PAGE河南鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強河南鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的規(guī)范化、科學化管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合河南鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于河南各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府及其所屬部門、事業(yè)單位、社會團體等在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負責對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案進行集中收集、整理、保管和利用。2.真實完整原則確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的歷史面貌和發(fā)展過程。3.方便利用原則建立健全檔案管理制度和服務(wù)機制，提高檔案利用效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立綜合檔案室，配備專職或兼職檔案管理人員，負責本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的具體組織實施。綜合檔案室的職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案進行分類、編目、上架，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進行銷毀。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導決策、工作查考、經(jīng)驗借鑒等提供檔案信息服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部職工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，負責檔案的日常管理工作。其主要職責包括：1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。2.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和反饋工作。4.參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。5.協(xié)助開展檔案鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府在履行職能活動中形成的各類文件、會議記錄、決議、決定、通知等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各單位在工作中形成的業(yè)務(wù)文件、報表、計劃、總結(jié)、合同、協(xié)議等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調(diào)整、機構(gòu)改革、人事任免等工作中形成的文件材料。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)舉辦的各類重要活動、會議、培訓等形成的文件、照片、音像等資料。5.鄉(xiāng)鎮(zhèn)與上級機關(guān)、其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)及有關(guān)單位之間的往來文件、信函、電報等。6.鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案、榮譽證書等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、準確、完整地收集到綜合檔案室。2.對收集到的檔案材料，應(yīng)進行認真核對，確保其內(nèi)容真實、字跡清晰、格式規(guī)范。3.收集的檔案材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照形成時間先后順序進行整理。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作類、社會事務(wù)工作類、經(jīng)濟發(fā)展工作類、文化教育衛(wèi)生工作類、檔案業(yè)務(wù)類等。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)科學合理、便于記憶和查找。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，然后按照一定的順序進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具應(yīng)配備符合標準的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進行分類存放。檔案裝具應(yīng)牢固、耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案庫房管理制度，嚴格控制庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復和復制。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。4.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對檔案進行定期復查，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定存毀。五、檔案的利用（一）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導決策、工作查考、經(jīng)驗借鑒等需要查閱檔案資料的。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各單位在工作中需要查閱相關(guān)檔案的。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的。（二）利用方式1.查閱利用者可直接到綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制利用者如需復制檔案資料，應(yīng)填寫復制申請表，經(jīng)綜合檔案室負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案資料應(yīng)加蓋綜合檔案室印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對利用檔案的時間、內(nèi)容、利用者等信息進行詳細記錄。利用登記應(yīng)及時、準確、完整，便于統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點和發(fā)展的觀點，從鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導擔任組長，綜合檔案室負責人及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干為成員。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行分析比較，判斷其在內(nèi)容、形式、價值等方面的差異，確定其保存價值。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動和基本歷史面貌的，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年；短期保管的檔案是指反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)局部工作活動，在較短時間內(nèi)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有參考價值的檔案，保管期限為[X]年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導審核批準后，由檔案管理人員負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標逐步實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的信息化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標準要求，確保掃描圖像清晰、完整。2.對掃描后的圖像進行圖像處理，包括去污、裁剪、拼接等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理需求的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，方便利用者通過關(guān)鍵詞、題名、日期等方式快速檢索所需檔案信息。3.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、訪問控制、加密等措施，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)維護定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行維護，及時更新檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。對損壞或丟失的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行修復和補充。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府負責對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作進行監(jiān)督檢查，定期組織對各部門、各單位檔案工作進行考核評估。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查每年組織一次全面的檔案工作檢查，對各部門、各單位檔案工作進行實地查看和資料查閱。2.不定期抽查根