PAGE檔案管理制度落實(shí)一、總則1.目的本檔案管理制度旨在加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。完整性原則：應(yīng)保證檔案的齊全完整，對公司/組織在各個階段、各個方面形成的檔案進(jìn)行全面收集，避免遺漏。保密性原則：對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息的泄露。便于利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，合理分類、編號和整理檔案，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的查閱效率。二、檔案管理部門及職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。2.檔案管理部門職責(zé)制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保檔案的有序存放。檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案統(tǒng)計(jì)：建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。檔案利用服務(wù)：負(fù)責(zé)為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。指導(dǎo)和監(jiān)督：對公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高各部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集1.收集范圍文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等?？萍紮n案：涵蓋科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報告等。人事檔案：包含員工的個人簡歷、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷、職稱評定、考核獎懲、工資福利等方面的材料。財務(wù)檔案：涉及會計(jì)憑證、賬簿、報表、審計(jì)報告、稅務(wù)資料等財務(wù)核算和管理過程中形成的檔案。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的合同、訂單、客戶資料、業(yè)務(wù)報表、市場調(diào)研分析報告等檔案。2.收集要求及時收集：各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案形成后及時移交檔案管理部門。對于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成收集和整理。完整準(zhǔn)確：收集的檔案應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息或擅自更改檔案內(nèi)容。規(guī)范整理：收集的檔案應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的格式和要求進(jìn)行初步整理，確保檔案的規(guī)范性和一致性。四、檔案的整理1.整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.分類方法年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將同一年度的檔案集中在一起。機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案按部門進(jìn)行分類。問題分類法：結(jié)合公司/組織的業(yè)務(wù)范圍和檔案內(nèi)容，按照問題對檔案進(jìn)行分類，如將文書檔案分為行政管理、財務(wù)管理、人力資源管理等類別。3.編號規(guī)則全宗號：公司/組織檔案的全宗號由檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識整個公司/組織的檔案集合。目錄號：根據(jù)檔案分類情況，為每一類檔案編制目錄號，目錄號應(yīng)具有唯一性。案卷號：在每一類檔案中，按照檔案的排列順序?yàn)槊總€案卷編制案卷號。件號：對于以件為單位整理保管的檔案，為每件檔案編制件號。4.編目工作編制案卷目錄：對整理好的案卷進(jìn)行編目，包括案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等內(nèi)容，形成案卷目錄，便于檔案的查找和統(tǒng)計(jì)分析。編制文件目錄：對于以件為單位整理的檔案，編制文件目錄，記錄文件的編號、題名、日期、責(zé)任者等信息。五、檔案的保管1.保管場所檔案庫房：應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的專用房間作為檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。安全防護(hù)設(shè)施：檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)設(shè)施，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲藥品、擋鼠板等。2.檔案裝具檔案柜：選用符合檔案保管要求的檔案柜，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。檔案盒：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于檔案的分類存放和管理。3.檔案存放方式分類存放：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將不同類別的檔案分別存放在相應(yīng)的檔案柜和檔案盒中，確保檔案存放有序。上架排列：檔案柜應(yīng)按照編號順序排列上架，檔案盒在檔案柜內(nèi)也應(yīng)按照一定順序排列，便于檔案的查找和取用。4.檔案保管期限永久保管：對于反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，如公司章程、重大決策文件、年度財務(wù)決算報表等，應(yīng)永久保管。定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際利用價值確定。5.檔案保管檢查定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。不定期抽查：除定期檢查外，檔案管理部門還應(yīng)不定期對部分檔案進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。檢查記錄：每次檢查應(yīng)做好記錄，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，檢查記錄應(yīng)妥善保存。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)容：根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，判斷檔案是否具有保存意義。保管期限：對照檔案保管期限表，審查檔案的實(shí)際保管期限是否符合規(guī)定。完整性：檢查檔案是否齊全完整，有無缺頁、破損等情況。3.鑒定程序初步篩選：檔案管理部門對到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬鑒定銷毀的檔案清單。小組審查：檔案鑒定小組對擬鑒定銷毀的檔案清單進(jìn)行審查，逐卷逐件分析檔案的價值，確定是否需要銷毀。形成鑒定報告：經(jīng)鑒定小組審查通過后，形成檔案鑒定報告，明確鑒定結(jié)論和銷毀意見。4.銷毀審批檔案鑒定報告經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。5.銷毀實(shí)施制定銷毀方案：根據(jù)銷毀審批意見，制定詳細(xì)的檔案銷毀方案，明確銷毀檔案的范圍、方式、時間、地點(diǎn)等內(nèi)容。實(shí)施銷毀：按照銷毀方案，采用適當(dāng)?shù)姆绞綄n案進(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。銷毀記錄：對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，銷毀記錄應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：對各類檔案的收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，掌握檔案總量及變化情況。檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案的部門和人員，以及利用檔案的主要目的等信息。檔案保管期限統(tǒng)計(jì)：對不同保管期限的檔案數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的保管期限結(jié)構(gòu)。2.統(tǒng)計(jì)方法建立統(tǒng)計(jì)臺賬：檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目和格式，及時記錄檔案的相關(guān)信息。定期統(tǒng)計(jì)分析：每月或每季度對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成統(tǒng)計(jì)報表和分析報告，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計(jì)報表：定期向上級主管部門和公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門報送檔案統(tǒng)計(jì)報表，報表內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰。八、檔案的利用1.利用范圍公司/組織內(nèi)部利用：為公司/組織內(nèi)部各部門開展工作、進(jìn)行決策、處理問題等提供檔案查閱、借閱服務(wù)。外部利用：根據(jù)法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，為政府部門、司法機(jī)關(guān)、合作伙伴等提供檔案查閱、借閱服務(wù)，但必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)。2.利用手續(xù)查閱申請：公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。借閱申請：因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱檔案的用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后辦理借閱手續(xù)。審批登記：檔案管理部門對查閱、借閱申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱人的姓名、部門、查閱/借閱檔案名稱、時間、期限等信息。查閱借閱：查閱、借閱人憑審批登記后的申請表到檔案管理部門查閱或借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并監(jiān)督查閱、借閱人在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.利用期限查閱期限：一般情況下，查閱檔案的期限為當(dāng)場查閱，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期限：借閱檔案的期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際利用需求確定，最長不得超過[具體期限]。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。4.利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用過程的監(jiān)督，定期檢查檔案的利用情況，確保檔案利用的合法性、規(guī)范性和安全性。如發(fā)現(xiàn)查閱、借閱人有違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時制止并采取相應(yīng)措施。九、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織的信息化建設(shè)提供有力支持。2.數(shù)字化采集掃描錄入：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子圖像文件，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、命名、標(biāo)注等處理，錄入檔案信息管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)錄入：對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.存儲管理存儲設(shè)備：選用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，對數(shù)字化檔案進(jìn)行存儲。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。存儲方式：采用分布式存儲或云存儲等方式，提高檔案數(shù)據(jù)的存儲可靠性和可擴(kuò)展性。4.檢索利用檢索功能：在檔案信息管理系統(tǒng)中建立強(qiáng)大的檢索功能，支持按全宗號、目錄號、案卷號（件號）、題名、年度、保管期限、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。利用服務(wù)：通過檔案信息管理系統(tǒng)為用戶提供在線查閱、借閱、下載等服務(wù)，用戶可根據(jù)權(quán)限在系統(tǒng)中進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)檔案利用的便捷化和高效化。5.安全管理網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。數(shù)據(jù)安全：對檔案數(shù)據(jù)