PAGE檔案分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理工作，明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，確保檔案管理工作規(guī)范、有序、高效進(jìn)行，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作中的職責(zé)履行。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家檔案法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.安全保密原則：加強檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露和損毀。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為公司各項工作提供有效支持。二、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（一）組織領(lǐng)導(dǎo)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，確保檔案管理工作與公司各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2.定期召開檔案工作會議，研究解決檔案管理工作中的重大問題，部署檔案管理工作任務(wù)，督促檢查檔案管理工作落實情況。（二）制度建設(shè)1.組織制定和完善公司檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循、規(guī)范有序。2.審核檔案管理工作的各項規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，確保其符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）資源配置1.保障檔案管理工作所需的人力、物力和財力資源，合理配備檔案管理人員，根據(jù)工作需要及時補充和更新檔案管理設(shè)備設(shè)施。2.支持檔案管理部門開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。（四）業(yè)務(wù)指導(dǎo)1.指導(dǎo)檔案管理部門制定檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作方案，確保檔案管理工作符合公司實際需求和行業(yè)規(guī)范。2.對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)意見，促進(jìn)公司檔案管理工作整體水平提升。（五）安全管理1.建立健全檔案安全管理責(zé)任制，明確檔案管理部門及相關(guān)人員的安全職責(zé)，確保檔案實體安全和信息安全。2.督促檔案管理部門落實檔案安全防范措施，加強檔案庫房安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行安全檢查和隱患排查，及時消除安全隱患。（六）監(jiān)督考核1.建立檔案管理工作監(jiān)督考核機制，對檔案管理部門及各部門檔案管理工作進(jìn)行定期考核評價，考核結(jié)果納入公司績效考核體系。2.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵，對違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。三、檔案管理部門職責(zé)（一）綜合管理1.貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和公司檔案管理制度，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織實施和日常管理。2.制定檔案管理工作計劃和工作目標(biāo)，明確檔案管理工作任務(wù)和工作要求，并組織實施。（二）業(yè)務(wù)工作1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。2.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和核對，確保檔案實體安全。4.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的時效性和安全性。5.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價值。（三）信息化建設(shè)1.推進(jìn)公司檔案信息化建設(shè)，制定檔案信息化發(fā)展規(guī)劃和實施方案，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、數(shù)字化。2.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.組織開展檔案數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（四）培訓(xùn)宣傳1.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。2.加強檔案宣傳工作，普及檔案知識，增強公司員工的檔案意識，營造良好的檔案管理工作氛圍。（五）溝通協(xié)調(diào)1.加強與公司各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解各部門檔案管理工作情況，指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好檔案收集、整理等工作。2.與上級檔案管理部門、同級單位檔案管理部門保持密切聯(lián)系，及時交流檔案管理工作經(jīng)驗和信息，促進(jìn)公司檔案管理工作水平提升。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表（包括紙質(zhì)、電子、聲像等多種載體形式），均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件；公司經(jīng)營管理活動中形成的合同、協(xié)議、報表、統(tǒng)計資料等；公司科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等項目中形成的技術(shù)文件、圖紙、實驗報告等；公司黨群工作、行政管理工作中形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍和要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，確保檔案資料不遺漏、不丟失。對于重要文件和資料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保其完整歸檔。3.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案收集工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查各部門檔案收集情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理、準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，將同一年度、同一保管期限、同一機構(gòu)（問題）的文件材料集中在一起，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。2.科技檔案按照項目專業(yè)階段進(jìn)行分類整理，將同一項目、同一專業(yè)、同一階段的文件材料集中在一起，進(jìn)行編號、編目和裝訂。3.會計檔案按照會計年度保管期限進(jìn)行分類整理，將同一會計年度、同一保管期限的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等集中在一起，進(jìn)行裝訂和編目。4.電子檔案按照其存儲格式和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的有序管理和有效利用。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理加工區(qū)、查閱接待區(qū)等，確保檔案管理工作流程順暢。（二）保管措施1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，存放有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、實體完整。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.建立檔案保管期限表，按照規(guī)定的保管期限對檔案進(jìn)行分類保管，到期及時進(jìn)行鑒定和處理。4.加強對電子檔案的保管，定期對電子檔案進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并異地存放，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，嚴(yán)格控制庫房出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查庫房設(shè)施設(shè)備運行情況，做好巡查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。4.嚴(yán)格遵守庫房安全管理制度，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等，確保庫房安全。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)至上原則：以服務(wù)公司各項工作為宗旨，積極主動地為公司員工提供檔案利用服務(wù)，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案信息的需求。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露、不丟失。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱：確因工作需要長期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)向借閱人明確借閱檔案的保管要求和歸還期限，并做好借閱登記。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好復(fù)制記錄。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.查閱檔案一般由所在部門負(fù)責(zé)人審批，涉及重要檔案或機密檔案的查閱，需經(jīng)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱檔案必須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。3.復(fù)制檔案涉及重要檔案或機密檔案的，需經(jīng)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、利用檔案名稱及數(shù)量、審批情況、歸還日期等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計劃，組織開展檔案鑒定工作，對擬銷毀檔案進(jìn)行審核和審批。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值，確定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，初步篩選出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定，工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見。3.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，報檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案信息泄露。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場監(jiān)督銷毀情況，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)將《檔案銷毀清冊》存檔，作為檔案鑒定與銷毀工作的記錄。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.按照公司信息化發(fā)展規(guī)劃，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、數(shù)字化。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)功能，以及檔案檢索、統(tǒng)計分析、安全保密等管理功能。3.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和兼容性。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案和電子檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)按照檔案分類方案和編目要求進(jìn)行，建立規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案信息的查詢和利用。（三）系統(tǒng)維護1.安排專人負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護和管理，定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查、備份和升級，確保系統(tǒng)正常運行。2.加強系統(tǒng)安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)，確保檔案信息安全。3.及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題和故障，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（四）電子檔案管理1.制定電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用