PAGE檔案制度歸到那個全宗一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案制度歸宗方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及下屬單位形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.分類科學原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和保管期限等因素，對檔案進行科學分類，確保檔案分類合理、便于查找。3.安全保密原則：加強檔案安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、全宗劃分（一）全宗定義全宗是指一個獨立的機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的，具有有機聯(lián)系的檔案整體。（二）全宗劃分依據(jù)1.組織獨立性：以具有獨立法人資格或相對獨立管理職能的單位作為全宗劃分的基本單位。2.職能相關(guān)性：對于雖無獨立法人資格，但具有相對獨立業(yè)務(wù)職能的部門或機構(gòu)，其形成的檔案可單獨構(gòu)成一個全宗。3.時間連續(xù)性：同一單位在不同歷史時期形成的檔案應(yīng)歸屬于同一個全宗，保持檔案的時間連續(xù)性。（三）全宗具體劃分1.公司總部全宗：涵蓋公司總部各職能部門形成的各類檔案，包括行政管理、人力資源、財務(wù)審計、市場營銷、技術(shù)研發(fā)等方面的檔案。2.下屬子公司全宗：各下屬子公司作為獨立的全宗單位，負責收集、整理和保管本公司形成的檔案，包括生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)管理、人事管理等方面的檔案。3.分公司全宗：分公司形成的檔案單獨構(gòu)成全宗，主要涉及分公司在當?shù)亻_展業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的各類檔案，如業(yè)務(wù)合同、客戶資料、市場調(diào)研報告等。4.項目全宗：對于公司承擔的重大項目，在項目實施過程中形成的具有特定聯(lián)系的檔案，可單獨設(shè)立項目全宗進行管理，包括項目前期論證、項目設(shè)計、項目施工、項目驗收等各個階段的檔案。三、檔案分類（一）文書檔案分類1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋公司行政事務(wù)管理、辦公自動化、會議紀要、規(guī)章制度、對外聯(lián)絡(luò)等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：涉及公司經(jīng)營決策、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、物資采購、合同管理等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括公司生產(chǎn)計劃、工藝流程、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類：主要是公司基本建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工、驗收等過程中形成的文件材料。6.科研項目類：針對公司承擔的科研項目，在項目研究過程中產(chǎn)生的各類文件材料，如項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)等。（二）科技檔案分類1.產(chǎn)品檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量標準、產(chǎn)品說明書等方面的檔案。2.科研檔案：按照科研項目的類別和階段，對科研項目檔案進行分類管理，如科研項目立項檔案、研究過程檔案、成果鑒定檔案等。3.基建檔案：依據(jù)基本建設(shè)項目的不同階段，將基建檔案分為項目前期檔案、設(shè)計檔案、施工檔案、竣工驗收檔案等。4.設(shè)備檔案：以設(shè)備為單位，對設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、運行、維護、報廢等過程中形成的文件材料進行分類整理，包括設(shè)備說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。（三）人事檔案分類1.員工履歷檔案：記錄員工個人基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等方面的檔案材料。2.員工考核檔案：包括員工年度考核、績效考核、專項考核等方面的文件材料。3.員工培訓檔案：收集員工參加各類培訓的培訓計劃、培訓記錄、培訓證書等檔案材料。4.員工獎懲檔案：對員工獲得的獎勵和受到的處罰相關(guān)文件材料進行分類整理。5.員工工資檔案：涉及員工工資調(diào)整、獎金發(fā)放等方面的數(shù)據(jù)和文件材料。6.員工福利檔案：包括員工社會保險、住房公積金、福利待遇等方面的檔案材料。（四）財務(wù)檔案分類1.會計憑證檔案：按照會計憑證的類別和時間順序，對記賬憑證、原始憑證等進行分類裝訂和保管。2.會計賬簿檔案：包括總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等各類會計賬簿。3.財務(wù)報告檔案：收集公司年度、中期財務(wù)報告以及其他專項財務(wù)報告。4.財務(wù)審計檔案：涵蓋內(nèi)部審計、外部審計等過程中形成的審計報告、審計工作底稿等文件材料。5.稅務(wù)檔案：涉及公司納稅申報、稅務(wù)審計、稅務(wù)優(yōu)惠等方面的檔案材料。（五）業(yè)務(wù)檔案分類1.市場營銷業(yè)務(wù)檔案：包括市場調(diào)研資料、客戶信息、銷售合同、營銷活動策劃與執(zhí)行記錄等檔案。2.生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案：主要有生產(chǎn)訂單、生產(chǎn)計劃執(zhí)行情況記錄材料、生產(chǎn)統(tǒng)計報表等。3.質(zhì)量控制業(yè)務(wù)檔案：涵蓋原材料檢驗報告、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量事故處理報告等。4.物資采購業(yè)務(wù)檔案：包括采購合同、供應(yīng)商評估資料、采購訂單執(zhí)行情況記錄等。5.客戶服務(wù)業(yè)務(wù)檔案：收集客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料、售后服務(wù)記錄等。四、檔案編號（一）編號原則1.唯一性原則：每個全宗、每類檔案都應(yīng)有唯一的編號，避免編號重復。2.系統(tǒng)性原則：編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類體系和層次結(jié)構(gòu)，便于檔案的管理和查找。3.穩(wěn)定性原則：編號一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁更改。（二）編號方法1.全宗編號：以公司名稱縮寫或代碼作為全宗號，如“[公司簡稱]01”表示公司總部全宗。2.分類編號：在全宗號后，按照檔案分類類別進行編號，如文書檔案的黨群工作類編號為“01”，行政管理類編號為“02”等；科技檔案的產(chǎn)品檔案編號為“01”，科研檔案編號為“02”等。3.年度編號：對于按年度分類的檔案，在分類編號后加上年度代碼，如“2023”表示2023年度形成的檔案。4.流水編號：對于同一類別、同一年度下的檔案，按照形成時間順序進行流水編號，如“001”“002”等。例如，公司總部2023年度行政管理類文書檔案的編號為：[公司簡稱]022023001五、檔案整理（一）整理要求1.遵循分類標準：嚴格按照本方案確定的檔案分類體系進行整理，確保檔案分類準確、規(guī)范。2.保持文件原貌：整理檔案時，應(yīng)保持文件材料的原始順序和完整性，不得隨意拆換、涂改或丟失文件。3.去除無關(guān)材料：對文件材料中的附件、復印件等進行核對和整理，去除與檔案內(nèi)容無關(guān)的材料。4.規(guī)范裝訂方式：采用統(tǒng)一的裝訂材料和裝訂方法，對紙張規(guī)格不一致的文件進行折疊或粘貼，確保裝訂整齊、牢固。（二）整理步驟1.區(qū)分全宗：按照全宗劃分原則，將不同全宗的檔案分開整理。2.分類排序：在每個全宗內(nèi)，按照檔案分類類別對文件材料進行排序，同一類別的檔案按照時間順序排列。3.編目編號：為每份檔案編制目錄，填寫檔案編號、題名、日期、責任者等信息，并在檔案首頁加蓋檔號章。4.裝訂成冊：對整理好的檔案進行裝訂，裝訂厚度應(yīng)適中，便于翻閱和保管。六、檔案保管（一）保管場所1.綜合檔案室：設(shè)立專門的綜合檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全、有序。2.電子檔案存儲：建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備，對電子檔案進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查。（二）保管期限1.永久保管：對公司具有重要歷史價值、長遠查考利用價值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等，實行永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和實際需要，確定定期保管期限，一般分為30年、10年等。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可予以銷毀。（三）保管措施1.防火防盜：檔案室應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，確保檔案安全。2.防潮防蟲：采取防潮、防蟲措施，如放置干燥劑、防蟲藥等，防止檔案受潮、霉變和蟲蛀。3.防光防塵：檔案室應(yīng)采用防光、防塵窗簾和燈具，減少光線和灰塵對檔案的損害。4.定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。5.數(shù)字化備份：對重要檔案進行數(shù)字化備份，存儲在異地存儲設(shè)備中，以防止自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案原件丟失。七、檔案鑒定（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準確判斷檔案的價值。2.歷史觀點原則：從歷史發(fā)展的角度出發(fā)，分析檔案在當時和現(xiàn)在的作用，確定檔案的保存價值。3.效益原則：根據(jù)檔案利用的實際需求和效益，合理確定檔案的保管期限和處置方式。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司分管領(lǐng)導擔任組長，綜合檔案室負責人及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干為成員。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：由鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，逐件判斷檔案的價值，避免單純依據(jù)檔案題名或目錄進行鑒定。2.分析比較法：對同類檔案進行分析比較，了解檔案的共性和個性，確定檔案的保存價值。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家意見，確保鑒定結(jié)果準確可靠。（四）鑒定程序1.初步篩選：綜合檔案室對到期檔案進行初步篩選，剔除明顯無保存價值的檔案。2.詳細審查：鑒定工作小組對初步篩選后的檔案進行詳細審查，確定檔案的保管期限和處置方式。3.形成鑒定報告：鑒定工作小組根據(jù)審查結(jié)果，形成檔案鑒定報告，明確檔案的鑒定結(jié)論和處置意見。4.審批備案：檔案鑒定報告報公司分管領(lǐng)導審批后，送綜合檔案室備案，并按照審批意見進行檔案處置。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：對各類檔案的數(shù)量進行統(tǒng)計，包括全宗數(shù)量、檔案類別數(shù)量、年度檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：記錄檔案的查閱、借閱、復制等利用情況，統(tǒng)計利用人次、利用檔案數(shù)量等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計：對檔案的保管期限、保管地點、保管設(shè)備等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案保管狀況。（二）統(tǒng)計方法1.建立統(tǒng)計臺賬：綜合檔案室設(shè)立檔案統(tǒng)計臺賬，按照統(tǒng)計內(nèi)容進行詳細記錄，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期統(tǒng)計分析：定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.信息化管理：利用檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動化采集和分析，提高統(tǒng)計工作效率和準確性。九、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用合法、合規(guī)。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)公司各項工作為宗旨，積極為公司員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，滿足工作需要。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要查閱檔案的，可到綜合檔案室填寫查閱申請表，并經(jīng)所在部門負責人批準后，在檔案室查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：對于確需借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案室負責人批準。借閱期限一般不超過[具體期限]，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如有