設(shè)計圖紙、電氣設(shè)計圖紙等。3.施工過程文件包括施工組織設(shè)計、施工方案、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件包括竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、消防驗收意見書、環(huán)保驗收合格證、規(guī)劃驗收合格證等。6.銷售與產(chǎn)權(quán)文件包括銷售合同、認購協(xié)議,產(chǎn)權(quán)登記資料等。7.其他與地產(chǎn)項目相關(guān)的文件如項目會議紀要、往來函件、招投標文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，并確保資料的齊全、完整。2.對重要文件和資料，應(yīng)實行原件歸檔；如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案保存要求。4.收集的檔案資料應(yīng)按照形成時間順序進行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為項目前期、規(guī)劃設(shè)計、施工過程、監(jiān)理、竣工驗收、銷售與產(chǎn)權(quán)等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用統(tǒng)一的編號規(guī)則。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和使用。4.裝訂對紙張較多的檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，將檔案保管期限分為永久、長期和短期三類。1.永久保管的檔案包括項目立項批復(fù)、土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書等重要文件。2.長期保管的檔案包括規(guī)劃設(shè)計圖紙、施工過程文件、監(jiān)理文件有效期內(nèi)的銷售合同等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案包括一般性的項目會議紀要、往來函件等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.電子檔案建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備，對電子檔案進行備份存儲。電子檔案應(yīng)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。同時，定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對清查情況進行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進措施和建議。五、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，并根據(jù)檔案的保管期限和利用情況決定是否批準借閱。對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格控制借閱范圍。3.借閱人憑批準后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當面清點檔案數(shù)量，并提醒借閱人注意檔案的安全保密。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記或損壞。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。6.借閱人歸還檔案時，應(yīng)在檔案管理部門辦理歸還手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量和完整性，確認無誤后予以簽收。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，并安排專人負責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱檔案時，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得將檔案帶出查閱地點。3.查閱人如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件一致，不得擅自更改內(nèi)容。（三）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、編號、利用期限等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人以及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際保存價值，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準。對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責(zé)監(jiān)