PAGE醫(yī)院電梯檔案管理制度一、總則1.目的為加強醫(yī)院電梯檔案管理，確保電梯安全運行，保障患者、醫(yī)護人員及其他人員的生命財產(chǎn)安全，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有電梯的檔案管理工作，包括電梯的采購、安裝、運行、維護、改造、報廢等全過程的檔案資料管理。3.管理職責設備管理部門負責電梯檔案的歸口管理，制定檔案管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。收集、整理、歸檔電梯相關的各類文件資料，確保檔案的完整性和準確性。定期對電梯檔案進行檢查、評估，確保檔案資料的妥善保管和有效利用。電梯使用科室負責提供電梯使用過程中的相關資料，如故障記錄、維修申請等。配合設備管理部門做好電梯檔案的管理工作，及時反饋電梯運行中的問題和情況。電梯維保單位負責提供電梯維護保養(yǎng)過程中的相關資料，如維護保養(yǎng)記錄、更換零部件清單等。確保維保資料的真實性和及時性，配合醫(yī)院做好電梯檔案的管理工作。二、檔案內(nèi)容1.電梯基本信息檔案電梯采購合同：記錄電梯的型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期、供應商等信息。電梯安裝合同：包括安裝單位、安裝地點、安裝時間、安裝技術(shù)要求等內(nèi)容。電梯設備隨機資料：如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告、使用說明書、電氣原理圖、安裝圖、易損件清單等。電梯注冊登記資料：電梯的注冊登記證書、使用登記標志、安全檢驗合格標志等。2.電梯運行檔案電梯運行記錄：記錄電梯每天的運行時間、運行次數(shù)、載客人數(shù)、故障次數(shù)等信息。電梯運行故障記錄：詳細記錄每次電梯故障發(fā)生的時間、地點、故障現(xiàn)象、處理情況等內(nèi)容。電梯運行維修記錄：包括維修時間、維修內(nèi)容、維修人員、更換零部件等信息。電梯運行保養(yǎng)記錄：記錄電梯定期保養(yǎng)的時間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等情況。3.電梯維護保養(yǎng)檔案電梯維護保養(yǎng)合同：明確維保單位、維保周期、維保費用、維保責任等內(nèi)容。電梯維護保養(yǎng)計劃：根據(jù)電梯運行情況和相關標準制定的年度、季度、月度維護保養(yǎng)計劃。電梯維護保養(yǎng)記錄：每次維護保養(yǎng)的詳細記錄，包括保養(yǎng)項目、保養(yǎng)情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等。電梯零部件更換記錄：記錄電梯更換的各類零部件的名稱、型號、更換時間、更換原因等信息。4.電梯安全技術(shù)檔案電梯安全管理制度：醫(yī)院制定的電梯安全操作規(guī)程、應急救援預案、安全檢查制度等文件。電梯安全評估報告：定期對電梯進行安全評估的報告，包括評估結(jié)論、存在的問題及整改建議等。電梯檢驗檢測報告：電梯定期檢驗檢測機構(gòu)出具的檢驗檢測報告，記錄電梯的安全性能狀況。電梯應急救援演練記錄：醫(yī)院組織的電梯應急救援演練的相關記錄，包括演練時間、演練內(nèi)容、參與人員、演練效果等。5.電梯改造、更新檔案電梯改造、更新項目計劃：根據(jù)電梯的使用年限、技術(shù)狀況、安全評估結(jié)果等制定的改造、更新項目計劃。電梯改造、更新合同：記錄改造、更新項目的實施單位、改造內(nèi)容、更新設備清單、費用預算、合同簽訂時間等信息。電梯改造、更新技術(shù)文件：包括改造、更新方案、設計圖紙、施工記錄、調(diào)試報告、驗收報告等資料。電梯改造、更新后的運行檔案：改造、更新后電梯的運行記錄、故障記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。6.電梯報廢檔案電梯報廢申請報告：由設備管理部門提出的電梯報廢申請，說明報廢原因、報廢時間等。電梯報廢鑒定報告：相關部門或?qū)＜覍﹄娞葸M行報廢鑒定后出具的報告，確認電梯已無法繼續(xù)安全運行。電梯報廢處理記錄：記錄電梯報廢后的處理方式，如拆除、變賣、報廢注銷等情況。三、檔案收集與整理1.收集要求設備管理部門應及時收集電梯從采購到報廢全過程的各類文件資料，確保檔案資料的完整性。電梯使用科室應在電梯故障發(fā)生后及時填寫故障記錄，并提交給設備管理部門。電梯維保單位應按照合同要求，定期向設備管理部門提交維護保養(yǎng)記錄、零部件更換記錄等資料。2.整理方法對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別，如基本信息檔案、運行檔案、維護保養(yǎng)檔案等，分別建立文件夾或檔案盒。每份檔案資料應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年份+類別+序號的方式，如2023YX01表示2023年電梯運行檔案中的第1份資料。對每份檔案資料進行編目，編目內(nèi)容包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，編目應清晰、準確，便于查閱。對電子檔案資料應進行規(guī)范命名，命名規(guī)則應與編號一致，并按照分類建立電子文件夾，確保電子檔案的有序存儲。四、檔案保管1.保管方式設立專門的電梯檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案資料的安全保管。對紙質(zhì)檔案資料應進行裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年份、序號等信息。對電子檔案資料應進行備份存儲，備份介質(zhì)可采用光盤、硬盤等，并定期進行檢查和更新。2.保管期限電梯基本信息檔案、注冊登記資料等永久性保存。電梯運行檔案、故障記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等保存期限為電梯使用年限+10年。電梯維護保養(yǎng)合同、維護保養(yǎng)計劃、零部件更換記錄等保存期限為合同履行完畢后+5年。電梯安全技術(shù)檔案、安全評估報告、檢驗檢測報告、應急救援演練記錄等保存期限為10年。電梯改造、更新檔案保存期限為改造、更新后電梯使用年限+10年。電梯報廢檔案保存期限為報廢后5年。3.保管要求檔案保管人員應定期對檔案資料進行檢查，確保檔案資料的完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復或補充。嚴格遵守檔案查閱制度，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復制、借閱檔案資料。做好檔案保管室的安全防范工作，防止檔案資料被盜、被篡改、被銷毀等情況的發(fā)生。五、檔案查閱與借閱1.查閱流程醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱電梯檔案時，應填寫《電梯檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，提交給設備管理部門。設備管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，安排專人負責提供檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應在規(guī)定的時間內(nèi)完成查閱工作，并將檔案資料歸還設備管理部門。查閱過程中不得對檔案資料進行涂改、損壞、抽取等行為。2.借閱流程醫(yī)院外部單位或人員因特殊原因需要借閱電梯檔案時，應填寫《電梯檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并提供單位介紹信或相關證明材料，經(jīng)醫(yī)院主管領導簽字同意后，提交給設備管理部門。設備管理部門對借閱申請進行嚴格審核，審核通過后，與借閱單位或人員簽訂《電梯檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務。借閱單位或人員應按照協(xié)議要求，在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案資料。歸還時，設備管理部門應對檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱單位或人員應承擔相應的賠償責任。3.查閱與借閱記錄設備管理部門應建立電梯檔案查閱與借閱登記臺賬，詳細記錄查閱和借閱的時間、人員、內(nèi)容、歸還時間等信息。查閱與借閱登記臺賬應定期進行整理和歸檔，作為電梯檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案信息化管理1.信息化系統(tǒng)建設建立醫(yī)院電梯檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電梯檔案資料的電子化存儲、檢索、查詢、統(tǒng)計等功能。信息化管理系統(tǒng)應與醫(yī)院的其他信息系統(tǒng)進行集成，如設備管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。2.數(shù)據(jù)錄入與維護安排專人負責電梯檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和及時性。定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，如檔案資料的修改、刪除、備份等操作，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。3.系統(tǒng)安全管理加強電梯檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作系統(tǒng)。定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應異地存儲，防止因自然災害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。七、檔案保密管理1.保密制度制定電梯檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱、借閱人員的保密職責。對涉及電梯技術(shù)秘密、患者信息、醫(yī)院內(nèi)部管理信息等敏感內(nèi)容的檔案資料，應嚴格保密，防止信息泄露。2.保密措施在檔案保管室設置保密區(qū)域，對敏感檔案資料進行單獨存放，并采取加密存儲、限制訪問等措施。檔案管理人員在查閱、借閱檔案資料時，應嚴格遵守保密制度，不得將檔案資料帶出保密區(qū)域或泄露給無關人員。對因工作需要接觸電梯檔案的人員，應進行保密教育和培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。八、檔案銷毀1.銷毀條件電梯檔案資料超過保管期限，且確無保存價值的，可進行銷毀處理。因自然災害、意外事故等原因?qū)е聶n案資料損壞、丟失，無法修復或補充的，經(jīng)鑒定后可進行銷毀。2.銷毀流程由設備管理部門提出電梯檔案銷毀申請，填寫《電梯檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上檔案銷毀清單。醫(yī)院主管領導對銷毀申請進行審批，審批通